Es ist schwer vorstellbar, wie unser Unternehmen ohne Spendesk funktionieren würden. Für unser Ausgabenmanagement könnten wir uns kein besseres System wünschen.

Wichtige Ergebnisse mit Spendesk

• Risiken durch geteilte Kreditkarten beseitigt: Keine Karten mehr, die „von verschiedenen Personen weitergereicht werden“ und am Monatsende für Albträume sorgen

• Echtzeit-Transparenz des Budgets: Budgetverantwortliche können nun die Ausgaben während des gesamten Monats verfolgen, anstatt auf Monatsberichte zu warten

• Automatisierte Abonnementkontrolle: Verhindert „Zombie-Abos“, wenn Mitarbeitende mit aktiven Tool-Konten das Unternehmen verlassen

• Optimierter Monatsabschluss: Ausgaben werden vorkontiert und abgeglichen, wodurch der manuelle Aufwand reduziert wird

• Effizienz bei mehreren Währungen: Reduzierte Währungsumrechnungsgebühren für Werbe- und Softwareausgaben

Über Hallam

Hallam ist eine Marketingagentur mit einem über Großbritannien und Europa verteilten Team. Aufgrund erheblicher Investitionen in Softwaretools und komplexer Reiseanforderungen für Kundengespräche und Firmenveranstaltungen benötigte das Unternehmen ein smartes Tool für das Ausgabenmanagement, um sein Wachstum zu unterstützen und gleichzeitig eine strenge Budgetkontrolle zu gewährleisten.

Die Herausforderungen

Vor der Einführung von Spendesk sah sich Hallam mit dem klassischen Albtraum jeder Agentur im Bereich Ausgabenmanagement konfrontiert: geteilte Kreditkarten sorgten für Chaos und null Transparenz bei den Ausgaben in Echtzeit.

Die Kernprobleme

• Chaos durch geteilte Kreditkarten, die zwischen den Teammitgliedern weitergereicht wurden und die Abstimmung zu einem Albtraum machten

• Null Budget-Transparenz durch manuelle monatliche Berichterstattung statt Echtzeit-Tracking

• Probleme mit Zombie-Abos, wenn Mitarbeitende mit aktiven Tool-Konten das Unternehmen verließen und niemand diese kündigen konnte

• Manuelle Prozesse am Monatsende, die einen umfangreichen Abgleich erforderten, bevor die Ausgaben in Xero gelangten

• Währungsumrechnungsverluste bei bedeutenden internationalen Softwarekäufen

• Keine Ausgabenverantwortung in einem Team mit verschiedenen Standorten

Die Lösung

Hallam führte Spendesk ein, um jedem Teammitglied einen kontrollierten Zugriff auf Ausgaben zu ermöglichen und gleichzeitig durch die vollständige Integration von Xero eine umfassende Finanzkontrolle zu gewährleisten.

Die umfassende Lösung umfasst:

• Individuelle Karten für alle Teammitglieder in Großbritannien und Europa

• Echtzeit-Budgetverfolgung mit Transparenz auf Abteilungsebene

• Automatisierte Nachverfolgung von Belegen zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands

• Zahlungen in mehreren Währungen für internationale Software und Freiberufler

• Bestellworkflows für das Freelancer-Management

• Vollständige Xero-Integration für eine nahtlose Monatsendabwicklung

Vom Chaos zur Kontrolle

Die Umstellung erfolgte sofort. Anstatt herauszufinden, wer die gemeinsame Karte für welchen Kauf verwendet hat, gibt es nun für jede Transaktion einen Verantwortlichen, einen Beleg und einen Genehmigungsnachweis. Die Budgetverantwortlichen können ihre Ausgaben in Echtzeit einsehen, anstatt auf die monatlichen Finanzberichte zu warten.

Vor allem aber ist das Problem der „Zombie-Abos” vollständig verschwunden. Wenn Teammitglieder das Unternehmen verlassen, kann die Finanzabteilung sofort die Kontrolle über alle wiederkehrenden Zahlungen übernehmen und entscheiden, ob diese fortgesetzt oder storniert werden sollen.

Die Ergebnisse

Hallam hat seit der Einführung von Spendesk sein Ausgabenmanagement umgestellt:

• Geringeres Betrugsrisiko: Vollständige Transparenz aller Ausgaben im verteilten Team

• Budgetkontrolle in Echtzeit: Budgetverantwortliche verfolgen die Ausgaben während des gesamten Monats

• Optimierter Monatsabschluss: Vorkontierte Ausgaben werden sauber nach Xero übertragen

• Abonnementkontrolle: Keine Zombie-Abos von ausgeschiedenen Mitarbeitenden mehr

• Währungsersparnisse: Wallets für mehrere Währungen senken die Umrechnungsgebühren

• Weniger Verwaltungsaufwand: Automatisierte Nachverfolgung von Belegen und Genehmigungsworkflows

• 100 % Akzeptanz: Das gesamte Team verwendet Spendesk für alle Geschäftsausgaben.

  Wir profitieren von einer nahtlosen Verwaltung von Ausgaben, Einkäufen und Bestellungen, der Budgetkontrolle und der Möglichkeit, in mehreren Währungen zu bezahlen. Dadurch konnten wir unseren Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und unser Team auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren.“

  Julie Rodrigues

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