​Faut-il plutôt rembourser aux frais réels ou au forfait ?

Hier, Olivier H. a déjeuné avec un prospect, et il a bien évidemment dépassé son plafond de frais autorisés. Dans une autre entreprise, Maëlle D. a égaré le ticket des frais avancés et devra donc batailler pour se faire rembourser.

Aussi courantes et dérangeantes puissent-elles être, ces situations sont générées par le maintien de deux politiques de gestion des frais en entreprise : en frais réel, ou au forfait ; pour finalement peu d’avantages et surtout beaucoup de limites. Explications et cas d’école.

Remboursement aux frais réels

Simple sur le papier, la méthode est-elle efficace pour autant ? Dans les faits, l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié, qui doit produire une note de frais et les justificatifs associés (facture, ticket de caisse, etc…).

Du côté de l’employé, de la contrainte, plus que des avantages. Avancer des frais sur fonds propres quand on sait que l’on sera remboursé ultérieurement est certainement un élément bloquant, sans même mentionner le fastidieux travail de compilation des justificatifs.

Ce mode de fonctionnement « a posteriori » permet en revanche à l’entreprise de disposer de suffisamment de temps pour orchestrer le remboursement, et surtout de miser sur un certain self control des salariés qui se garderont bien de dépenser leur argent personnel sans compter. Mais qui dit « a posteriori » dit également que l’entreprise n’a aucune emprise sur le temps réel, i.e. le temps de l’achat ; et qu’elle aura immanquablement des dizaines de notes de frais à traiter in fine, en bout de course. Imaginons le cas classique d’une PME sans mode de fonctionnement industrialisé, où les employés invoquent des frais ponctuels pour des montants variables. De quoi s’arracher les cheveux en traitement comptable ! Ces dernières gagneraient-elles alors à privilégier un mode fonctionnement alternatif, à savoir un remboursement des frais au forfait ?

Remboursement des frais au forfait

La question mérite d’être soulevée, mais pas sans préciser les subtilités de cette méthode qui peut paraître séduisante à première vue. Pour faire court, le remboursement des frais s’effectue sur la base d’un forfait aux montants fixés par l’URSAFF. Et bien évidemment, ces frais doivent s’ancrer dans un cadre précis, justifiant les circonstances à l’origine de la dépense engagée.

Cette fois, c’est l’employé qui semble sortir gagnant de la situation, puisque qu'il n'a pas de justificatifs à présenter, et surtout une marge à gagner pour les plus malins qui dépensent moins que ce que leur enveloppe forfaitaire prévoit. Sauf que la vie ne serait pas ce qu’elle est sans ses aléas, et qu’il arrive parfois que l’on soit contraint de dépasser les cadres établis. Demandez à Olivier H., notre exemple d’introduction, qui a enfin pu déjeuner avec ce prospect grand compte qu’il pourchasse depuis des mois. Hors de question de l’inviter à l’estaminet du coin de la rue qu’il fréquente habituellement, Olivier a rencontré sa cible dans un grand restaurant, pour un montant bien supérieur à son forfait autorisé.

Pour l’entreprise, tout est réglé comme sur du papier à musique. Les frais sont anticipés, les coûts plafonnés, et la gestion administrative simplifiée puisqu’il n’y a pas de justificatifs à collecter, et surtout à contrôler. Sauf qu’il y a nécessairement un manque à gagner, perçu par les employés malins qui jouent en-deçà des limites de leur forfait. Et puis il y a l’URSAFF, et plus généralement toutes les spécificités du modèle français, qui imposent de maîtriser tous les taux et barèmes, et simplement le fait que les forfaits réglementaires ne sont pas toujours adaptés aux dépenses réelles de certaines entreprises. Malgré tout, en termes organisationnels, les vertus d’un modèle avec des frais réguliers et faciles à anticiper sont difficilement questionnables.

Simple mais inefficace pour l’une, parfois injuste et difficile à maitriser pour l’autre; tout abonde dans le sens d’un constat loin d’être idyllique quant aux perspectives d’optimisation que ces deux méthodes ont à offrir. Et si la solution résidait dans la possibilité de mettre un moyen de paiement à disposition de ses employés, sous forme de carte corporate, gageant à la fois d’une grande flexibilité pour les employés et contribuant à un contrôle rapproché pour les entreprises ?