Es herrschte absolutes Chaos vor Spendesk. Jetzt ist unser Eingangsrechnungsprozess sauber, ordentlich und transparent – eine wahre Erleichterung.

Von Chaos zu Klarheit – wie Humanitec mit Spendesk den Eingangsrechnungsprozess transfomiert hat

Bevor Humanitec Spendesk implementierte, stand das Unternehmen vor anspruchsvollen Herausforderungen im Eingangsrechnungsprozess. Die Einführung von Spendesk brachte eine deutliche Vereinfachung dieses Ablaufs durch die Implementierung nutzerfreundlicher Zahlungsoptionen und maßgeschneiderter Genehmigungsverfahren mit sich.

Lesen Sie hier den vollständigen Erfahrungsbericht von Christoph Richter, COO und Co-Founder von Humanitec und Martin Kalscheuer, Head of Operations bei Humanitec, über die Transformation des Eingangsrechnungsprozess mit Spendesk.

Die Vision von Humanitec als Wegbereiter für Internal Developer Platforms

In der dynamischen Welt der Softwareentwicklung steht Humanitec als Vorreiter für die Gestaltung und Implementierung von Internal Developer Platforms an vorderster Front. Seit der Gründung im Jahr 2017 in Berlin hat sich Humanitec einen Ruf als wegweisendes Unternehmen erworben, das Organisationen dabei unterstützt, die perfekte Entwicklerplattform aufzubauen

Christoph führte Spendesk im Jahr 2022 ein und spricht gemeinsam mit Martin über ihre Erfahrungen mit dem Eingangsrechnungsprozess vor und nach der Einführung von Spendesk.

Vom Chaos zur Entscheidung für Spendesk

Vor der Implementierung von Spendesk hatte Humanitec mit einem unübersichtlichen Prozess zu kämpfen. Christoph berichtet: "Natürlich gab es Eingangsrechnungen, aber es war nicht immer ganz klar, welche davon ihren Weg in die Buchhaltung finden würden. Es herrschte totales Chaos." Die manuelle Suche nach Belegen und die Zuordnung von Zahlungen kosteten viel Zeit und führten zu Frustration.

Die Entscheidung, Spendesk einzuführen, kam aus der Notwendigkeit, den wachsenden Anforderungen eines expandierenden Teams gerecht zu werden. Christoph erklärt: "Es kann nicht sein, dass ich jeden Monat da sitze und versuche, den ganzen Belegen hinterherzujagen. Das frustriert nicht nur mich, sondern auch die Mitarbeitenden." Die Suche nach einer umfassenden Lösung zur Erfassung und transparenten Verwaltung von Belegen sowie zur Nutzung von weiteren Funktionen im Ausgabenmanagement führte Humanitec schließlich zu Spendesk.

Spendesk in Aktion: Die Implementierung, die den Eingangsrechnungsprozess bei Humanitec neu definiert hat

Die Implementierung von Spendesk brachte deutliche Verbesserungen mit sich. Christoph betont die Bedeutung virtueller Kreditkarten und die Möglichkeit, verschiedene Arten von Rechnungen abzubilden. Auch wenn der Prozess zu Beginn noch nicht perfekt war, konnte Christoph erkennen, dass Spendesk kontinuierlich an Verbesserungen arbeitete.

Martin hebt die Übersichtlichkeit von Spendesk hervor: "Die Art, wie man Rechnungen und Dokumente sehen, vergleichen und den Status verfolgen kann, ist kaum zu überbieten." Der Eingangsrechnungsprozess ist jetzt sauber und ordentlich. Dank Spendesk können problemlos Rechnungen eingesehen, geprüft und bearbeitet werden.

Das beste daran: Die klaren Strukturen und die Nutzerfreundlichkeit von Spendesk haben nicht nur den Eingangsrechnungsprozess transformiert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtert.

Effiziente Remote-Zahlungen ohne physisches Büro

Die Anwendung von Spendesk bei Humanitec ist vielseitig. Monatlich werden etwa 400 bis 500 Transaktionen für über 60 Teammitglieder abgewickelt, die von verschiedenen Standorten aus remote arbeiten. Diese Lösung bewährt sich nicht nur für Teams ohne physisches Büro und feste Postadresse für Eingangsrechnungen, sondern zeigt auch ihre Wirksamkeit in der Abwicklung von Auslagen der Mitarbeitenden über das Spendesk-Wallet. 

Der nahtlose Prozess wird nicht nur in Deutschland, sondern auch am Standort in Großbritannien erfolgreich eingesetzt, wodurch Humanitec einen effizienten und grenzüberschreitenden Workflow etabliert hat.