Frais de déplacement : des limites au remboursement ?

Les notes de frais font partie de la vie des entreprises, et certains salariés sont amenés à engager des dépenses lors de leurs déplacements, pour prospecter par exemple. Repas, logements, indemnités kilométriques, locations de véhicules, l’entreprise est dans l’obligation de rembourser les frais de déplacement au forfait ou au réel dans les conditions et limites définies par la loi.

Les procédures sont parfois lourdes et complexes pour les responsables administratifs et financiers (DAF), c’est pourquoi il convient d’être informé au mieux pour s'y repérer dans la jungle des frais de déplacement et ne pas enfreindre la législation en vigueur.

Que considère-t-on comme frais de déplacement ?

L’expression « frais de déplacement » caractérise les dépenses engagées lors de déplacements professionnels ou effectuées pour le compte d’une entreprise. Un collaborateur est en « déplacement » lorsqu’il s’absente à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel. L’objet du déplacement ne doit pas concerner la vie privée.

Parmi les dépenses possibles, on distingue :

• Les titres de transport

• Les frais d'hébergement

• Les dépenses supplémentaires liées aux repas

• Les visites chez les clients ou chez les fournisseurs

• La participation à des réunions professionnelles, des congrès et des séminaires

Et plus généralement, sont identifiés comme frais de déplacement tout ce qui présente un intérêt pour la société.

Quelles sont les limites de remboursement de frais de déplacement à connaître ?

Les frais de repas

Concernant les repas, l’entreprise peut décider d'attribuer des tickets restaurants à chaque collaborateur, mais leur utilisation est très encadrée. Seuls les repas, les préparations alimentaires directement consommables ou les fruits et légumes peuvent être achetés à l’aide de tickets restaurants. Dans les autres cas, et pour un déplacement restreint, l’entreprise est tenue de respecter un montant maximum de 9€.

Les frais de grand déplacement

Les frais de grand déplacement sont soumis à des barèmes différents. Un déplacement est qualifié comme tel lorsque la distance séparant le domicile et le lieu de travail du salarié excède 50 kilomètres et lorsque les transports en commun ne permettent pas d’effectuer le trajet en moins d’une heure et trente minutes.

Concernant les frais de repas, durant les trois premiers mois, chaque repas est indemnisé à hauteur de 18,40€ maximum. Jusqu’au 24ème mois, le montant est réduit à 15,60€ puis à 12,90€ jusqu’au 72ème mois.

Les indemnités de logements et petits déjeuners sont différenciées en fonction du secteur géographique. A Paris, dans les Hauts-de-Seine, en Seine-Saint-Denis et dans le Val-de-Marne, la limite est fixée à 65,80€ par jour et par personne durant les trois premiers mois. De la même manière, les montants sont réduits à 55,90€ jusqu’au 24ème mois puis à 46,10€ jusqu’au 72ème mois. Dans les autres départements français, les montants maximum sont définis comme suit : 48,90€ pour les trois premiers mois, 41,60€ jusqu’au 24ème mois et 34,20€ jusqu’au 72ème mois.

Vous l’aurez compris, il est difficile de se repérer dans un tel imbroglio fiscal et réglementaire.

Les frais de transports

Évoquons maintenant la question des frais de transports. Le salarié dispose de plusieurs alternatives. Tout d’abord, il peut utiliser les transports en commun tels que l’avion, le train ou la voiture par exemple. Il a également la possibilité de louer une voiture. Dans ces cas, il devra justifier le montant de ses frais de déplacement et sera remboursé intégralement.

Les entreprises peuvent disposer de véhicules de fonction à disposition des salariés pour leurs déplacements. Les frais engagés sont alors directement comptabilisés comme des dépenses d’exploitation.

Dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, plusieurs possibilités s’offrent à lui pour être remboursé par son employeur :

• Il peut présenter une facture détaillée récapitulant l’ensemble des coûts

• Il peut être indemnisé sur la base des kilomètres effectués et des dépenses effectivement encourues (indemnités kilométriques).

• Il est remboursé au forfait standard de 30 centimes par kilomètre parcouru.

On comprend alors aisément que la gestion des frais de déplacement n'eest pas chose facile pour le DAF. Chaque salarié opte pour l'option qu'il préfère pour les modes de transport et de modes de remboursement. Alors jongler avec l’ensemble des dispositifs prévus par la loi en fonction des préférences des salariés devient une activité chronophage et peu valorisante pour les responsables administratifs et financiers. C'est pourquoi Spendesk offre une solution unique permettant de gérer simplement les frais de déplacement de leurs salariés.