Spesenabrechnung: Definition, Erklärung & Beispiele

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist die Abrechnung von Geschäftsausgaben, die Mitarbeitende während einer Dienstreise oder für berufliche Zwecke privat vorgestreckt haben. Der Arbeitgeber erstattet diese Kosten anschließend, da sie im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit entstanden sind.

Abrechenbare Kosten in der Spesenabrechnung

Die folgenden Kosten gehören zur Reisekostenabrechnung:

• Fahrtkosten (PKW, Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen)

• Übernachtungskosten (Hotel, Ferienwohnung)

• Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen für Mahlzeiten)

• Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Eintrittskarten)

Wichtig: Alle Ausgaben müssen mit einem Beleg nachgewiesen werden. Einzige Ausnahme: Trinkgeld – hier kann ein Eigenbeleg erstellt werden.

Grundsätzliche Regeln für eine korrekte Spesenabrechnung

Bevor Sie mit der Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung beginnen, sollten Sie die wichtigsten Regeln kennen. Sie sind die Grundlage für eine korrekte Spesenabrechnung.

1. Belegpflicht

Alle Ausgaben müssen mit einem Beleg nachweisbar sein. Es muss genau dokumentiert werden, wofür Mitarbeitende in Vorleistung gegangen sind. Akzeptierte Belege sind:

• Originale oder digitale Rechnungen

• Quittungen

• Kassenzettel

• E-Mail-Bestätigungen (z. B. Flugtickets)

• Tankbelege

Übrigens gilt die Belegpflicht beim Trinkgeld als einzige Ausnahme nicht. Normalerweise wird für Trinkgeld keine Rechnung ausgestellt. Um das Geld hierfür vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, dürfen Sie selbst einen Beleg ausstellen. Diesen müssen Sie der entsprechenden Rechnung, z. B. von einem Restaurantbesuch, beilegen.

2. Beruflicher Zusammenhang

Es dürfen nur Kosten abgerechnet werden, die einen beruflichen Bezug haben und während der Dienstreise anfallen – nicht in der üblichen Tätigkeitsstätte. Private Ausgaben sind nicht erstattungsfähig.

3. Für Selbstständige und Freiberufler:innen

Spesen können auch von Selbstständigen verrechnet werden, solange sie die oben genannten Bedingungen erfüllen. Die Ausgaben werden als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend gemacht.

4. Sorgfalt und Genauigkeit

Um Erstattung zu erhalten, muss alles korrekt belegt und dokumentiert sein. Falsche oder überhöhte Spesenabrechnungen können zu einer fristlosen Kündigung führen.

5. Zeitnahe Abrechnung

Reichen Sie Ihre Spesen zeitnah ein. Viele Unternehmen setzen Fristen (häufig 3–6 Monate). Nach Ablauf dieser Frist kann der Erstattungsanspruch verfallen.

Kostenarten der Reiseabrechnung

Fahrtkosten

Generell können Beförderungskosten in voller Höhe abgesetzt werden. Das gilt für die Nutzung folgender Beförderungsmittel:

• Privater PKW

• Taxifahrten

• Flugtickets

• Mietwagen

• Öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, U-Bahn)

Beachten Sie: Wird ein Firmenwagen genutzt, entstehen keine Spesen, diese Kosten dürfen nicht abgerechnet werden. Das gleiche gilt für den normalen Arbeitsweg von der Wohnung zum Arbeitsort.

Verpflegungsmehraufwand

Während geschäftlicher Reisen entstehen Verpflegungskosten für Speisen und Getränke. Der Mehraufwand darf in der Spesenrechnung nur abgerechnet werden, wenn bestimmte Reisedauer-Kriterien erfüllt sind.

Kürzung bei unentgeltlicher Verpflegung

Wenn der Arbeitgeber oder Geschäftspartner Mahlzeiten stellt, wird die Pauschale gekürzt:

• Frühstück: Kürzung um 20 % der Tagespauschale

• Mittagessen: Kürzung um 40 % der Tagespauschale

• Abendessen: Kürzung um 40 % der Tagespauschale

Beispiel: Übernachtung mit Frühstück im Hotel → 28 € Pauschale minus 20 % (5,60 €) = 22,40 € erstattungsfähig

Übernachtungskosten

Bei Übernachtungskosten wird unterschieden, ob Sie sich im Inland oder Ausland befinden.

Welche Unterkünfte sind abrechenbar?

• Hotel

• Ferienwohnung

• Pension

• Privatunterkunft (mit Eigenbeleg, falls keine Rechnung)

Nicht abrechenbar: Firmenunterkünfte, die unentgeltlich vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Übernachtung mit Frühstück

Wird eine Übernachtung mit Frühstück gebucht, müssen die Kosten getrennt werden:

• Sind Übernachtung und Frühstück separat ausgewiesen → Frühstück von der Verpflegungspauschale abziehen (20 %)

• Ist keine Trennung möglich → pauschal 20 % vom Gesamtpreis abziehen

Beispiel: Die Hotelrechnung beträgt 120 € inklusive Frühstück, wobei die Kosten nicht separat ausgewiesen sind. In diesem Fall ziehen Sie pauschal 20 % vom Gesamtpreis ab: 120 € × 20 % = 24 €. Die erstattungsfähigen Übernachtungskosten betragen somit 96 €.

Reisenebenkosten

Auf Dienstreisen entstehen häufig weitere Nebenkosten. Diese sind erstattungsfähig, wenn der Arbeitsbezug gegeben ist und Sie die Ausgaben belegen können.

Beispiele für Reisenebenkosten:

• Mautgebühren

• Parkgebühren

• Eintrittskarten (Messen, Konferenzen)

• Internetkosten (z. B. Hotel-WLAN)

• Geschäftliche Telefonate

• Gepäckgebühren

• Visagebühren

Beispielrechnung: Spesenabrechnung Geschäftsreise

Das folgende Beispiel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie alle Kostenarten korrekt erfassen, Pauschalen berechnen und zum richtigen Erstattungsbetrag kommen.

Szenario: 2-tägige Geschäftsreise nach Hamburg

Die Mitarbeiterin Anna fährt für eine Kundenpräsentation 2 Tage nach Hamburg. Ihre Abwesenheit beträgt 26 Stunden (Tag 1: 10 Uhr Abfahrt, Tag 2: 18 Uhr Rückkehr).

Ausgaben

Pauschalen

Gesamterstattung

• Tatsächliche Kosten: 333,00 €

• Verpflegungspauschale: 50,40 €

• Erstattungsbetrag gesamt: 383,40 €

Hinweis: Das Abendessen (25,00 €) ist bereits in den tatsächlichen Kosten enthalten, zählt aber nicht zur Verpflegungspauschale – diese ist unabhängig von tatsächlichen Verpflegungsausgaben.

Wer kann Spesen abrechnen?

In der Regel können alle Mitarbeitenden, die im Auftrag des Unternehmens Ausgaben tätigen, eine Spesenabrechnung erstellen. Hier einige Beispiele:

1. Außendienstmitarbeiter

Diese Mitarbeitenden reisen häufig, um Kund:innen oder Kundenstandorte zu besuchen. Sie können Reisekosten, Mahlzeiten, Unterkunft und andere Ausgaben im Zusammenhang mit diesen Reisen geltend machen.

2. Innendienstmitarbeiter

Auch wenn sie nicht so häufig reisen, können Innendienstmitarbeiter Ausgaben geltend machen – z. B. bei Konferenzen, Schulungen, Geschäftsessen mit Kund:innen oder beim Kauf von Büromaterialien.

3. Führungskräfte und Manager:innen

Führungskräfte haben oft Geschäftsausgaben, die sie geltend machen können: Reisen zu Konferenzen, Geschäftstreffen, Networking-Events und ähnliche Veranstaltungen.

4. Freiberufler:innen und Selbstständige

Selbstständige und Auftragnehmer können in einigen Fällen ebenfalls Ausgaben geltend machen, wenn sie im Auftrag eines Unternehmens arbeiten. Dies hängt von den spezifischen Vertragsbedingungen und den Steuergesetzen ab.

Wichtig: Mitarbeitende sollten die Spesenrichtlinien ihres Unternehmens genau kennen und befolgen, um sicherzustellen, dass sie berechtigt sind, bestimmte Ausgaben geltend zu machen.

Wie man eine Spesenabrechnung erstellt

Der genaue Ablauf einer Spesenabrechnung ist oft in Betriebsvereinbarungen dokumentiert, und kann damit von Unternehmen zu Unternehmen etwas variieren. Oft werden hierfür vorgefertigte Formulare oder Excel-Tabellen zur Verfügung gestellt, um diesen Prozess zu vereinfachen. Manche Unternehmen setzen auf moderne Tools, um die Spesenabrechnung zu vereinfachen.

Hier sind einige allgemeine Schritte, die Mitarbeitende normalerweise befolgen müssen:

1. Beleg sammeln: Mitarbeitende müssen alle Belege für Geschäftsausgaben aufbewahren, einschließlich Mahlzeiten, Reisen, Unterkunft und andere Ausgaben, die während der Durchführung von Geschäftsaufgaben entstanden sind.

2. Ausgaben im Blick behalten: Die Teammitglieder sollten alle Ausgaben, für die sie eine Rückerstattung beantragen müssen, zusammen mit dem Datum, dem Zweck und dem Betrag der Ausgabe genau verfolgen.

3. Ein Spesenabrechnungsformular oder eine Software nutzen: Viele Unternehmen haben standardisierte Spesenabrechnungsformulare oder verwenden eine spezielle Software zur Verfolgung und Einreichung von Spesenabrechnungen. Die zweite Option erleichtert die Arbeit meist immens.

4. Spesenabrechnungsformular korrekt ausfüllen: Es müssen alle relevanten Informationen eingegeben werden, einschließlich Datum, Ausgabenkategorie (z.B. Mahlzeiten, Reisen), Betrag, Zweck der Ausgabe und alle zusätzlichen Details, die benötigt werden könnten. Wenn Ihr Unternehmen ein digitales Tools verwendet, können diese Angaben ganz einfach in die entsprechende App eingetragen werden.

5. Belege ordnen und übermitteln: Mitarbeitende sollten nun alle gesammelten Belege parat haben, die Ihre Ausgaben belegen. Dies könnte eine Kopie des Belegs, ein Foto, eine E-Mail-Bestätigung oder ein anderer Nachweis sein.

6. Einreichen der Spesenabrechnung: Sobald das Formular vollständig ausgefüllt und alle Belege angehängt sind, wird die Spesenabrechnung zur Genehmigung eingereicht.

7. Überprüfung und Rückerstattung: Der Spesenabrechnungsprozess umfasst normalerweise eine Überprüfung der eingereichten Unterlagen und ggf. eine Rückerstattung der genehmigten Ausgaben auf das Konto des Teammitglieds.

Alternativ: Steuererklärung

Erstellt der/die Dienstreisende keine Reisekostenabrechnung für den Arbeitgeber, besteht dennoch die Möglichkeit auf Rückerstattung. In der Steuererklärung können Reisekosten als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für Selbstständige ist dies die einzige Option. Auch hier gilt die Dokumentationspflicht mit Quittungen.

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