Spendesk propose plus d’autonomie pour les équipes et un meilleur contrôle pour la finance
Avant Spendesk, c’était un joyeux bazar, les salariés se partageaient 8 cartes bancaires pour tous leurs paiements et 50% des justificatifs manquaient chaque mois. Chaque bureau régional avait également sa propre carte gérée par le/la responsable et avec les effectifs grandissants, c’était de plus en plus dur à suivre. Heureusement, avec Spendesk, l'équipe finance sécurise et contrôle les dépenses.
Avant Spendesk
Peu de visibilité sur les dépenses récurentes
Risques de fraude ou d'erreur
Equipes peu autonomes et frustrées
Traitement chronophage des notes de frais
Avec Spendesk
Abonnements répertoriés et accessibles
Moyens de paiements connectés et sécurisés
Responsabilisation des équipes face aux dépenses
Dématérialisation du traitement des notes de frais
Découvrez le témoignage complet de Gaëlle Laudet
“Dès le début, Spendesk ressort comme une solution plus simple et mieux conçue que les autres.”
Explique Gaëlle Laudet, contrôleuse de gestion de La Ruche Qui Dit Oui. C'est en 2016 que la plateforme web au 210 000 membres actifs décide de reprendre le contrôle de leurs dépenses avec Spendesk.
La Ruche Qui Dit Oui, une entreprise à mission
La Ruche Qui Dit Oui nait en banlieue toulousaine et a pour mission de permettre aux consommateurs d’acheter des produits sains et de qualité en direct des producteurs, en leur assurant des débouchés économiques justes.
La recette fonctionne et l'entreprise s'internationalise en Europe et reçoit l'agrément ESUS et B-corp en 2014 et 2017. L'application mobile permet de toucher plusieurs centaine de milliers d'utilisateurs et en 2017, La Ruche s'invite dans les gares avec un partenariat avec la SNCF.
Avec l'expansion de l'activité à l'étranger et dans les grandes villes françaises, le nombre d'utilisateurs et les équipes grandissent vite. A l'époque, Gaëlle faisait confiance aux employés avec des cartes bancaires, les dépenses, les justificatifs, ... et réalise les tâches classiques d'une équipe administrative et financière.
Mais les cartes passaient librement de main en main, ne permettant aucune visibilité, très peu de contrôle et beaucoup de frustration. C'est à ce moment là que La Ruche Qui Dit Oui découvre Spendesk.
Une phase de test concluante
“Dès le début, Spendesk ressort comme une solution plus simple et mieux conçue que les autres” explique Gaëlle, tandis que, de son côté, l’équipe finance apprécie le caractère sécurisé des cartes Spendesk à usage unique que ne propose pas le concurrent. “Avec l'autre solution, les équipes se transféraient l’image de la carte par email ! C’était pire que de faire circuler la carte bancaire habituelle” ajoute-t- elle.
La DSI est très enthousiaste et apprécie particulièrement la gestion des abonnements que permet Spendesk : les équipes créent des cartes de paiement virtuelles dédiées à leurs abonnements SaaS et peuvent les suspendre si nécessaire. Spendesk s’impose donc comme la meilleure solution du point de vue des employés et du management. "Les cartes à usage unique sont sécurisantes." explique Gaëlle. La réactivité du support de Spendesk rassure les équipes de La Ruche Qui Dit Oui pour qui "la visualisation en temps réel des paiements effectués est un vrai plus."
Plus d’autonomie pour les équipes et un meilleur contrôle pour la finance
Rien qu'en France, plus de 50 personnes chez La Ruche utilisent régulièrement des cartes virtuelles Spendesk pour leurs achats en ligne. Et 30 personnes utilisent les cartes physiques Spendesk pour leurs dépenses sur le terrain. Grâce à cela, les bureaux régionaux sont beaucoup plus autonomes car ils disposent d’un moyen de paiement facile et le siège conserve le bon niveau de contrôle.
“Les équipes sont beaucoup plus sereines pour effectuer des paiements, elles savent qu’elles ne seront pas bloquées dans leur travail” explique Gaëlle.
Les collaborateurs de La Ruche sont par ailleurs ravis que leur entreprise leur fasse confiance et leur donne de l’autonomie.
Plus de 400 paiements passent tous les mois sur Spendesk : transport, logement, petit matériel informatique, règlement des abonnements… Face à ce succès, les entités internationales veulent aussi leur compte Spendesk, qui est alors mis en place en Espagne, en Angleterre et en Allemagne. Spendesk a permis à La Ruche de réussir sa structuration en simplifiant cette étape cruciale.
Un gain de temps fou pour le contrôle de gestion
Les notes de frais ont presque disparu, c’est un réel gain en productivité pour les employés et pour la comptabilité. Spendesk a également permis de “gagner un temps fou” dans la gestion des dépenses par équipe. La réconciliation et la récupération des justificatifs sont automatiques :
moins de temps perdu sur la chasse aux factures
plus de TVA récupérée
Les équipes opérationnelles sont responsabilisées, et l’équipe Finance travaille sur des tâches à valeur ajoutée et se sent valorisée. Elle ne perd plus de temps sur de la saisie comptable ou de la récupération de factures.