Die Lieferantenrechnung

So sieht eine gültige Lieferantenrechnung aus

Lieferantenrechnungen müssen – genau wie alle Rechnungen – gewisse Pflichtangaben erfüllen. Für Sie als Rechnungsempfänger ist eine Prüfung dieser Angaben wichtig, weil die Rechnung da ohne nicht vom Finanzamt akzeptiert wird, um Ihre Unternehmensausgaben zu belegen (und so die Steuerlast zu mindern) und die bezahlte Umsatzsteuer zurückzuholen. 

Die Pflichtangaben von Rechnungen finden Sie in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Eine Rechnung mit einem Rechnungsbetrag von über 250€ muss folgende Angaben enthalten:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kreditors

• Das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)

• Eine fortlaufende und einmal vergebene Rechnungsnummer 

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der Leistung (Rechnungspositionen)

• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung

• Das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferung oder Leistung sowie etwaige im Voraus vereinbarte Minderungen (z.B. Skonto)

• Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (bzw. im Fall einer Steuerbefreiung – beispielsweise als Kleinunternehmer – einen Hinweis auf diese)

• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Die meisten Lieferantenrechnungen erreichen Sie wahrscheinlich digital. Und digitale Rechnungen müssen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung nach den GoBD erfüllen. Mehr dazu finden Sie in diesem Beitrag.

Der richtige Umgang mit eingehenden Lieferantenrechnungen 

Wenn eine Lieferantenrechnung im Unternehmen eingeht, sollte sie folgende Prozessschritte durchlaufen: 

1. Hochladen in die Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, SAP) bzw. Ihr Tool für Ausgabenmanagement.

2. Prüfung, ob alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Viele Tools (so auch Spendesk) prüfen neue Rechnungen automatisch und warnen vor Duplikaten.

3. Freigabe der Rechnung für die Zahlung. Wenn bereits eine Bestellung und ein Wareneingang (belegt durch einen Lieferschein) vorliegen, die sich mit den Angaben auf der Rechnung decken, kann die Rechnung je nach System automatisiert beglichen werden (per Dunkelbuchung). Bei vielen Rechnungen ist eine solche Zuordnung allerdings nicht möglich. Dann muss die Rechnung von einem Verantwortlichen freigegeben werden. 

4. Zahlung durch die Finanzbuchhaltung. Wenn die Rechnung vollständig ist und freigegeben wurde, kann sie in die Buchhaltung wandern und dort in den nächsten Zahlungsturnus mit aufgenommen werden. Natürlich ist es hierbei wichtig, den Gesamtbetrag innerhalb der auf der Rechnung vorgegebenen Zahlungsfrist zu überweisen, damit die Beziehung zu Kreditoren nicht beschädigt wird.

5. Archivierung der Lieferantenrechnung. Das Archivieren ist gesetzlich vorgeschrieben – je nach Art des Beleges gelten gewisse Aufbewahrungsfristen. In der Regel müssen Lieferantenrechnungen zehn Jahre lang verwahrt und dabei unveränderlich gespeichert werden. Auch bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt sind fehlende Rechnungen nicht zu verschmerzen. 

So verringern Sie Durchlaufzeiten und minimieren Fehlerquellen bei der Bezahlung von Lieferantenrechnungen

30 Tage Durchlaufzeit, manuelle Freigabeprozesse und zu spät bezahlte Rechnungen (inklusive Skonto-Verlust und Mahngebühren) sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Gerade schnell wachsende Startups verfügen oft nicht über die richtigen Prozesse, um jede neue Lieferantenrechnung zügig und verlässlich von der persönlichen Inbox eines Mitarbeiters durch den Freigabeworkflow bis in die Buchhaltung zu schleusen. 

Das Schlüsselwort heißt hier automatisierte Rechnungsverwaltung:  

Im ersten Schritt müssen alle eingehenden Rechnungen digitalisiert werden. Das dürfte in den meisten Unternehmen bereits Standard sein. 

Digitale Rechnungen haben einige Vorteile: 

• Die Rechnungen können (und sollten) zentral an einem Ort mit Such- und Archivierungsfunktion gespeichert werden.

• Rechnungsdaten können automatisch mit OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen werden. Das macht eine zeitraubende manuelle Datenübertragung überflüssig.

• Die Rechnungen können für digitalisierte Prozesse (Freigabe, Bezahlung, Reporting, etc.) genutzt werden. 

• Daten können automatisiert an DATEV übermittelt werden.

Als nächstes sollten Sie eine zentrale Rechnungsadresse im Unternehmen einrichten, damit Rechnungen nicht einzeln von Mitarbeitern hochgeladen werden müssen. 

Danach kommt eine digitale Lösung zur Automatisierung von Freigaben und Bezahlungen sowie dem Reporting zum Einsatz. Eine solche Lösung kann dafür sorgen, dass jede bei der zentralen Rechnungsadresse eingehende Lieferantenrechnung…

• automatisch ausgelesen und geprüft wird, 

• per Push-Benachrichtigung zur Freigabe bei der entsprechend verantwortlichen Person eingeht (inkl. automatisierter Erinnerung),  

• direkt automatisch mit dem richtigen Budget verknüpft wird,

• schließlich – wenn alles passt – vom Finanzteam oder direkt vom Verantwortlichen bezahlt werden kann, 

• und als Ausgabe erfasst und im entsprechenden Reporting bzw. dem Monatsabschluss aufschlägt. 

Lernen Sie die Lösung von Spendesk zur automatisierten Verwaltung von Lieferantenrechnungen kennen und eliminieren Sie Ineffizienzen in der Eingangsrechnungsverarbeitung.