Dank Spendesk können sich unsere Teams jetzt auf analytische Arbeit konzentrieren statt auf administrative Aufgaben.

Wichtigste Ergebnisse mit Spendesk

• Papier-Prozesse eliminiert: Wechsel von 100 % papierbasierten Spesenabrechnungen zu vollständig digitalen Workflows.

• Vollständige Digitalisierung: Transformation von Papier zu digital über alle Standorte in nur 60 Tagen.

• Multi-Entity-Transparenz: Echtzeit-Überblick über Ausgaben in fünf Ländern und acht Standorten.

• Transformation des Finanzteams: Buchhalter:innen von Admin-Aufgaben befreit, um sich auf strategische Analysen zu konzentrieren.

• 190 % Nutzerakzeptanz: Wachstum von 50 geplanten Nutzer:innen auf 145 aktive Nutzer:innen.

• Keine Bargeldvorlagen: Mitarbeitende müssen keine privaten Gelder mehr vorstrecken.

• Nahtlose ERP-Integration: Automatisierter Datenfluss mit bestehenden Buchhaltungssystemen.

Über Pierre Frey

Pierre Frey ist ein französisches Familienunternehmen, das 1935 gegründet wurde und Stoffe, Tapeten, Teppiche und Möbel kreiert. Das Unternehmen verbindet traditionelles Handwerk mit Innovation, betreibt Werkstätten in Frankreich und Großbritannien und beliefert Designprofis in über 80 Ländern mit Projekten vom Schloss Versailles bis zum Weißen Haus.

Die Herausforderungen

Vor Spendesk waren die Finanzprozesse von Pierre Frey weit hinter die kreative Innovation zurückgefallen und schufen operative und strategische Herausforderungen über internationale Standorte hinweg.

Kernprobleme:

• 100 % papierbasierte Spesenabrechnungen mit manueller Bearbeitung von 50 Abrechnungen pro Monat.

• Jede Abrechnung enthielt 10–20 Positionen, die manuell erfasst werden mussten.

• Keine digitale Prüfspur oder Ausgaben-Dashboard für die gesamte Organisation.

• Mitarbeitende mussten privates Bargeld für geschäftliche Einkäufe vorstrecken.

• Eine einzige Firmenkarte für das gesamte Unternehmen mit separatem Tankkartensystem.

• Keine Echtzeit-Transparenz über mehrere Standorte und Regionen hinweg.

• Finanzteam wurde von administrativen Aufgaben statt strategischer Analyse vereinnahmt.

• Komplexe mehrsprachige Anforderungen (Französisch, Englisch und Deutsch) über alle Standorte.

• Keine Transparenz über Unternehmensausgaben ohne physischen Zugriff auf Papierdokumente.

Die Lösung

Pierre Frey wählte die Premium-Lösung von Spendesk, um komplexe Anforderungen zu bewältigen: Multi-Entity-Management, mehrsprachige Unterstützung und nahtlose ERP-Integration.

Implementierte Hauptfunktionen:

• Multi-Entity-Deployment über fünf Länder mit einheitlichen Prozessen.

• Physische und virtuelle Karten eliminierten Bargeldvorlagen für Mitarbeitende.

• Mehrsprachige Unterstützung für französische, englische und deutsche Standorte.

• ERP-Integration ermöglicht nahtlosen Datenfluss zu Buchhaltungssystemen.

• CSV-Exportfunktionen für angepasste Buchhaltungsprozesse.

• Automatisierte Genehmigungsworkflows ersetzten papierbasierte Prozesse.

• Echtzeit-Ausgabentransparenz über alle Standorte und Regionen hinweg.

Von Papier zu digital in 60 Tagen

Die Transformation war bemerkenswert schnell. Pierre Frey führte Spendesk im Dezember 2021 ein und erreichte im Februar 2022 – nur zwei Monate später – vollständige digitale Reife über die gesamte Organisation.

Diese schnelle Akzeptanz spiegelte sowohl das intuitive Design der Plattform als auch den dringenden Bedarf an Modernisierung wider. Was früher Stunden manueller Dateneingabe, Dokumentenabruf und Abgleich erforderte, geschieht jetzt automatisch. Das Team erhielt Echtzeit-Transparenz über Ausgaben in allen Standorten mit eingebauten Prüfspuren und Genehmigungsworkflows für jede Transaktion.

Das Deployment übertraf die ursprünglichen Erwartungen. Während Pierre Frey ursprünglich 50 Nutzer:innen anvisierte, unterstützt die Plattform jetzt 145 aktive Nutzer:innen – fast das Dreifache des ursprünglichen Ziels. Mitarbeitende besitzen jetzt Spendesk-Karten, wodurch private Bargeldvorlagen entfallen und kontrollierte Ausgabenbefugnis über die gesamte Organisation ermöglicht wird.

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Spendesk vor sechs Jahren hat Pierre Frey seine Finanzabläufe grundlegend transformiert:

• Digitale Transformation in zwei Monaten: Von Papier zu vollständiger Reife in 60 Tagen.

• 190 % Nutzerakzeptanz: Wachstum von 50 geplanten auf 145 aktive Nutzer:innen.

• Papierverarbeitung eliminiert: Keine manuelle Spesenabrechnung mehr.

• Transformation des Finanzteams: Wechsel von administrativen Aufgaben zu strategischer Analyse.

• Echtzeit-Multi-Entity-Transparenz: Vollständiger Überblick über fünf Länder.

• Keine Bargeldvorlagen: Mitarbeitende müssen keine privaten Gelder mehr vorstrecken.

• Nahtlose ERP-Integration: Automatisierter Datenfluss mit Buchhaltungssystemen.

• Nachhaltige Partnerschaft: Sechs Jahre kontinuierlicher Mehrwert und Weiterentwicklung.

Ausblick: KI als Co-Pilot für die Finanzabteilung

Nach der erfolgreichen Digitalisierung des Ausgabenmanagements konzentriert sich Pierre Frey jetzt darauf, KI zu nutzen, um die Finanzabteilung von reaktiv zu prädiktiv zu transformieren. Benjamin arbeitet mit Spendesk zusammen, während das Unternehmen neue KI-Agenten entwickelt, auf die er besonders gespannt ist: solche, die automatisch Bestellungen mit Eingangsrechnungen abgleichen, Abweichungen markieren und strategische Einblicke liefern.

Er freut sich auch auf Spendeskʼs Vision für Möglichkeiten, die über Automatisierung hinausgehen und echte Intelligenz bieten: KI, die Lieferantenmuster identifiziert, Cashflow-Herausforderungen vorhersagt und anonymisiertes Benchmarking mit ähnlichen Unternehmen ermöglicht.

Bereit, Ihre Finanzprozesse zu modernisieren?

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