Nous avions besoin d’une solution qui pourrait nous permettre de garder le contrôle simplement. Et cette solution, c’était Spendesk.

Une solution qui satisfait les exigences de l'école

Avant l'implémentation de Spendesk, le contrôle administratif se faisait aves des piles de factures, des avancements de frais, beaucoup de perte de temps et de frustrations. Heureusement, avec Spendesk, les collaborateurs de Wild Code School retrouvent leur autonomie dans la gestion de leurs dépenses.

Découvrez le témoignage complet de Telmo Vieira

"C’est un vrai gain de visibilité sur les dépenses de l'entreprise."

Explique Telmo Vieira, Responsable de Gestion Administrative, Comptable et Financière. C'est en Février 2017 que Spendesk a été mis en place chez Wild Code School pour accompagner la croissance de l'entreprise. Il raconte !

Wild Code School existe depuis 2013

Au sein de la Wild Code School (WCS), Telmo est responsable de la gestion administrative, comptable et financière du groupe. Son rôle est de centraliser toutes les informations des 24 campus managers, en France et en Europe. C'est-à-dire les notes de frais, la facturation client, les paiements fournisseurs, la gestion de la masse salariale, etc. Et par la suite, Telmo travaille en collaboration avec un cabinet d’experts comptables et les commissaires aux comptes.

La gestion administrative très manuelle

Avant Spendesk, tout passait par des factures fournisseurs ou des notes de frais que l'équipe finance devais centraliser et gérer.

"J’avais sur mon bureau des piles de justificatifs et factures, envoyés par nos Campus Managers. Ils avaient avancé de l'argent et je ne pouvais donc pas me permettre de les faire attendre leur remboursement trop longtemps."

A l'époque, c’était très frustrant car le tri, le classement et la gestion de tous ces justificatifs prenait beaucoup de temps.

Du côté des campus, les équipes manquaient aussi cruellement d’autonomie dans la gestion de leurs dépenses. Telmo avait du mal à suivre les budgets de chaque campus.

Pour accompagner cette croissance et l'ouverture de nouveaux campus en France ou à l'étranger, ce mode de fonctionnement n'était plus viable. WCS avait besoin d’une solution centralisée. C’est pour cette raison qu'ils ont choisit Spendesk.

Autonomie et contrôle optimal pour tous

Aujourd’hui, grâce à Spendesk, les employés et campus managers sont totalement autonomes. Ils ont des cartes virtuelles et physiques pour leurs achats professionnelles en ligne ou sur le terrain en toute sécurité.

Dans Spendesk, Telmo a pu établir une politique de dépenses pour gérer et contrôler les activités. L'avantage est de pouvoir suivre les budgets des différents campus et de faire des prévisions.

"Comme nous avons aussi mis en place nos axes analytiques, c’est un vrai gain de visibilité sur les dépenses de l'entreprise."

Flexibilité et simplicité pour répondre aux besoins

Après une courte présentation, les collaborateurs ont tout de suite compris et identifié la valeur ajoutée de Spendesk. Ce qui a fait que l’adoption de l'outil a été aussi rapide et fluide.

Les notes de frais dématérialisée simplifient également énormément la gestion des dépenses et leur suivi. Les Campus Managers téléchargent directement dans Spendesk (via l'application mobile ou web) les justificatifs, qui sont instantanément authentifiés et validés. Wild Code School peut alors se débarrasser de tous les reçus papiers, c'est top !

Cette fonctionnalité nous permet aujourd’hui de gérer des problématiques historiquement un peu complexes, comme le remboursement des frais kilométriques.

Spendesk, un bénéfice evident pour Telmo

En plus de la simplicité et du contrôle que l’outil permet d’avoir sur les dépenses, les résultats sont là pour l'équipe de Wild Code School. Il n'y a donc plus de frustrations en interne. Et côté gestion comptable, Telmo constate de vrais gains de productivité : "D'ailleurs nous avons observé que, désormais, nous gagnons en moyenne:

• 1 jour par mois en gestion des notes de frais.

• 2 jours par mois pour la clôture comptable.

• 1 jour par mois pour les campus managers."