Wachstum mit Weitsicht: Warum Personio sich früh für Spendesk entschieden hat

Mehr Kontrolle für das Finanzteam, weniger Blocker für Mitarbeiter

In schnell wachsenden Unternehmen kann es ein entscheidender Vorteil sein, mögliche Probleme und Engpässe gar nicht erst aufkommen zu lassen, sondern vorausschauend zu handeln. So hat es etwa Personio, ein sehr erfolgreicher Softwareanbieter für Recruiting und HR Management aus München, mit seiner Ausgabenverwaltung gehandhabt. Bereits zu einem frühen Zeitpunkt antizipierte Michael Kuntz, Vice President Finance & Legal, dass sein Team ein Tool benötigen wird, um die Kontrolle über alle Ausgaben zu behalten und weiteres Wachstum problemlos zu ermöglichen.

“Wir wachsen extrem schnell und haben damit auch einen erhöhten Bedarf, Ausgaben dezentral zu tätigen. Es war abzusehen, dass dies nicht funktionieren wird mit einer Kreditkarte, die man durch das ganze Unternehmen reicht”, erinnert sich Kuntz.

“Ich hatte in früheren Firmen schon gesehen, dass das zu großen Problemen führt – nicht nur für Mitarbeiter, sondern vor allem auch für die Buchhaltung. Für Mitarbeiter ist es ein extremer Blocker, wenn sie die Kreditkarte nicht finden und bei Zahlungen von Vorgesetzten oder der Finanzabteilung abhängig sind, die sich erst Zeit nehmen müssen für die Freigabe. Noch schlimmer ist es, wenn Ausgaben getätigt werden, ohne dass man Kontrolle darüber hat, wann wo für was bezahlt wird.”

Kuntz wollte dieses Problem gar nicht erst aufkommen lassen und entschied sich, Spendesk für die Ausgabenverwaltung bei Personio einzuführen. Überzeugt hat ihn insbesondere die Vision, mit der er sich als Finanzexperte identifizieren kann. “Es ist extrem wichtig für uns, schlanke Prozesse im Finanzbereich aufzustellen. Wir wollen uns nicht mit der manuellen Dateneingabe und der Suche nach Belegen beschäftigen, sondern mit strategischen Prozessen – und das ermöglicht uns Spendesk.”

Effizienz und ein besseres Miteinander

Kuntz selbst nutzt Spendesk zur nahtlosen Steuerung der Buchhaltung und der nachgelagerten Prozesse. “Wir haben jetzt viel mehr Transparenz und Kontrolle in der Buchhaltung; wir fangen auch an, ein Controlling für einzelne Projekte aufzusetzen, etwa auf Kampagnenebene im Marketing oder um bei größeren Events den Überblick über Kosten zu bewahren.” Einer der größten Vorteile: Teammitglieder können Projekte entsprechend den vereinbarten Budgets selbständig verwalten, was Prozesse beschleunigt und weiteres Wachstum fördert.

“Die größte Zeitersparnis haben wir, weil wir zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Rechnungen und Belege fehlen und so Leute gezielt ansprechen können”, sagt Kuntz. Vorher war es immer schwer nachzuvollziehen, woher Zahlungen kamen und es brauchte viel Kommunikation innerhalb des Teams, da mit klassischen Kreditkartenabrechnungen nicht nachvollziehbar ist, wer eine Zahlung getätigt hat.

“Wir müssen nicht mehr raten: Wer könnte das gewesen sein? Es gibt jetzt automatische Reminder und am Ende jedes Monats eine Liste mit der Übersicht, was fehlt. Es ist eine erhebliche Vereinfachung, wir sind viel schneller und haben eine höhere Qualität. Das bringt nicht nur Effizienz, sondern minimiert auch Reibung im Team und garantiert ein besseres Miteinander.”

Ein wichtiger Faktor dabei: Das System kann an neuen Standorten einfach ausgerollt werden und sorgt so für Einheitlichkeit. “Wir hatten kürzlich eine Akquisition in Spanien, wo wir Spendesk direkt einführen konnten. Das zeigt, dass wir so auch die Struktur vereinheitlichen können, indem wir überall die gleichen Tools nutzen, während wir wachsen.” Nach der Einführung von Spendesk bei Personio habe Kuntz zudem schnell gemerkt, wie begeistert das Team von der neuen Lösung sei, was ihn zusätzlich überzeugte.

Schnell und flexibel bezahlen

Zu den Teams, die Spendesk am intensivsten nutzen, zählt das Marketing bei Personio. “Alles was wir an Leistung und Lizenzen einkaufen, läuft über Spendesk”, sagt Christian Weisbrodt, Vice President Marketing, der ein Team von aktuell 14 Mitarbeitern leitet. “Der Workflow ist ganz einfach: Die Leute mit Budgethoheit im Team haben einen Spendesk-Account, beantragen die Ausgabe und ich kann es mir angucken und freigeben. Mit der Kreditkarte können sie dann bezahlen, sowohl Einmalzahlungen als auch für die Verwaltung von Abos, etwa für digitales Marketing auf Facebook oder LinkedIn.”

Kleinere Summen werden dabei automatisch freigegeben und größere Anfragen landen bei Weisbrodt, dem Finanzteam oder dem CEO zur Prüfung. “Gerade im Eventbereich muss man öfter mal schnell etwas bestellen, da ist nicht viel Zeit. Da ist es einfacher, wenn nicht jeder erst zu mir rennen muss jedes Mal.”

Auch Weisbrodt erinnert sich an frühere Arbeitgeber, wo man erst durch einen komplizierten Procurement-Prozess musste vor jeder Ausgabe und wo es nur eine Kreditkarte pro Abteilung gab, die herumgereicht wurde. “Es gibt gar keine Kontrolle, wenn jeder wild buchen darf.” Und natürlich spielt der Zeitfaktor eine Rolle: “Wenn ich bei Spendesk eine Kreditkarte brauche, ist das in einer Minute möglich.”