Mit Spendesk haben wir eine zentrale Quelle für alle Erstattungen und Rechnungen.

Die Ergebnisse mit Spendesk

• Eine zentrale Informationsquelle: Alle Erstattungen und Rechnungen sind an einem Ort gebündelt und jederzeit abrufbar.

• Weniger manuelle Arbeit: Keine zeitaufwändige Suche mehr nach fehlenden Belegen oder Zahlungen.

• Schnellere Abläufe: Hochladen der Rechnungen, Kategorisierung durch KI und Bezahlung in weniger als 10 Minuten.

• KI-gestützte Datengenauigkeit: Die OCR-Technologie füllt alle Pflichtfelder automatisch mit einer Genauigkeit von bis zu 90 % aus.

• Schnelle Erstattungen: Mitarbeiterausgaben werden innerhalb einer Woche bearbeitet und erstattet.

• Mehr Flexibilität beim Einkauf: Virtuelle Karten ermöglichen sichere SaaS-Abonnements und Online-Käufe.

• Optimierte Datenverwaltung: Alle Finanzdaten sind zentralisiert und lassen sich nahtlos in die Buchhaltung integrieren.

Über Orbem

Orbem ist ein Deep-Tech-Unternehmen mit Sitz in München, das Künstliche Intelligenz mit schneller, nicht-invasiver MRT-Technologie kombiniert, um biologische Objekte zu scannen und zu klassifizieren. Von der Geschlechtsbestimmung im Ei (in-ovo sexing) bis zur Qualitätskontrolle von Früchten ermöglicht Orbems hochmoderne Technologie nachhaltigere, ethischere und datenbasierte Entscheidungen entlang globaler Lieferketten.

Die Herausforderungen

Vor der Einführung von Spendesk stand Orbem vor einem typischen Finanzdilemma vieler wachsender Start-ups: schnelles Wachstum bei unzureichenden Prozessen – und daraus resultierende operative Engpässe.

Kernprobleme

• Äußerst geringe Transparenz bei Rechnungen und Zahlungen im gesamten Unternehmen

• Stark manuelle Prozesse, die ständige Überwachung und Nachverfolgung erforderten

• Aufwändige Suche nach fehlenden Belegen und Dokumenten

• Verzögerungen beim Monatsabschluss durch unvollständige Finanzunterlagen

• Kein zentrales System zur Verwaltung von Erstattungen und Ausgaben

• Zeitintensive Suche nach Finanzdaten

• Fehlende Kontrolle über die Gesamtausgaben

Die Lösung

Orbem hat Spendesk eingeführt, um in einer Phase schnellen Wachstums die volle Kontrolle über seine Finanzprozesse zu gewinnen. Als KI-getriebenes Unternehmen schätzte Orbem besonders die kontinuierlichen Innovationen von Spendesk im Bereich Künstliche Intelligenz und Automatisierung – ein entscheidender Faktor bei der Wahl der Plattform.

Folgende Features wurden implementiert

• KI-gestützte Rechnungsbearbeitung mit automatischer Kategorisierung und Weiterleitung

• Virtuelle Kreditkarten für SaaS-Abonnements und Online-Zahlungen an Lieferanten

• Physische Karten für Mitarbeiterausgaben und Erstattungen

• Zentralisierte Belegverwaltung mit leistungsstarken Suchfunktionen

• Individuelle Genehmigungsworkflows, die Finanzkontrolle und Compliance sicherstellen

• KI-basierte Prognosen für Buchhaltungsfelder, die Ausgaben anhand historischer Daten und Kontextinformationen automatisch kategorisieren

Von Chaos zu Übersicht

Die Ergebnisse waren sofort spürbar – und weitreichend. Anstatt fehlende Rechnungen und Belege in verschiedenen Systemen zu suchen, hat das Finanzteam von Orbem nun über eine zentrale Plattform direkten Zugriff auf alle Finanzdokumente.

Die KI-Technologie von Spendesk verarbeitet 100 % aller Rechnungen, Spesenabrechnungen und Kartenzahlungsbelege von Orbem mithilfe von OCR (Optical Character Recognition). Dabei liefert sie in 85–95 % der Fälle zuverlässige KI-Vorschläge. Das intelligente Kategorisierungssystem ersetzt die manuelle Dateneingabe, beschleunigt die Bearbeitung und reduziert Fehler – mit einer Genauigkeit von bis zu 90 %.

Dank virtueller Karten können Teams flexibel SaaS-Abonnements und Online-Käufe tätigen, ohne dabei die volle Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben zu verlieren.

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Spendesk hat Orbem seine Finanzprozesse grundlegend optimiert:

• Zentrale Informationsquelle: Alle Erstattungen und Rechnungen an einem Ort gebündelt

• Schnelle Bearbeitung: Vom Hochladen bis zur Zahlungsgenehmigung in weniger als 10 Minuten

• Planbare Erstattungen: Wöchentliche Zyklen mit festen Auszahlungstagen (Dienstag und Donnerstag)

• Zeitersparnis: 5–10 Minuten weniger Aufwand pro Suche nach fehlenden Belegen

• Mehr Sicherheit: Klare Limits und Kontrollen für virtuelle Karten

• Optimierte Genehmigungsprozesse: Mehr Vertrauen und Autonomie für das gesamte Team

• Zukunftsfähige Integration: APIs für automatisierte Buchhaltungsabläufe

• Weniger manuelle Arbeit: 80 % weniger Dateneingabe dank KI-gestützter Vorausfüllung und intelligenter Prognosen

• Keine manuelle Suche nach Belegen oder Dokumenten mehr

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