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Über PayFit
Gegründet im Jahr 2016 in Frankreich, bietet PayFit eine innovative Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Personalmanagement. Durch die automatisierte Echtzeit-Verwaltung optimiert PayFit die Gehaltsabrechnung, reduziert Fehler, spart wertvolle Zeit und stärkt die Eigenständigkeit von Unternehmensgründern, Arbeitgebern und deren Mitarbeitenden. Das Unternehmen ist in Frankreich, Spanien und Großbritannien vertreten und beschäftigt derzeit mehr als 700 Mitarbeitende in Europa. Diese unterstützen 16.000 Unternehmer, Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Löhne und HR-Prozesse.
Herausforderungen
Um eine strukturierte und transparente Beschaffung zu gewährleisten, hat PayFit eine durchdachte Einkaufspolitik etabliert, die es ermöglicht, Anfragen effizient nachzuverfolgen und von den zuständigen Abteilungen gezielt genehmigen zu lassen.
Dennoch war Aurore Teboul, verantwortlich für das Procurement bei PayFit, gezwungen, verschiedene Tools zu kombinieren, um Prozesse zu steuern und Dokumente zentral zu verwalten – darunter Excel-Tabellen, ein Ticket-Management-System, geteilte Ordner und umfangreiche Nachrichtenkorrespondenz. Trotz vorhandener Abläufe blieben viele Prozesse manuell, was nicht nur zeitaufwändig war, sondern auch eine zentrale und stets aktuelle Übersicht über Anfragen, Verträge und einkaufsrelevante Informationen erschwerte.
Unser Ziel war es, ein Tool einzuführen, das in allen Abteilungen Akzeptanz findet – nicht nur im Finance- und Procurement-Team, sondern auch in Bereichen wie Recht und IT/Sicherheit.
Aurore TeboulLösung
Um den Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten, setzt PayFit nun auf das Procurement-Feature von Spendesk, das bestehende Funktionen für Lieferantenrechnungen und Firmenkarten nahtlos erweitert. Diese Lösung steigert die betriebliche Effizienz und ermöglicht eine präzisere Kontrolle über Ausgabenverpflichtungen.
Die wichtigsten Funktionen, die PayFit nutzt:
- Individuell anpassbare Procurement-Anfrageformulare
- Effiziente Genehmigungsprozesse
- Zentrale Verwaltung von Verträgen und Lieferanten
- Automatisierte Steuerung von Vertragsverlängerungen
- Nachverfolgung eingegangener Ausgaben für das Finanzteam
- Verwaltung von Lieferantenrechnungen für das Buchhaltungsteam
- Zahlungsabwicklung durch Einmalkarten oder Abonnementkarten
Zusätzlich profitiert PayFit von einer kontinuierlichen Betreuung durch Spendesk und liefert regelmäßig Feedback, um zur Weiterentwicklung der Plattform beizutragen.
Ergebnisse
Seit der vollständigen Implementierung des Tools konnte die Einkaufsabteilung folgende Erfolge erzielen:
0% verpasste Vertragsverlängerungen – alle wichtigen Verträge werden rechtzeitig neu verhandelt, was signifikante Einsparungen ermöglicht
100% interne Prozess-Akzeptanz
100% zentrale Verwaltung aller Verträge
Deutliche Zeitersparnis durch effizientere Abläufe und weniger zeitaufwendige Abstimmungsprozesse
Ein leistungsfähigeres, strategisch ausgerichtetes Procurement-Team, das sich auf wertschöpfende Aufgaben wie die Optimierung der Beschaffungsprozesse, den Aufbau einer langfristigen Strategie und die Sensibilisierung der Mitarbeitenden für Best Practices konzentrieren kann
Spendesk erfüllt genau diese Anforderungen: Die Plattform ist intuitiv, fördert Transparenz über Verträge und Lieferanten und stärkt die Eigenverantwortung der Teams. Dadurch können wir fundiertere Entscheidungen treffen und in jeder Phase wertvolle Zeit sparen.
Aurore Teboul
Ziele des Procurement-Teams von PayFit für 2025
Weitere Optimierung des Prozesses und datengetriebene Entscheidungen durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und fortschrittlichen Dashboards
100% zentralisierte Verträge für maximale Transparenz und Effizienz
Eine Plattform, die von allen Beteiligten – nicht nur Finance und Einkauf – aktiv genutzt und geschätzt wird
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