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Une plateforme 7-en-1 adaptée aux besoins de Big Mamma
Avec plusieurs restaurants en France et à l'étranger, il était nécessaire pour Claire et son équipe de garder un maximum de contrôle sur les dépenses de leurs trattorias tout en aidant leurs gérants à faire leurs achats quotidiens simplement. Spendesk a parfaitement répondu aux besoins de Big Mamma !
Avant Spendesk
Une CB qui circule et des sorties de caisse
Problèmes de fraudes et erreurs
Difficile collecte des justificatifs et traçabilité
Gestion complexe avec une banque classique
Avec Spendesk
Des moyens de paiement adaptés aux besoins
100% de contrôle et visibilité en temps réel
Réconciliation automatisée des justificatifs
Une solution intuitive, connectée et sécurisée.
Découvrez le témoignage complet de Claire Hoden
"Spendesk a changé vraiment du tout au tout notre gestion des dépenses et la réconciliation en fin de mois. Désormais on peut suivre qui fait quoi !” nous explique Claire Hoden, trésorière chez Big Mamma.
Client depuis début 2020, Big Mamma utilise Spendesk au quotidien pour suivre l'ensemble des dépenses de ses restaurants et de ses équipes au siège.
Big Mamma, les experts de la grande trattoria italienne
L'entreprise voit le jour en 2013 à Paris du fait de la passion de ses fondateurs pour l'Italie, la bonne nourriture, et la convivialité.
L'objectif est de proposer de grands espaces (250 à 300 couverts), conviviaux, où de vrais italiens sont aux cuisines afin de proposer une expérience authentique à la clientèle. La clé du succès de Big Mamma est également de se concentrer sur la qualité des produits et du service.
A partir de 2013, ils ont ouvert des restaurants à Paris, puis en 2018 à Lille, en 2019 à Londres, Madrid en 2020 et l'Allemagne en 2022.
En 2020, suite à la crise du COVID, ils étendent leur offre au "click and collect" puis à la livraison. Mais pour garder la même qualité, il a fallu adapter les plats proposés. En juillet 2020, Napoligang est mis en place sur Uber Eats. C'est un succès en France, au Royaume-Uni et en Espagne.
Une chaîne de restaurants avec des problématiques liées à son secteur
L'équipe administrative et financière de Big Mamma se compose de plus de 20 personnes. Une équipe comptable, le contrôle de gestion, les sujets légaux et juridiques, et l'équipe informatique. Mais aussi un DAF groupe, puis un DAF par pays.
Avec plus de 1500 collaborateurs, il était très compliqué pour l'équipe de suivre les dépenses. Une carte bancaire était attribué à chaque restaurant (mais stockée au siège de l'entreprise) et les processus n'étaient pas du tout harmonisés.
Il y avait de réels problèmes de fraudes et erreurs, du fait que chaque carte passait de main en main et était pré-enregistrée sur des sites. C'était extrêmement compliqué pour Claire et son équipe de récupérer les justificatifs de paiement, et de suivre par conséquent qui avait acheté quoi et pourquoi.
Sans compter que les cartes étaient des cartes bancaires, avec des dates d'expiration, ce qui amenait beaucoup de complexité logistique pour les abonnements.
Spendesk, la solution 7-en-1 parfaite pour Big Mamma
D'abord lancée en France, l'idée pour Claire et son équipe était surtout de reprendre le contrôle sur les nombreuses dépenses (achats ponctuels, abonnements, etc).
"Aujourd'hui on a un meilleur suivi de qui fait quoi, car chaque collaborateur à un compte Spendesk et les managers doivent valider toute dépense. La comptabilité est en règle et récupère de vraies factures."
Suite au succès indiscutable de Spendesk pour Big Mamma en France, la solution a été implémentée sur l'ensemble des entités de l'entreprise.
Fonctionnalités clés utilisées par Big Mamma :
Cartes de paiement physiques: toujours une carte par restaurant, une carte pour l'office manager au siège de l'entreprise et une carte pour l'acheteur du groupe. Ces cartes sont paramètrées (blocage des retraits et des paiements en ligne).
Cartes de paiement virtuelles: toutes les équipes y ont accès pour leurs achats ponctuels ou récurrents (abonnements) en ligne. L'équipe finance de Big Mamma privilégie les virements, mais c'est une excellente alternative lorsqu'ils n'ont pas le choix.
Remboursement des notes de frais: le module est en cours d'implémentation par Claire et son équipe. Il permettra aux collaborateurs de dématérialiser leurs notes de frais et à l'équipe comptable de les rembourser instantanément via Spendesk.
En résumé, Claire et son équipe sont 100% satisfaits de leur utilisation de Spendesk et recommandent son implémentation pour structurer le processus de gestion des dépenses en entreprise.
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