Comment traiter une note de frais sans justificatif ?

La note de frais sans justificatif place le service comptable devant un choix cornélien : rembourser l'argent avancé et se mettre en illégalité, ou la refuser et s'attirer les foudres du salarié. Heureusement, des alternatives existent.

C'est la bête noire des directions administratives et financières. La note de frais sans justificatif est source de stress et de nuits blanches pour le service comptabilité, qui ne peut difficilement boucler un bilan qui compte des dépenses non justifiées.

Certains services ont trouvé la parade en adoptant une attitude radicale et en ne remboursant que les frais accompagnés des reçus et des factures correspondantes. Une politique efficace, mais qui aboutit à 600 millions d'euros de dépenses professionnelles non réclamées chaque année par les employés français à leur employeur, selon une étude de Unit4.

Cette étude, menée dans neuf pays (Etats-Unis, Canada, Royaume-Uni, Espagne, France, Pays-Bas, Allemagne, Belgique et Suède), évalue le montant global des dépenses professionnelles non remboursées à 14 milliards d'euros chaque année ! Rien qu'en France, c'est près d'un salarié sur trois qui renonce à se faire rembourser ses notes de frais, notamment en raison de la perte de ses justificatifs.

Comptabiliser une dépense sans justificatif est doublement pénalisante :

• On jette la suspicion sur la comptabilité de l'entreprise et peut soulever la curiosité de l'administration fiscale sur la régularité des comptes.

• On grève les comptes de l'entreprise puisqu'elle ne pourra récupérer la TVA sur la facture. Il existe pourtant des moyens - légaux - pour rembourser vos salariés, et ce même s'ils ont perdu leurs justificatifs.

Repartir à la chasse aux factures

Repartir à la chasse aux factures en contactant les établissements où ont été effectuées les dépenses et en demandant un duplicata en bonne et due forme.

Une solution extrêmement chronophage et aléatoire, mais qui permet de résoudre un oubli ponctuel.

Opter pour le remboursement forfaitaire

L'entreprise peut également choisir de rembourser sur la base d'allocations forfaitaires pour frais professionnels, fixées selon un barème de l'URSSAF, et qui ne sont pas soumises à cotisations sociales. Ainsi, un salarié peut être remboursé à hauteur de 18,40 € pour un repas au restaurant sans justificatif et de 48,90 € pour une nuit d'hôtel et petit déjeuner (65,80 € en Ile-de-France). Le système a ses limites, puisque si le collaborateur dépense plus que les plafonds définis par l'URSSAF sur les notes de frais, il en sera de sa poche, à moins qu'il ne fournisse... un justificatif !

Demander une déclaration sur l'honneur au salarié

Même le salarié le plus consciencieux peut perdre un justificatif. Et il arrive aussi que la chasse aux factures ne s'avère pas fructueuse. Dans ce cas, il reste, pour le DAF, une solution à utiliser avec parcimonie : la déclaration sur l'honneur. Celle-ci doit obligatoirement comporter l'identité du salarié, ses coordonnées et sa signature.

L'entreprise peut demander à ce que cette déclaration soit complétée avec le relevé bancaire de l'employé où est mentionnée la dépense (les autres dépenses privées peuvent être masquées).

Pour vous faire gagner du temps, Spendesk vous a préparé un modèle de déclaration sur l'honneur au format Word prêt à être complété et signé en cas de perte de justificatifs de notes de frais.

Justificatif perdu ?

Gagnez du temps grâce au modèle d'attestation sur l'honneur Spendesk

Télécharger gratuitement

La solution la plus simple pour résoudre ces questions de justificatifs est de passer à une solution numérique de type Spendesk, avec des cartes dématérialisées pour les paiements Internet ou des cartes prépayées pour les équipes sur le terrain. Fini les avances de frais pour le collaborateur et les notes de frais pour la direction administrative et financière. Quant aux justificatifs, une simple photo suffit.

Pour conclure, un justificatif de note de frais perdu n’est pas la fin du monde. Toutefois si le problème est récurrent, il faut penser à opter pour une solution de dématérialisation ou mieux encore, passer au cartes prépayées et sauter la case de la bonne vieille note de frais.