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In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist eine durchdachte Beschaffungsstrategie ein entscheidender Erfolgsfaktor. Unsere Untersuchungen zeigen, dass ein mittelständisches Unternehmen im Durchschnitt über 800 Lieferanten verwaltet – wobei allein die Betreuung eines einzelnen Lieferanten jährlich etwa 1.000 Euro kostet. Je größer das Unternehmen wird, desto wichtiger wird eine effektive Beschaffungsstrategie, um Prozesse zu optimieren und Kosten nachhaltig zu senken.
Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, den günstigsten Anbieter zu finden, sondern die Beschaffung gezielt an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten. Eine gute Beschaffungsstrategie bringt zahlreiche Vorteile mit sich: von spürbaren Kosteneinsparungen und steigenden Margen über das Management von Lieferkettenrisiken bis hin zur Förderung von Innovation und Nachhaltigkeit.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine leistungsfähige Beschaffungsstrategie entwickeln und erfolgreich umsetzen – und so echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
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Beschaffungsstrategie meint den übergeordneten Plan Ihres Unternehmens für den strukturierten Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Sie geht weit über Budgets oder Bestelllisten hinaus – sie ist ein langfristiger, zielgerichteter Ansatz, der sich an den strategischen Zielen und Werten Ihres Unternehmens orientiert.
Kernfragen, die sie beantworten sollte:
Welche Geschäftsziele verfolgen wir – und wie kann die Beschaffung sie unterstützen?
Welche Warengruppen verursachen den größten Aufwand?
Wie gestalten wir nachhaltige und wertschöpfende Lieferantenbeziehungen?
Welche Prioritäten setzen wir bei Kosten, Qualität, Lieferfähigkeit, Innovation und Nachhaltigkeit?
Ein professionell entwickelter Strategieplan wird in der Regel als formales Dokument verankert – inklusive Governance-Struktur, Richtlinien und Entscheidungsgrundlagen.
Sie wollen mehr über den Beschaffungsprozess allgemein herausfinden? Lesen Sie unseren Artikel "Der Beschaffungsprozess erklärt: Schritte & Optimierung".
Warum Ihr Unternehmen eine klare Beschaffungsstrategie braucht
Die Einführung einer strukturierten Beschaffungsstrategie bringt transformative Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen. Durch gebündelte Einkäufe, Mengenrabatte und standardisierte Preisvereinbarungen lassen sich in der Regel 10–15 % der Einkaufskosten einsparen. Diese operativen Einsparungen ergänzen die bereits erwähnten strategischen Vorteile – und wirken sich direkt positiv auf Ihre Gewinnmarge sowie Ihre Wettbewerbsfähigkeit aus.
Doch der Nutzen geht weit über reine Kostenvorteile hinaus: Eine solide Strategie reduziert signifikant das Risiko von Unterbrechungen in der Lieferkette. Durch die gezielte Diversifikation Ihrer Lieferantenbasis und den Aufbau von Alternativen für kritische Materialien schaffen Sie Resilienz gegenüber Engpässen und Lieferantenausfällen. Gerade in den jüngsten globalen Herausforderungen rund um Lieferketten konnten Unternehmen mit starker Beschaffungsstrategie deutlich besser reagieren.
Zudem fördert eine klar definierte Strategie stabile und partnerschaftliche Lieferantenbeziehungen – durch transparente Kommunikation und standardisierte Abläufe. Diese stärken nicht nur das gegenseitige Vertrauen, sondern bringen handfeste Vorteile: bevorzugte Behandlung, frühzeitiger Zugang zu Innovationen und flexiblere Zahlungsbedingungen. Ein Beispiel: Toyota konnte sich nach dem Erdbeben in Japan 2011 deutlich schneller erholen als andere – dank der engen Zusammenarbeit mit strategischen Lieferanten.
Nicht zuletzt trägt eine umfassende Beschaffungsstrategie auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei. Sie verringert das Risiko von Strafen und Reputationsschäden – und unterstützt zugleich die unternehmensweite Umsetzung von Nachhaltigkeits- und CSR-Initiativen.
Die verschiedenen Beschaffungsstrategien
Je nach Branche, Zielsetzung und Bedarf benötigen Organisationen unterschiedliche Beschaffungsstrategien. Hier sind die fünf gängigsten Strategietypen im Überblick:
1. Kostenreduzierungsstrategie
Ziel ist die Optimierung der Ausgaben durch Bündelung, clevere Verhandlungen und Standardisierung – bei gleichbleibender Qualität. Große Einzelhändler nutzen diese Strategie häufig, indem sie ihre erhebliche Einkaufsmacht gezielt einsetzen.
2. Risikomanagementstrategie
Diese Strategie stärkt die Resilienz der Lieferkette durch eine diversifizierte Lieferantenbasis, kontinuierliche Leistungsüberwachung und Notfallpläne. Besonders in der Pharma- und Automobilbranche ist dieser Ansatz verbreitet, da hier die Versorgung mit kritischen Komponenten essenziell ist.
3. Lieferantenbeziehungsstrategie
Im Fokus steht der Aufbau strategischer Partnerschaften, die Innovation fördern und Mehrwert für beide Seiten schaffen. Viele Technologieunternehmen setzen auf diesen Ansatz, um mit Schlüssellieferanten gemeinsam Lösungen zu entwickeln und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
4. Warengruppenstrategie (Category Management)
Dieser strukturierte Ansatz teilt den Einkauf in spezifische Warengruppen auf, um innerhalb jeder Kategorie maximale Effizienz und Wertschöpfung zu erreichen. Dienstleistungsunternehmen organisieren ihre Beschaffung häufig entlang solcher Kategorien, angepasst an ihre individuellen Geschäftsbedarfe.
5. Nachhaltigkeitsstrategie
Hier stehen ökologische und soziale Kriterien gleichberechtigt neben klassischen Faktoren wie Kosten, Qualität und Verfügbarkeit. Unternehmen mit ausgeprägten ESG-Zielen (Environmental, Social, Governance) wählen oft diesen Weg, um sicherzustellen, dass ihre Lieferkette verantwortungsvoll und zukunftsorientiert aufgestellt ist.
Mehr über die verschiedenen Beschaffungsverfahren finden Sie übrigens in unserem Artikel "6 Beschaffungsarten im Vergleich".
Zentrale Bausteine einer effektiven Beschaffungsstrategie
Eine durchdachte Beschaffungsstrategie fußt auf mehreren wesentlichen Elementen – im Mittelpunkt steht dabei eine klare Ausrichtung.
1. Klare Ziele und Zielvorgaben
Am Anfang jeder erfolgreichen Strategie steht die Frage: Was wollen wir erreichen? Mögliche Ziele können sein: Kosten senken, Qualität verbessern, Nachhaltigkeit fördern oder Lieferzeiten verkürzen. Wichtig ist, dass diese Ziele konkret und messbar sind. Ein Beispiel: „Reduktion der gesamten Beschaffungskosten um 12 % innerhalb von 18 Monaten bei gleichbleibender oder verbesserter Qualität.“ Solche Formulierungen schaffen Fokus und ermöglichen eine objektive Erfolgsmessung.
2. Ausgabenanalyse und Kategorisierung
Ein tiefes Verständnis der aktuellen Ausgaben ist essenziell für strategische Entscheidungen. Analysieren Sie, wofür wie viel ausgegeben wird, identifizieren Sie Ihre größten Kostenblöcke und erkennen Sie Konsolidierungspotenziale.
Moderne Beschaffungsteams nutzen dafür Analyse-Tools wie Power BI, Tableau oder spezialisierte Spend-Analytics-Software. So lassen sich ähnliche Einkäufe bündeln, Verhandlungsmacht stärken und versteckte Einsparungen heben. Ein Beispiel: Eine britische Einzelhandelskette konnte 15 % bei Büromaterial einsparen, indem sie regionale Einkäufe zentralisierte – auf Basis einer umfassenden Ausgabenanalyse.
Für mittelgroße Unternehmen nimmt dieser Prozess meist 4–8 Wochen in Anspruch, abhängig von Datenlage und -qualität.
3. Kriterien für die Lieferantenauswahl
Die Wahl der richtigen Lieferanten erfolgt idealerweise auf Basis eines klar strukturierten Bewertungsrahmens. Wichtige Kriterien sind dabei:
Preis-Leistungs-Verhältnis inkl. Gesamtkostenbetrachtung (Total Cost of Ownership)
Qualitätsstandards und relevante Zertifizierungen
Finanzielle Stabilität zur langfristigen Absicherung
Standort zur Optimierung der Lieferkette
Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit
Innovationsfähigkeit und technologische Kompetenz
Führende Unternehmen arbeiten hier mit gewichteten Punktesystemen, um Anbieter objektiv vergleichen zu können – je nach Warengruppe und Prioritäten individuell gewichtet.
4. Risikomanagement-Ansatz
Lieferkettenstörungen können gravierende Folgen haben. Deshalb ist ein professionelles Risikomanagement unerlässlich. Es umfasst u. a.:
Monitoring der finanziellen Gesundheit von Lieferanten
Geografische Risikoanalysen
Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Compliance-Überwachung
Notfall- und Kontinuitätspläne für den Ernstfall
Bewährt haben sich auch Frühwarnsysteme, die potenzielle Probleme rechtzeitig identifizieren. Viele produzierende Unternehmen pflegen zudem aktive Beziehungen zu Zweitlieferanten, die im Bedarfsfall schnell einspringen können.
So setzen Sie Ihre Beschaffungsstrategie erfolgreich um
Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie braucht ein systematisches Vorgehen. So legen Sie den Grundstein:
1. Start mit einer fundierten Datenerhebung
Der erste Schritt ist eine umfassende Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Beschaffungslandschaft – in der Regel ein Projekt von 6 bis 12 Wochen, abhängig von der Größe und Komplexität Ihrer Organisation.
Sammeln Sie dabei unter anderem:
Informationen über bestehende Beschaffungsprozesse und deren Wirksamkeit
Ausgabenstrukturen und -muster über alle Abteilungen hinweg
Historie der Lieferantenleistungen und -beziehungen
Schwachstellen und Herausforderungen im aktuellen System
Ausgangskennzahlen zur späteren Erfolgsmessung
2. Interne Unterstützung aufbauen
Der Rückhalt aus dem gesamten Unternehmen ist entscheidend. Binden Sie relevante Stakeholder frühzeitig ein und zeigen Sie klare Vorteile für jede Abteilung auf:
Finanzteams: Heben Sie potenzielle Kosteneinsparungen hervor
Betrieb & Logistik: Betonen Sie verbesserte Lieferzuverlässigkeit
Abteilungsleitungen: Zeigen Sie optimierte und schlankere Prozesse
Besonders wichtig: die Unterstützung aus der Führungsebene. Ein Fürsprecher aus dem C-Level-Bereich kann Widerstände abbauen und Ressourcen sichern. Entwickeln Sie einen klaren Kommunikationsplan, der den Mehrwert der Veränderungen für alle Beteiligten sichtbar macht.
3. Klare Prozesse definieren
Standardisierte Abläufe sorgen für Konsistenz und Effizienz. Entwickeln Sie klar strukturierte Workflows für:
Lieferantenmanagement
Bewertungskriterien
Onboarding-Prozesse
Leistungsüberwachung
Beschaffungsprozesse
Bedarfsanforderungen
Freigabeprozesse
Vertragsmanagement
Zahlungsabwicklung
Rechnungsverarbeitung
Zahlungsbedingungen
Regelmäßige Überprüfungen
Visualisieren Sie diese Abläufe mit klaren Prozessdiagrammen und erstellen Sie detaillierte Verfahrensanleitungen, um eine einheitliche Umsetzung im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
4. Technologie gezielt einsetzen
Moderne Beschaffung braucht digitale Lösungen – technologische Transformation ist heute keine Option mehr, sondern Pflicht. Führende Unternehmen setzen auf digitale Beschaffungstools, um Effizienz, Transparenz und strategischen Mehrwert zu schaffen.
Die wichtigsten Vorteile:
Höhere Effizienz durch automatisierte Workflows und Echtzeitdaten
Bessere Transparenz durch zentralisierte Übersicht aller Aktivitäten
Verbesserte Zusammenarbeit über cloudbasierte Plattformen
Höhere Compliance durch automatisierte Richtlinien und Genehmigungsprozesse
Mehr Agilität durch skalierbare Prozesse und Datenanalysen in Echtzeit
Besonders wirkungsvoll ist Technologie bei:
Ausgabenanalysen zur Identifikation von Einsparpotenzialen
Lieferantenmanagement zur Leistungsüberwachung und Kollaboration
Katalogmanagement für vereinfachte Bestellungen
Automatisierter Rechnungsverarbeitung zur Entlastung manueller Aufgaben
Echtzeit-Analysen für fundierte, datenbasierte Entscheidungen
Diese Investition zahlt sich in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten aus – durch Effizienzgewinne, weniger Fehler und bessere strategische Entscheidungen.
Erfolg messen: Wie effektiv ist Ihre Beschaffungsstrategie?
Die Wirksamkeit Ihrer Strategie zeigt sich in ausgewählten KPIs. Diese Kennzahlen geben Einblick in verschiedene Leistungsbereiche:
Kosteneinsparungen: Kurzfristige Verhandlungserfolge und langfristige Reduktionen der Gesamtkosten. Best-in-Class-Unternehmen erreichen Einsparungen von 7–12 % pro Jahr auf das adressierbare Einkaufsvolumen.
Lieferperformance: Termintreue und Auftragsgenauigkeit – führende Unternehmen erreichen Lieferquoten von über 95 %.
Vertrags-Compliance: Einhaltung der ausgehandelten Bedingungen – Zielwert mindestens 80 %, ideal über 90 %.
Bearbeitungsdauer: Zeitliche Effizienz der Beschaffungsprozesse – Benchmark: 3–5 Tage für Standardbestellungen, unter 30 Tage bei komplexen Beschaffungen.
Qualitätskennzahlen: Fehlerquoten und Lieferantenqualität – Ziel: unter 1 % Defekte in den meisten Kategorien.
Lieferantenzufriedenheit: Qualität der Beziehungen zu Lieferanten – führende Unternehmen erzielen Werte über 4,2 von 5.
Typische Fehler bei der Umsetzung vermeiden
Viele Unternehmen scheitern nicht an der Strategie selbst, sondern an der Umsetzung. Diese Fehler sollten Sie vermeiden:
Nur auf den Preis fokussieren
Ein reiner Preisfokus führt häufig zu höheren Gesamtkosten. Berücksichtigen Sie auch Qualität, Wartung, Service und den Lebenszyklus der Produkte.
Lieferanten nur als Lieferanten sehen
Lieferanten als strategische Partner zu betrachten, eröffnet Innovationspotenzial. Gemeinsam entwickelte Lösungen verschaffen Wettbewerbsvorteile.
Mangelhafte Kommunikation
Effektive Beschaffung braucht klare, kontinuierliche Kommunikation. Etablieren Sie regelmäßige Feedbackschleifen und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten ihre Rolle verstehen.
Vertragsmanagement vernachlässigen
Exzellente Verträge bringen nichts, wenn sie nicht aktiv gemanagt werden. Laut einer Studie von 2022 verlieren Unternehmen durch schlechtes Vertragsmanagement bis zu 9 % des Vertragswerts jährlich. Implementieren Sie ein professionelles Vertragsmanagementsystem mit Erinnerungsfunktionen und regelmäßigen Performance-Checks.
Zukunftstrends in der Beschaffungsstrategie
Die Beschaffungswelt befindet sich im Wandel – und mit ihr verändern sich auch die strategischen Ansätze, wie Unternehmen ihren Einkauf gestalten. Vier zentrale Trends prägen derzeit die Entwicklung erfolgreicher Beschaffungsstrategien:
Fokus auf Nachhaltigkeit
Ökologische und soziale Verantwortung rücken immer stärker in den Mittelpunkt von Einkaufsentscheidungen. Viele Unternehmen integrieren heute Nachhaltigkeitskriterien aktiv in ihren Lieferantenauswahlprozess – nicht nur aus Überzeugung, sondern auch, um regulatorischen Anforderungen und den Erwartungen ihrer Kunden gerecht zu werden.
Digitale Transformation
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen revolutionieren den Einkauf: von der automatisierten Lieferantensuche über vorausschauende Analysen bis hin zu intelligenten Verträgen. KI-basierte Ausgabenanalysen decken Einsparpotenziale auf, die menschliche Analysten oft übersehen – während Blockchain-Technologie für mehr Transparenz und Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette sorgt.
Stärkung der Resilienz in der Lieferkette
Globale Krisen der letzten Jahre haben gezeigt, wie anfällig Lieferketten sein können. Unternehmen setzen daher verstärkt auf Flexibilität und Ausfallsicherheit – etwa durch die Diversifizierung ihres Lieferantenportfolios und den Aufbau von Sicherheitsbeständen für kritische Güter. Der Fokus verschiebt sich zunehmend von „Just-in-Time“ zu „Just-in-Case“.
Initiativen zur Lieferantenvielfalt
Innovative Unternehmen erweitern ihre Lieferantenbasis bewusst – etwa durch die Einbindung kleiner, lokaler oder divers geführter Unternehmen. Dieser Ansatz zahlt nicht nur auf Nachhaltigkeits- und Diversitätsziele ein, sondern bringt auch frische Impulse und höhere Anpassungsfähigkeit in die Lieferkette.
So starten Sie mit Ihrer Beschaffungsstrategie
Bevor Sie mit der vollständigen Umsetzung Ihrer Strategie beginnen, empfiehlt es sich, zunächst einige grundlegende Schritte zu unternehmen:
Führen Sie eine Ausgabenanalyse Ihrer aktuellen Beschaffungsdaten durch (Dauer: ca. 4–6 Wochen)
Kartieren Sie Ihre bestehenden Lieferantenbeziehungen und identifizieren Sie Lücken (2–3 Wochen)
Befragen Sie interne Stakeholder zu aktuellen Herausforderungen im Beschaffungsprozess, mit Fokus auf Finanzabteilung, Betrieb und einkaufsstarke Fachbereiche (2 Wochen)
Recherchieren Sie technologische Lösungen, die Ihre Prozesse vereinfachen und automatisieren können (3–4 Wochen)
Erarbeiten Sie einen Rollout-Plan mit klaren Meilensteinen für die Umsetzung Ihrer Strategie (ca. 2 Wochen)
Fazit
Eine durchdachte Beschaffungsstrategie ist ein zentraler Erfolgsfaktor im heutigen Wettbewerbsumfeld. Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen und strukturiert vorgehen, schaffen Sie eine Beschaffungsfunktion, die echten Mehrwert liefert und Ihre übergeordneten Unternehmensziele unterstützt.
Denken Sie daran: Effektives Beschaffungsmanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Märkte verändern sich, Technologien entwickeln sich weiter – und Ihre Strategie sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden, um auch künftig wirksam zu bleiben.
Beginnen Sie noch heute, Ihre Beschaffungsstrategie weiterzuentwickeln: Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren Sie konkrete Optimierungspotenziale. Je früher Sie starten, desto schneller profitieren Sie von den Vorteilen eines strategischen Einkaufs.
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