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UNSERE REFERENZEN

Wie AMBOSS seine Ausgaben jenseits des Atlantiks verwaltet

Sehen Sie hier, was unsere Kundschaft über Spendesk sagt. Um mehr zu erfahren, buchen Sie einfach eine Demo mit unserem Team.

Mitarbeitende

251+

spezifische Teams

16

zufriedene Nutzer:innen

91

Abos bei Spendesk

36

Sandra Hoffer von Ankershoffen, Head of Accounting

Grid

Problemlose Vernetzung internationaler Teams

AMBOSS ist eine echte Erfolgsstory aus Berlin. Doch wie für viele junge Unternehmen gehen mit Erfolg und schnellem Wachstum auch neue Herausforderungen einher. Nach einem sensationellen Start in Deutschland erschien 2017 die englischsprachige Version der Plattform. Inzwischen nutzen Menschen aus fast 200 Ländern das Angebot.

Mit internationalen Kunden wurde auch das Team internationaler - unter anderem mit einem weiteren Büro in den USA. „Wir haben ein multikulturelles, agiles Team, das sehr schnell wächst”, sagt Sandra Hoffer von Ankershoffen, Head of Accounting bei AMBOSS.

„Dabei haben wir die Herausforderung, dass unser Team vor Ort in den USA auf Roadshows von Kollegen aus Deutschland begleitet wird.” Für das Finanzteam bedeutet das: Es wird schwieriger, die dabei entstandenen Kosten einzelnen Teams und Projekten zuzuordnen.

Spendesk hilft dabei - und ermöglicht so weiteres Wachstum und eine noch stärkere Vernetzung der Teams an verschiedenen Standorten, ohne dabei Gefahr zu laufen, den Überblick über die Ausgaben zu verlieren.

„Mit Spendesk können wir leicht zuordnen, wo welche Kosten für welche Teams auf welcher Roadshow entstanden sind und so ein entsprechendes Reporting aufbauen.” Und das auch noch wesentlich schneller dank Echtzeit-Überblick und der Möglichkeit, Belege unmittelbar hochzuladen.

Reisen wird einfacher - für Team und Buchhaltung

Neben zahlreichen Roadshows besucht das Team von AMBOSS auch viele Konferenzen. Für Mitarbeiter und Finanzteam kann es zur Belastung werden, wenn der Prozess nicht vereinfacht wird.

„Unser Team ist sehr viel unterwegs, wir müssen ständig Offline-Zahlungen tätigen”, sagt Sandra Hoffer von Ankershoffen. „Vor Spendesk gab es nur die Lösung, dass Teammitglieder das mit ihrem privaten Geld und ihren privaten Kreditkarten auslegen und wir es ihnen im Nachhinein erstatten über unsere Reisekostenabrechnung. Das war sehr aufwendig und hat viel Arbeit für unsere Teammitglieder und für die Buchhaltung bedeutet.”

Mit Spendesk kann jedes Teammitglied über eine eigene Prepaid-Karte verfügen, um alles zu bezahlen, was unterwegs benötigt wird. Die Belege werden einfach hochgeladen - sogar während der Reise, über die mobile App. Das spart auch dem Finanzteam Arbeit und Zeit.

„Spendesk macht uns das Leben sehr viel einfacher, weil Teammitglieder auf ihren Reisen direkt mit Firmengeld bezahlen und wir die Kosten sehr schnell zuordnen können und der Prozess viel leichter gesteuert werden kann.”

Das ist vor allem wichtig angesichts des bereits erwähnten Wachstums bei AMBOSS: „Unsere Reisen haben in den letzten Monaten noch deutlich zugenommen. Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen, wie wir das hätten bewerkstelligen sollen ohne ein modernes Tool, das Teammitgliedern die Zahlung unterwegs ermöglicht. Jetzt können sich die Teams auf Roadshows auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren und müssen nichts mehr selbst auslegen. Dadurch wird Zeit frei.”

Unterstützung bei Reporting und Buchhaltung

Die Frage nach Effizienz und Übersichtlichkeit stellt sich für Finanzteams in jungen Unternehmen mit schnellem Wachstum häufig; nicht nur beim Thema Reisekosten. Für Sandra Hoffer von Ankershoffen ist eine der zentralen Fragen, „wie wir Prozesse gestalten, wie wir Prozesse noch effizienter machen können und damit auch direkten Einfluss auf unser Wachstum nehmen können.”

Helfen kann etwa ein Bericht für jeden Teammanager, der eine Ausgabenübersicht für das jeweilige Team enthält, aufgeschlüsselt nach Kostenart und Teammitglied. So lässt sich die Rentabilität einzelner Projekte einfacher bewerten.

„Ich bekomme mit Spendesk eine detaillierte Beschreibung jeder Ausgabe, das hilft uns sehr, weil sonst nicht immer aus jeder Rechnung hervorgeht, wofür eigentlich gezahlt wurde. Mit den Infos zu Kostenstelle, Team und Projekt ID, sehe ich sehr detailliert und konkret, wo die Kosten entstanden sind. So kann ich auch schnell ein Reporting erstellen und gegensteuern, wenn nötig.”

Ein weiterer Vorteil dabei: Das Reporting mit Spendesk hilft im späteren Verlauf auch bei der Buchhaltung. „Spendesk hat den Export so gebaut, dass die nötigen Infos auch direkt in Datev importiert werden; so dass wir im Accounting nur noch die Belegbilder zuordnen müssen, aber eigentlich alle Infos über einen Import in unsere Buchhaltungssoftware abrufen können.”

Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen, wie wir das hätten bewerkstelligen sollen ohne ein modernes Tool. Spendesk macht uns das Leben sehr viel einfacher.

Sandra Hoffer von AnkershoffenHead of Accounting

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