Spendesk ist die führende Komplettlösung für Ausgabenmanagement in Deutschland. Das Tool kombiniert smarte virtuelle & physische Karten mit digitaler Rechnungsverwaltung, Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwand und automatisierter Buchhaltung.
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4x
schnellerer Monatsabschluss
100%
Übersicht über alle Ausgaben
0€
Setup & keine versteckten Kosten
95%
eingereichte Belege in nur 2 Tagen
Unbegrenzte
virtuelle Karten, Abos & User
Spendesk kombiniert Kontrolle, Übersicht und Automatisierung für Finanzteams mit mehr Autonomie für die Mitarbeiter.
Wir haben smarte Zahlungsmethoden mit noch smarterer Software kombiniert, um alle Ausgaben an einem Ort zu managen.
Datenexport im Handumdrehen
Mit Spendesk bekommt jeder Mitarbeiter für Zahlungen unterwegs eine eigene Mastercard Debitkarte und kann so autonom und sicher bezahlen. Dank eingebauten Ausgabenlimits gehen Manager & Finanzteams sicher, dass alle Richtlinien eingehalten werden. Es besteht die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter Wochentage, individuelle Zeitfenster, sowie Ausgabenkategorien (z.B. Hotel, Flugtickets oder Restaurantbesuche) freizuschalten. Die Funktion, am Automaten Bargeld abzuheben, kann mit einem Klick aktiviert und deaktiviert werden.
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Statt am Monatsende manuelle Spesenabrechnungen zu erstellen, können Mitarbeiter mit virtuellen Karten von Spendesk autonom und sicher im Internet bezahlen, z.B. um ihr Ticket für eine Geschäftsreise zu kaufen oder Bürobedarf fürs Home Office zu bestellen. Die virtuellen Debitkarten von Mastercard sind ideal für Unternehmensausgaben: sie sind eine sichere Alternative zur Firmenkarte, bei denen die Kreditkartendaten oft von mehreren Mitarbeitern geteilt werden, was das Betrugsrisiko erhöht. Virtuelle Karten können zudem für die Verwaltung monatlicher Software-Abos und Services genutzt werden.
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Spendesk automatisiert die vorbereitende Buchhaltung (pre-accounting) durch das automatisierte Auslesen der Mehrwertsteuer sowie die Zuordnung von Sachkonten und Belegen. Dank Spendesk sparen Finanzteams in Deutschland im Durchschnitt 2-3 Tage beim Monatsabschluss. Mit der Hilfe von nativen Integrationen und personalisierbaren Exporten können Sie Zahlungen und Belege von Spendesk außerdem ganz einfach mit Ihren bereits existierenden Systemen, wie z.B. DATEV, verknüpfen.
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Als Komplettlösung bietet Spendesk nicht nur moderne Zahlungsmittel wie virtuelle & physische Debitkarten. Spendesk zentralisiert außerdem die Kaufanfragen der Mitarbeiter in Form von Einkaufsbestellungen (Purchase Orders) und die dazugehörigen Rechnungen. Alle Anfragen der Mitarbeiter können für eine bessere Übersicht und Planung mit den zugehörigen Budgets und Kostenstellen verknüpft werden. Das Finanzteam behält die Übersicht und Budgetverantwortliche und Manager können vor einer Freigabe überprüfen, ob die angefragte Ausgabe ins Budget passt oder nicht.
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Das Sammeln von Ausgabenbelegen ist für Finanzteams mühsam. Mit Spendesk entfällt dieser Aufwand praktisch automatisch.
Mitarbeiter erfassen Quittungen über die mobile oder Desktop-App, sobald sie Ausgaben tätigen - sei es für ein Kundenessen, ein Software-Abonnement oder etwas anderes.
Spendesk sendet auch automatische Erinnerungen, so dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht mehr nach Quittungen fragen müssen. Und Wiederholungstäter können den Zugang verlieren, bis sie sich an die Regeln halten.
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DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
Wir haben Spendesk mit unserem Datev verknüpft. So entstehen uns auch weniger Kosten für unseren externen Steuerberater und das Team hat einen besseren Überblick über alle Ausgaben.
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Erik Pfannmöller, CEO & Gründer bei Solvemate
Wir haben die häufigsten Fragen zu Spendesk & Pleo für Sie zusammengefasst.
Pleo ist ein dänisches Fintech-Unternehmen mit Hauptsitz in Kopenhagen, das 2015 gegründet wurde. Pleo hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Bezahlen im Unternehmen für Mitarbeiter, z.B. durch physische Kreditkarten, zu erleichtern.
Spendesk ist die erste Komplettlösung für Ausgabenmanagement mit einem end-to-end Prozess, der Finanzteams volle Übersicht & Kontrolle über alle Unternehmensausgaben, d.h. Online-Zahlungen, Spesen, Bestellungen, Rechnungen und Kartenzahlungen bietet. Spendesk ersetzt Firmenkarten, die oftmals von mehreren Mitarbeitern geteilt werden, durch sichere virtuelle und physische Debitkarten von Mastercard. Spendesk hat Büros in Berlin, Paris, London und San Francisco.
Pleo eignet sich vor allem für Start-ups und kleine Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Zugang zu modernen Zahlungsmitteln geben möchten, damit diese im Namen des Unternehmens Ausgaben tätigen können, ohne Ausgaben vorstrecken zu müssen.
Die Spendesk-Software richtet sich an Startups, Scale-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Ziel ist es, dem Finanzteam in einer Lösung die volle Übersicht über alle Unternehmensausgaben zu geben, egal, ob es sich dabei um Kartenzahlungen mit virtuellen oder physischen Debitkarten, Spesenabrechnungen, Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwand, Bestellungen oder Rechnungen handelt. Durch intelligente Vorab-Freigaben kann den Mitarbeitern pro Monat ein gewisser Handlungsspielraum gelassen werden, ohne die Kontrolle zu verlieren. Alle weiteren Ausgaben können von einem Vorgesetzten im Handumdrehen, z.B. über die Slack-Integration, validiert oder abgelehnt werden. Spendesk automatisiert zudem die vorbereitenden Buchhaltung, z.B. durch automatisiertes Auslesen der Mehrwertsteuer und bietet native Integrationen mit Buchhaltungssystemen wie DATEV oder Xero an. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Ausgaben mehrerer Filialen zentral in Spendesk zu verwalten.
Die Spendesk-Software ist für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Spanien, Norwegen, Schweden, Dänemark...) und in den Vereinigten Staaten verfügbar.
Nutzer können Spendesk-Wallets mit Währungen in Euro (€), US-Dollar ($), Pfund (£), Dänischer Krone (DKK), Norwegischer Krone (NOK) und Schwedischer Krone (SEK) erstellen.
Ja. Die Spendesk Debitkarten sind durch die “Zero Liability Protection” von Mastercard vor Betrug geschützt. Dieser Haftungsschutz gilt für Ihre Einkäufe im Geschäft, online, z.B. bei Zahlungen im E-Commerce, oder über ein mobiles Gerät sowie für alle Transaktionen am Geldautomat. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der MasterCard Website im Bereich Sicherheit.
Testen Sie smartes Ausgabenmanagement mit Spendesk.
Der Einstieg ist ganz einfach.