Zahlungsarten im Vergleich: Top-Optionen für Flexibilität & Sicherheit

https://a.storyblok.com/f/146026/433x433/c9d214cd2d/klein.jpeg
Helena Kleine

Veröffentlich am 13. November 2023

edit-img
Article
5min

Die Wahl der richtigen Zahlungsarten kann über die Effizienz und Sicherheit von finanziellen Transaktionen in Unternehmen entscheiden. Wer über Ausgaben auf Dienstreisen, Software-Abos, Freelancer-Rechnungen, kleine und große Amazon-Bestellungen und andere Zahlungen den Überblick behalten will, braucht skalierbare Zahlungsoptionen. Welche das sein können, erfahren Sie hier. 

New call-to-action

Wie lassen sich Zahlungsarten im Unternehmenskontext bewerten?

Bei der Bewertung unterschiedlicher Zahlungsmethoden geht es nicht um eine einfache Einteilung in „gut“ und „schlecht“. Tatsächlich sollten Unternehmen Zugang zu einer breiten Palette von Zahlungsoptionen haben. 

Dies schließt sowohl traditionelle Methoden wie Banküberweisungen und Bargeld ein, als auch moderne digitale Alternativen wie Kreditkarten, Debitkarten, virtuelle Karten und Online-Überweisungssysteme. Nur so kann Flexibilität in unterschiedlichen Geschäftsszenarien gewährleistet werden. 

Dabei gilt es, einige Faktoren im Blick zu behalten: 

  1. Integration in Buchhaltungssysteme und Automatisierung 

  2. Sicherheit und regulatorische Compliance 

  3. Kosten und Gebühren 

  4. Skalierbarkeit 

  5. Anpassungsfähigkeit bzw. Flexibilität 

  6. Benutzerfreundlichkeit 

Tabelle: Die Vor- und Nachteile gängiger Zahlungsmethoden

Im Folgenden haben wir die gängigsten Zahlungsarten nach genau diesen sechs Faktoren miteinander verglichen.

Online-ÜberweisungenBargeldKreditkartenVirtuelle Karten
Integration / Automatisierungoft manuelle Eingaben erforderlich, zunehmend automatisierbar manuelle Verarbeitunggute Integration in Buchhaltungssysteme, automatisierte Abrechnungenstarke Integration in Online-Systeme, automatisierte Kontrolle
Sicherheit und Compliancestarke regulatorische Complianceanfällig für Diebstahl & Verlust, nicht rückverfolgbarstarke Sicherheitsmaßnahmen, aber Gefahr von Betrug durch Mitarbeiterzusätzliche Sicherheitsstufen, Einmalnutzung möglich
Kosten und Gebührenabhängig von Bank und Transaktionsvolumenkeine direkten Transaktionsgebühren, aber HandhabungskostenTransaktionsgebühren, mögliche Zinsen ähnlich wie bei physischen Karten
Skalierbarkeitgeeignet für große Transaktionsvolumen, jedoch manueller Aufwand erforderlichnicht praktikabel für große Beträge oder im Auslandgeeignet für alle Transaktionsgrößen,aber nicht für alle Mitarbeiter zugänglichideal für Online-Transaktionen, leicht skalierbar
Anpassungsfähigkeit / FlexibilitätStandardverfahrennicht anpassbar, nicht digitalflexibel einsetzbar, weltweit akzeptiertanpassbar, jedoch nicht für jede Transaktion geeignet
Benutzerfreundlichkeitgewohnter Prozess, erfordert jedoch manuelle Schritteeinfach zu verwenden, erfordert jedoch Vorab-Kalkulationeinfache Handhabung, weit verbreitetdigitale Kompetenz erforderlich

Insbesondere Online-Überweisungen, Debitkarten und virtuelle Karten schneiden in den meisten Kategorien gut ab und gelten als besonders starke Kandidaten in einem modernen Unternehmensumfeld. Sie punkten in Sachen Sicherheit, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit, allerdings variieren die Kosten. 

Bargeld hingegen zeigt Schwächen in fast allen Bereichen, insbesondere bei Integration, Sicherheit und Skalierbarkeit. Aufgrund dieser Einschränkungen verliert Bargeld im Unternehmenskontext zunehmend an Bedeutung. 

Zugang zu Firmengeldern: Chancen und Risiken von traditionellen Zahlungsarten für Angestellte

Damit Teams ohne administrative Hürden handeln und so zügig auf Anforderungen reagieren können, sollten alle Mitarbeiter:innen unkomplizierten Zugang zu Firmengeldern haben oder diese zumindest schnell und unkompliziert anfordern können. 

Traditionell griffen Unternehmen dafür zu Firmenkreditkarten. Die Ausgabe einer Firmenkreditkarte an jede:n Mitarbeiter:in birgt allerdings das Risiko unkontrollierter oder nicht genehmigter Ausgaben, die zu Budgetüberschreitungen und finanziellen Unregelmäßigkeiten führen könnten. Auch der administrative Aufwand für die Überwachung, Sicherheit und Compliance ist bei einer großen Anzahl von Karten nicht zu unterschätzen. 

Und Team-Kreditkarten stoßen schnell an ihre Grenzen: Sicherheitsverfahren wie 3D-S und PSD2machen die Karten schwer im Team nutzbar. Außerdem bergen geteilte Karten ein großes Missbrauchsrisiko, weil die eindeutige Zuordnung von Ausgaben fehlt. Wenn Mitarbeiter:innen für jede Ausgabe erst nach einer verfügbaren Kreditkarte suchen müssen, die irgendwo im Unternehmen umherschwirrt, erschwert ihnen das den Arbeitsalltag.

Glücklicherweise gibt es längst moderne Alternativen.

Eigenverantwortung ohne Kontrollverlust: Vorteile von intelligenten Unternehmenskarten 

Debitkarten und virtuelle Karten bieten als Alternative zu Firmenkreditkarten wesentliche Vorteile für Unternehmen: 

  • Sie ermöglichen die Festlegung anpassbarer, vordefinierter Budgets für spezifische Bedürfnisse wie Dienstreisen oder Kundenveranstaltungen. 

  • Im Vergleich zu Kreditkarten ist das Betrugsrisiko bei Debitkarten geringer, da Transaktionen in Echtzeit verfolgt werden und nur vorab genehmigte Budgets genutzt werden können. 

  • Zusätzlich erleichtern Debitkarten die Kontrolle der Ausgaben durch individuelle Einstellungen für jede:n Mitarbeiter:in, was die Verwaltung für Manager:innen und Buchhaltung vereinfacht. 

  • Spendesk-Karten erweitern diese Vorteile durch Echtzeit-Tracking und erhöhte Benutzerfreundlichkeit.

Virtuelle Karten

Virtuelle Karten von Spendesk werden digital erstellt und sind sofort einsatzbereit. Sie eignen sich ideal für Online-Einkäufe, Abo-Zahlungen oder einmalige Ausgaben. Jede virtuelle Karteist in der Regel mit einem spezifischen Kauf oder Projekt verbunden.

Da sie nur für bestimmte Transaktionen oder einen festgelegten Zeitraum gültig sind, besteht so gut wie kein Risiko für Betrug oder Missbrauch. Unerwartete Ausgaben werden ebenfalls vermieden. 

Physische Karten

Physische Spendesk-Karten funktionieren wie herkömmliche Debitkarten. Sie können sowohl online als auch offline für Bestellungen, Geschäftsreisen oder andere betriebliche Ausgaben verwendet werden.

Wie bei virtuellen Karten können auch bei physischen Karten Ausgabenlimits und Nutzungsrichtlinien festgelegt werden. Zudem lassen sie sich für eine Echtzeit-Übersicht in das Spendesk-Dashboard integrieren.

Für beide Kartentypen gilt

  • Die Karten sind vollständig in Spendesk integriert. Dies ermöglicht eine automatisierte Erfassung und Zuordnung der Ausgaben, erleichtert die Berichterstattung und verbessert die Transparenz. 

  • Bei jeder Transaktion können digitale Belege direkt über die Spendesk-App hinzugefügt werden, was die Buchhaltungsprozesse erheblich vereinfacht.

  • Die Genehmigungshistorie wird bei jeden (Karten-)Zahlung dokumentiert. Kommen zum Monatsabschluss Fragen auf, können diese ohne lange Nachforschungen direkt mit dem oder der Verantwortlichen geklärt werden.

  • Die Karten und das dazugehörige System sind an die spezifischen Bedürfnisse und Richtlinien eines Unternehmens anpassbar.

  • Spendesk lässt sich nahtlos mit Ihrem Buchhaltungssystem und DATEV integrieren. Die Zahlungen können also direkt übertragen werden.

Durch diese Funktionen unterstützt Spendesk Unternehmen dabei, ihre Ausgaben effizient zu verwalten und gleichzeitig die finanzielle Kontrolle zu behalten.

Zukunftsorientierte Zahlungslösungen kombinieren Effizienz, Sicherheit und Kontrolle

Die Wahl der richtigen Zahlungsarten ist entscheidend für Transparenz, Sicherheit und Übersichtlichkeit in Unternehmen. Online-Überweisungen, Debitkarten und virtuelle Karten bieten im Vergleich zu traditionellen Methoden wie Bargeld deutliche Vorteile, besonders in Hinblick auf Integration, Automatisierung und Skalierbarkeit. 

Die modernen Zahlungslösungen von Spendesk bieten zusätzliche Flexibilität und Kontrolle, indem sie individuelle Budgets, Echtzeit-Tracking und benutzerfreundliche Schnittstellen integrieren. Sie erleichtern nicht nur die Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, sondern fördern auch einen effizienten und sicheren Geschäftsalltag. 

Sie wollen mehr darüber erfahren? Buchen Sie noch heute einen unverbindlichen Termin mit unseren Expert:innen!

New call-to-action