Spesenabrechnung im Ausland: So managen wachsende Teams Reisekosten effizient

Wachsende Teams behalten ihre Spesenabrechnung im Ausland unter Kontrolle, wenn sie eine klare Reisekostenrichtlinie mit einem Tool verbinden, das Belege mobil erfasst, Fremdwährungen in Euro umrechnet, die korrekten Verpflegungspauschalen anwendet und Freigaben digitalisiert. Sobald ein Start-up international arbeitet, vervielfachen sich die Ausgaben über Währungen, Länder und unterschiedliche Pauschalregeln hinweg.

Für die Buchhaltung heißt das: fehlende Belege, manuelle Währungsumrechnung und aufwendige Nacharbeit beim Übertrag in DATEV, die den Monatsabschluss ausbremsen. Für die Mitarbeitenden unterwegs bedeutet es Vorstrecken aus eigener Tasche und Papierbelege, die verloren gehen. Wer beides früh strukturiert, spart am Monatsende Zeit und macht jede Auslandsreise prüfungssicher. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Fremdwährungsbelege, länderspezifische Verpflegungspauschalen und digitale Freigaben in den Griff bekommen.

Spesenverwaltung an verschiedenen Standorten

Wie schnell sich eine gute Idee durchsetzen kann, zeigt das Beispiel von rent24: Das Berliner Coworking-Angebot hat sich zum Ziel gesetzt, Menschen auf der ganzen Welt zu verbinden und ihnen ein gutes Gefühl bei der Arbeit zu geben.

„Als ich anfing, waren wir lediglich in zwei Ländern vertreten", erinnert sich Sabrina Hentsch. Als Head of Finance ist sie für das gesamte Buchhaltungsteam an allen internationalen Standorten verantwortlich. Inzwischen arbeitet rent24 auch in den USA, England, Israel und weiteren Ländern.

Die Herausforderungen, die mit der schnellen Expansion einhergehen: laufendes Onboarding neuer Mitarbeitenden, unklare Freigabeprozesse für Spesen, viele Geschäftsreisen von Beschäftigten.

Mit einem kleinen Team war die Spesenverwaltung auch ohne Tool noch machbar - mit Dutzenden Mitarbeitenden rund um die Welt wurde dies zunehmend schwieriger. „Wir hatten ein ziemliches Chaos mit Kreditkarten, fehlenden Belegen und unerwarteten Kontoabbuchungen", sagt Sabrina Hentsch.

Herausforderung: Geschäftsreisen in gemischten Teams

Ähnlich erging es AMBOSS. Das Berliner Start-up bietet eine E-Learning Plattform für Medizinstudenten, die inzwischen in über 170 Ländern genutzt wird. Nicht nur die Nutzer:innen sind internationaler geworden, sondern auch das Unternehmen selbst mit Sitz in Europa und den USA.

„Wir haben ein multikulturelles, agiles Team, das sehr schnell wächst", erklärt Sandra Hoffer von Ankershoffen, Head of Accounting bei AMBOSS. Das Team ist viel unterwegs, auf Roadshows und Konferenzen. „Dabei haben wir die Herausforderung, dass unser Team vor Ort in den USA von Kolleg:innen aus Deutschland begleitet wird."

Für die Buchhaltung bedeutet das: Es wird schwieriger, die Spesen einzelnen Teams und Projekten zuzuordnen. Und nicht nur für das Finanzteam kann die Reisefreude zur Belastung werden. Auch für die Mitarbeitenden selbst sind die vielen Zahlungen unterwegs ein Ärgernis ohne die richtigen Zahlungsmethoden und eine sinnvolle Spesenregelung.

Bei AMBOSS gab es anfangs nur die Möglichkeit, dass Teammitglieder Ausgaben mit privatem Geld und privaten Kreditkarten auslegen und später über die Spesenabrechnung erstattet bekommen. „Das war sehr aufwendig und hat viel Arbeit für unser Team und für die Buchhaltung bedeutet", sagt Sandra Hoffer von Ankershoffen.

Wie kann ein Tool bei der Spesenverwaltung helfen?

Ein Tool zur Spesenverwaltung kann auf zwei Arten helfen: Zum einen werden Prozesse automatisiert und digitalisiert, was eine Menge Zeit spart; zum anderen werden bestimmte Abläufe und Strukturen (z.B. Freigaben) definiert und standardisiert.

So können Start-ups ungehindert auch international wachsen, während das Team sich auf das Wesentliche konzentriert. Im Folgenden wollen wir auf ein paar Vorteile genauer eingehen.

Prepaid-Karten für Zahlungen unterwegs

Physische Prepaidkarten sind eine sinnvolle Alternative für Spesen unterwegs. Die Karten werden vorab mit einem bestimmten Betrag aufgeladen, was sowohl Mitarbeitenden hilft, die nichts mehr aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, als auch dem Arbeitgeber, der besser über Ausgaben informiert ist.

Für rent24 hat diese Lösung vieles erleichtert, wie Sandra Hentsch erklärt: „Unsere Mitarbeitenden zahlen damit im Taxi oder ihre Bewirtung im Restaurant - und anschließend fotografieren sie den Beleg einfach mit dem Handy ab."

Der Beleg wird via App auf die sichere Plattform hochgeladen, was gleich mehrere Vorteile hat: Mitarbeitende können sich die Spesenabrechnung sparen, die Buchhaltung muss keinen verschwundenen Belegen mehr hinterherjagen.

Auch im Fall von AMBOSS hat das sehr gut funktioniert. „Unsere Reisen haben in den letzten Monaten noch deutlich zugenommen. Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen, wie wir das hätten bewerkstelligen sollen ohne ein modernes Tool, das Teammitgliedern die Zahlung unterwegs ermöglicht", sagte Sandra Hoffer von Ankershoffen, „jetzt können sich die Teams auf Roadshows auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren und müssen nichts mehr selbst auslegen. Dadurch wird Zeit frei."

Echtzeit-Überblick und Zuordnung von Spesen

Dem Finanzteam bleibt nicht nur die Jagd nach Belegen erspart - auch wird die Kategorisierung von Ausgaben leichter und ein Überblick in Echtzeit sorgt für mehr Planungssicherheit und Effizienz.

„Wir können leicht zuordnen, wo welche Kosten für welche Teams auf welcher Roadshow entstanden sind und so ein entsprechendes Reporting aufbauen", sagt Sandra Hoffer von Ankershoffen.

„Ich spare jetzt enorm viel Zeit", erklärt Sandra Hentsch von rent24, „ich kann täglich sehen, welche Belege fehlen und regelmäßig alle Buchungen mit einem Klick downloaden und dann auch mit einem Klick an unseren Steuerberater senden."

Einheitliche Freigabeprozesse an allen Standorten

Bei Spesen stellt sich nicht nur die Frage, wer diese wie bezahlt, sondern auch wer die Zahlungen freigeben kann und wie schnell. Dabei geht es nicht nur um Hierarchie, sondern etwa auch um die Vermeidung von Spesenbetrug.

Mit dem richtigen Tool können Sie ganz einfach Limits für Ausgaben festlegen und bestimmen, wer welche Anfragen freigeben kann.

Freigaben lassen sich dabei auch unterwegs erledigen: Mitarbeitende reichen Anfragen mobil ein, und regelbasierte Freigabewege leiten sie automatisch an die zuständige Person weiter, ohne manuelles Nachfassen per E-Mail.

Bei rent24 ließ sich so ein internes Freigabesystem etablieren, das anschließend auch an neuen Standorten schnell eingeführt und automatisiert werden kann. „Wir haben eine interne Regel festgelegt, wie hoch die jeweiligen Budgets sind und können dann dem Standortleiter sagen, was er freigeben darf und was nicht", erklärt Sandra Hentsch.

Abos und Online-Zahlungen managen

Auch in Start-ups kann sich die Zahl der monatlichen Abos schnell häufen: Marketing zahlt für Google Keywords, Sales benötigt Premium-Accounts bei LinkedIn und die Developer nutzen Cloud-Dienste. Ein Tool kann dabei helfen, diese effizient zu managen - gerade, wenn ständig neue Kolleg:innen hinzukommen.

Bei rent24 hilft das Abo-Management mittels Tool dabei, nicht den Überblick zu verlieren. "Wenn ein:e Mitarbeiter:in neu dazukommt, hat dies den Vorteil, dass wir ihn/sie einfach einladen können und er/sie dort seine Abos managen kann, zum Beispiel für LinkedIn oder Facebook im Bereich Marketing", sagt Sandra Hentsch. "Und wenn ein:e Mitarbeiter:in nicht mehr da ist, können wir die Person mit einem Klick entfernen."

Ein weiterer Vorteil: Eine Plattform, die virtuelle Einmal-Karten anbietet, sorgt zudem für mehr Sicherheit bei Online-Zahlungen. Diese Karten können von Mitarbeitenden je nach Bedarf genutzt werden – und die Kontrolle erfolgt in Echtzeit über eine sichere Plattform. Das Risiko für Kreditkartenbetrug liegt im Grunde bei null Prozent, da die virtuellen Karten nur für einen vorbestimmten Zweck gültig sind.

Fremdwährungsbelege richtig erfassen und umrechnen

Belege in Fremdwährung müssen in Euro umgerechnet und so archiviert werden, dass sie einer Prüfung standhalten. Erfassen Sie dazu den Betrag in der Originalwährung und zusätzlich den Euro-Wert zum Wechselkurs des Zahlungstags. Der verwendete Kurs muss dokumentiert sein, damit das Finanzamt die Umrechnung nachvollziehen kann.

Bei Zahlungen mit einer Firmenkarte erscheint der angewandte Kurs automatisch auf der Kartenabrechnung, was die manuelle Umrechnung überflüssig macht. Ebenso wichtig ist die GoBD-konforme Ablage: Belege werden digital, unveränderbar und zeitnah erfasst und zehn Jahre aufbewahrt.

Zahlt eine Mitarbeiterin auf einer Reise nach New York eine Hotelrechnung von 240,00 US-Dollar, erfassen Sie den Betrag in der Originalwährung und zusätzlich den Euro-Gegenwert zum Kurs des Zahlungstags. Die Kartenabrechnung liefert diesen Kurs direkt mit, sodass der Beleg ohne Nachrechnen prüfungssicher bleibt.

Länderspezifische Verpflegungspauschalen und Frühstücksabzüge

Für Auslandsreisen gelten in Deutschland länderspezifische Verpflegungspauschalen (Auslandstagegelder), die das Bundesministerium der Finanzen (BMF) jährlich festlegt und die sich reduzieren, sobald Mahlzeiten gestellt werden. Als inländische Bezugsgröße dienen 14 Euro bei einer Abwesenheit von acht bis 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag und 28 Euro für einen vollen Kalendertag ab 24 Stunden.

Für das Ausland veröffentlicht das BMF die Sätze jährlich; sie unterscheiden sich je Land. Für ein Land ohne eigenen Satz gilt die Pauschale für Luxemburg. Die konkreten Ländersätze entnehmen Sie stets der aktuellen BMF-Tabelle.

Werden Mahlzeiten gestellt, kürzt sich die volle Tagespauschale nach Paragraph 9 Abs. 4a EStG: 20 Prozent für das Frühstück sowie je 40 prozent für Mittag- und Abendessen.

Beispiel: Frühstücksabzug

• Volle inländische Tagespauschale: 28 Euro

• Frühstück vom Hotel gestellt: minus 20 Prozent von 28 Euro macht 5,60 Euro

• Verbleibende Pauschale: 22,40 Euro

Lassen Sie die Spesenverwaltung nicht Ihr Wachstum bremsen

Wenn Sie ehrgeizige Ziele für Ihr Start-up haben und international operieren wollen, führt über kurz oder lang kein Weg an einer effizienten Spesenverwaltung vorbei.

Warten Sie also nicht erst, bis das Team sich auf Reisen über Chaos beschwert und die Buchhaltung den ersten Notruf absetzt – beschäftigen Sie sich rechtzeitig mit einer intelligenten Lösung für die Spesenverwaltung Ihres Unternehmens.

AMBOSS und rent24 haben die Aufgabe erfolgreich gemeistert mithilfe eines geeigneten Tools wie Spendesk. Zumindest die Spesenverwaltung stellt nun kein Hindernis mehr dar auf dem herausfordernden Weg, den schnell wachsende Start-ups vor sich haben.

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