Digitale Buchhaltung – so sparen Sie Zeit beim Scannen, Verwalten und Buchen von Belegen

Belege digitalisieren heißt: Sie scannen oder fotografieren jeden Beleg einmal, danach übernimmt die Software die Erfassung, die Archivierung und die Übergabe an die Buchhaltung. Für alle, die sich am Monatsende durch Schuhkartons voller Quittungen wühlen, ist das die schnellste Entlastung.

„Mach sofort ein Foto!", diese Aufforderung hört man auf Betriebsausflügen oder bei auswärtigen Kunden-Meetings häufig, denn die Angst, einen Beleg zu verlegen und dann nicht mehr abrechnen zu können, ist groß (und nicht unberechtigt, gerade wenn das ein oder andere Glas Wein im Spiel ist).

Wer eine App zum Einscannen nutzt, hinterlegt die Quittung direkt als Foto, die Spesenabrechnung erfolgt automatisch und die Buchhaltung greift auf den eReceipt zu. Digital gespeicherte Belege lassen sich einfacher verarbeiten, teilen, prüfen, wiederfinden und ans Finanzamt oder an Steuerberater übermitteln. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Belege richtig scannen, speichern und buchen, welche Fristen gelten und welche Software dabei hilft.

Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden

Ja, nach dem Einscannen dürfen Sie Papierbelege vernichten, solange keine außersteuerliche oder steuerliche Vorschrift das Original verlangt. Wir würden nicht in Deutschland leben, wenn es an die Verarbeitung und Speicherung digitaler Belege nicht gewisse Anforderungen gäbe. Wie genau diese aussehen, verraten die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation" (GoBD).

Bis vor Kurzem mussten die Papierbelege bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden, auch wenn eine digitale Kopie abgelegt wurde. Das hat sich aber glücklicherweise geändert.

So heißt es in den GoBD:

Das sind gute Neuigkeiten für alle Unternehmen, die fortschrittlich agieren und die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung bereits ausschöpfen. Aber auch Firmen, die bislang primär mit haptischen Belegen hantiert haben, können jetzt mit einer Sorge weniger in die Zukunft schauen und sich innovative Entwicklungen in der Buchhaltung zunutze machen.

Diese Kontrollen sichern Belege vor der Buchung

Damit ein gescannter Beleg vor der Verbuchung anerkannt wird, muss er lesbar sein, die Originalfarben wiedergeben, eindeutig serialisiert sein (z. B. über die Rechnungsnummer) und nach dem Speichern unveränderbar bleiben. So vermeiden Sie unangenehme Beanstandungen des Finanzamts und Steuernachzahlungen.

Auch eReceipts müssen 8 Jahre aufbewahrt werden: Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (zuvor 10 Jahre, § 147 Abs. 3 AO).

Die vier Grundregeln nach GoBD lauten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

So digitalisieren Sie Belege mit einer Software

Zeit, Geld und Ordnung

Zum einen retten Sie moderne Lösungen vor Papierlawinen. Während Freelancer und ganz junge Startups vielleicht noch mit einem klobigen Aktenschrank auskommen, müssen wachsende Unternehmen schon ganze Räume anmieten, nur um den Anforderungen der achtjährigen Beleg-Aufbewahrung gerecht zu werden.

Neben einem aufgeräumten Büro profitieren Unternehmen, die ihre Belege digitalisieren, also auch von Einsparungen bei der Raummiete.

Aber es wird noch besser, denn das Digitalisieren von Belegen lässt Unternehmen einen größeren Teil der Steuer selbst erledigen, wodurch wiederum der Steuerberater günstiger wird. Viele Tools lassen sich direkt mit DATEV verbinden oder erlauben Steuerberater-Zugänge. Die Dateneingabe wird erleichtert, wenn Belege über eine App hinzugefügt oder als Datei hochgeladen werden können.

Auch die Mitarbeiter und das Finanzteam werden entlastet. Spendesk zum Beispiel füllt über eine automatische Texterkennung ganz von selbst Informationen wie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und den Betrag aus und kategorisiert den Beleg. So lassen sich Spesenabrechnungen beschleunigen und die Buchhaltung kann insgesamt viel effizienter arbeiten.

Belege sicher in der Cloud speichern

Eine Cloud-Lösung ist der sicherste Weg, digitale Belege unveränderbar und jederzeit abrufbar aufzubewahren. Wer digitale Belege ohne entsprechende Softwarelösung verwalten möchte, merkt schnell, dass die Speicherung keine einfache Angelegenheit ist. Auch digitale Belege müssen 8 Jahre lang unveränderbar gespeichert werden. Ohne Cloud-Lösung bleiben einem da nur Festplatten, CDs oder USB-Sticks, nicht besonders sicher und fortschrittlich.

Bei Cloud-Lösungen, wie Spendesk sie nutzt, sind die Daten sicher aufbewahrt und können jederzeit durch Exporte zusätzlich lokal vorgehalten werden. Eine Software hält fest, wann Belege erstellt oder hochgeladen wurden und ob diese seitdem verändert wurden. Nur so kann die Anforderung der Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Vorteile, an die Sie noch gar nicht gedacht haben

Haben Sie schon einmal zugesehen, wie Ihre Finanzabteilung am Ende des Monats alle Papierrechnungen sortiert, Beträge verrechnet und in einem langwierigen Prozess einen Bericht über die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens erstellt? Wenn Sie Ihre Belege immer direkt und fortlaufend digitalisieren, haben Sie damit Zugriff auf:

• Echtzeitinformationen zu Ausgaben pro Kategorie, Team oder Mitarbeiter

• einen Abgleich der Ausgaben mit individuellen Ausgabenlimits und Budgets

• automatisches Reporting (z. B. Abgleich der Ausgaben in Q3 und Q4)

Was früher ein langwieriger Prozess war, lässt sich heute ganz automatisch erledigen. Die Daten sind schneller verfügbar und werden aussagekräftiger.

So hilft Spendesk

Mit einer modernen Softwarelösung wie Spendesk können Sie eine mobile App zur Belegerfassung nutzen, digitalisierte Belege kategorisieren und sich auf automatische Texterkennung verlassen, um die wichtigsten Daten ganz einfach auszufüllen. Die zertifizierten eReceipts werden bereits von hunderten Unternehmen in Deutschland genutzt.

Hinzu kommen weitere Vorteile, wenn Sie ein Tool zur Ausgabenverwaltung nutzen: etwa smarte Zahlungsmittel für Mitarbeiter, automatisierte Freigabeprozesse, Reporting-Funktionen und vieles mehr.

So erhalten Sie die volle Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben und alle nachgelagerten Prozesse in der Buchhaltung – und das alles an einem Ort. Wenn Sie Fragen zu eReceipts im Speziellen oder zu Spendesk haben, sprechen Sie gerne mit einem unserer Experten.