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14.000 Euro in nicht genehmigten Bestellungen – entdeckt nicht beim Kauf, sondern drei Monate später bei der Quartalsauswertung. Alle per E-Mail eingereicht, keine vom Einkauf freigegeben. Das ist kein Einzelfall, sondern das Ergebnis eines Prozesses, bei dem BANF, Genehmigung, Bestellung und Zahlung in getrennten Systemen laufen.
Dabei ist das Problem lösbar. Dieser Artikel erklärt, was eine BANF ist, wie der vollständige Procure-to-Pay-Prozess funktioniert und wie Sie jeden Schritt von der Bestellanforderung bis zur Zahlung in einem durchgängigen Workflow verbinden.
Wie ein Beschaffungsprozess startet
Eine BANF (Bestellanforderung, auch Bedarfsanforderung genannt) ist der interne Antrag einer Fachabteilung an den Einkauf, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen. Sie ist nicht die Bestellung selbst, sondern der dokumentierte Auslöser dafür. Ohne BANF fehlt dem Einkauf die formale Grundlage, eine Bestellung beim Lieferanten auszulösen.
Jede BANF enthält sechs Pflichtfelder: Artikelbezeichnung, Menge, gewünschter Liefertermin, Kostenstelle, geschätzter Preis und Begründung. Diese Struktur stellt sicher, dass der Einkauf die Anforderung prüfen, priorisieren und budgetieren kann, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.
Grundsätzlich gibt es zwei Typen: Die direkte BANF erstellt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter manuell. Die indirekte BANF löst das System automatisch aus, etwa wenn ein Lagerbestand unter den definierten Mindestbestand fällt. In ERP-Systemen wie SAP ist die BANF ein zentraler Transaktionstyp; Unternehmen ohne SAP arbeiten häufig mit Excel-Formularen oder E-Mail-Vorlagen.
Konkret bedeutet das: Eine Marketing-Leiterin benötigt 15 Laptops für das Onboarding neuer Teammitglieder. Statt direkt beim Lieferanten zu bestellen, erstellt sie eine BANF mit Spezifikationen, Kostenstelle, Budgetrahmen und Liefertermin – und gibt dem Einkauf damit die Grundlage, die Anforderung zu prüfen, zu priorisieren und budgetär einzuordnen.
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Der Procure-to-Pay-Prozess in sieben Schritten
Der Procure-to-Pay-Prozess (P2P) beschreibt den gesamten Ablauf von der ersten Bedarfserkennung bis zur Zahlung an den Lieferanten. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Wenn nur einer fehlt, entstehen Lücken in Dokumentation, Budget und Compliance.
Bedarf erkennen: Eine Fachabteilung identifiziert einen konkreten Beschaffungsbedarf für Material, Dienstleistungen oder Software.
BANF erstellen: Die Abteilung formuliert eine formale Bestellanforderung mit Spezifikationen, Menge, Kostenstelle und geschätztem Preis.
Genehmigung einholen: Die BANF durchläuft einen definierten Genehmigungsworkflow. Vorgesetzte oder Budgetverantwortliche geben die Anforderung frei, basierend auf Budgetgrenzen, Betragsschwellen und Abteilungsregeln.
Bestellung auslösen: Der Einkauf wandelt die genehmigte BANF in eine Purchase Order um und übermittelt sie an den Lieferanten.
Wareneingang bestätigen: Die empfangende Abteilung prüft und dokumentiert die Lieferung oder Leistungserbringung.
Rechnungsabgleich durchführen: Beim Three-Way-Matching wird die Lieferantenrechnung gegen Bestellung und Wareneingang geprüft. Stimmen Menge, Preis und Spezifikationen überein, gibt das System die Rechnung zur Zahlung frei.
Zahlung auslösen: Die Kreditorenbuchhaltung veranlasst die Zahlung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist.
Ein Controller bearbeitet beispielsweise eine Rechnung über 8.500 Euro für IT-Dienstleistungen. Beim Three-Way-Matching stellt er fest, dass die Rechnung 120 Stunden ausweist, der Wareneingang aber nur 105 Stunden bestätigt. Die Abweichung wird vor der Zahlung erkannt – das spart dem Unternehmen 1.275 Euro.
Wo der manuelle BANF-Prozess scheitert
Der manuelle Prozess scheitert regelmäßig an fehlender Nachvollziehbarkeit. E-Mail-basierte BANF-Anfragen erzeugen keinen strukturierten Audit-Trail. Wer hat wann was genehmigt? Bei einer Betriebsprüfung lässt sich diese Frage oft nicht beantworten.
Ein weiteres Problem ist fehlende Budgeteinsicht zum Genehmigungszeitpunkt. Ein Vorgesetzter genehmigt eine BANF per E-Mail, ohne zu wissen, wie viel Budget in der Kostenstelle noch verfügbar ist. Budgetüberschreitungen werden erst bei der Monatsauswertung sichtbar.
Ohne verbindliche Genehmigungs-Workflows bestellen Fachabteilungen außerdem direkt beim Lieferanten, ohne den Einkauf einzubeziehen. Was bei 50 Mitarbeitenden funktioniert, wird bei wachsender Teamgröße zum Kontrollrisiko.
Das Silo-Problem verschärft die Lage zusätzlich: BANF in Excel, Bestellung in SAP, Rechnung in DATEV, Zahlung im Bankportal. Vier Systeme, keine Verknüpfung, kein einheitlicher Datenbestand. Ab 150 Mitarbeitenden verbringt der Kaufmännische Leiter regelmäßig zwei Tage pro Woche damit, Freigaben nachzufassen und Ausgaben systemübergreifend abzugleichen.
Eine Teamleiterin reicht eine BANF für eine Jahreslizenz über 4.200 Euro per E-Mail ein. Der Einkaufsleiter ist im Urlaub. Drei Wochen später verlängert der Anbieter den Vertrag automatisch zu einem höheren Preis, weil niemand die BANF rechtzeitig bearbeitet hat.
GoBD und E-Invoicing im P2P-Prozess
Deutsche Unternehmen stehen vor spezifischen regulatorischen Anforderungen, die einen digitalen P2P-Prozess notwendig machen.
Die GoBD verlangt eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation aller geschäftsrelevanten Vorgänge – einschließlich Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen – mit einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Entscheidend für den P2P-Kontext ist die Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen nachweisen können, wer in welchem Schritt genehmigt hat und wie Belege archiviert werden. Ein E-Mail-basierter Prozess erfüllt diese Anforderung strukturell nicht.
Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht für große Unternehmen, bis 2028 für alle weiteren.
Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt die Verfahrensdokumentation für alle Beschaffungsvorgänge über 5.000 Euro des letzten Geschäftsjahres an. Ein Unternehmen, das seinen BANF-Prozess per E-Mail abwickelt, kann keinen konsistenten Audit-Trail vorlegen – mit der Folge von Nachfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall Zuschätzungen.
Der digitale P2P-Workflow in der Praxis
In einem digitalen P2P-Workflow bilden BANF, Genehmigung und Zahlung eine durchgängige Prozesskette mit einem einzigen Datenstrang.
Bei der BANF mit Echtzeit-Budgetprüfung erstellt eine Mitarbeiterin die Bestellanforderung direkt auf der Plattform mit Budget, Kostenstelle und Lieferant. Noch bevor die Anforderung den Genehmiger erreicht, prüft das System das verfügbare Budget in Echtzeit.
Freigabestufen lassen sich nach Abteilung, Betrag und Unternehmenseinheit definieren, etwa: „Marketingausgaben über 1.000 Euro erfordern die Freigabe des CMO." Die Genehmigung läuft im System, nicht per E-Mail.
Nach der Freigabe wandelt das System die genehmigte BANF automatisch in einen Bestellschein um. Erst damit entsteht die verbindliche Bestellung beim Lieferanten.
No PO, No Pay. Das Prinzip setzt durch, dass keine Zahlung ohne genehmigte Bestellung erfolgt – Maverick Spend wird strukturell unterbunden, nicht durch manuelle Kontrolle.
Genehmigte Transaktionen und Rechnungsdaten fließen direkt nach DATEV Unternehmen Online, ohne manuelle Nacherfassung durch die Buchhaltung – GoBD-konform archiviert mit vollständigem Audit-Trail.
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