Wenn sich niemand über ein Finanztool beschwert, weiß man, dass es funktioniert.

Ergebnisse mit Spendesk

• Schluss mit dem Kartenchaos: Kein Warten auf Firmenkarten, keine Diskussionen über Ausgaben

• Volle Kontrolle weltweit: Transparente Ausgabensteuerung in fünf internationalen Märkten

• Klare Freigaben: Dreistufiger Genehmigungsprozess für verlässliche Kontrollmechanismen

• Schnellere Abschlüsse: Monatsende von mehreren Tagen auf einen Tag verkürzt

• Bessere Employee Experience: Apple Pay und ein konsequenter Mobile-First-Ansatz

• 95 % Belegquote: Nahezu vollständige Belegabdeckung über alle Standorte

• Null Zahlungsabbrüche: Reibungslose Zahlungen bei Kundenterminen und auf Reisen

Über GWI

GWI ist ein globales Insights-Unternehmen und ergänzt KI um echte, menschliche Sichtweisen. So treffen Unternehmen bessere Entscheidungen – basierend auf echten Menschen. Die Plattform bietet On-Demand-Umfragedaten, die die Sichtweisen, Verhaltensweisen und Interessen von 3 Milliarden Menschen in über 50 Ländern abbilden. GWI wird von Vertriebs- und Marketingteams, Werbetreibenden, Forschenden und Entscheidungsträger:innen in kundenzentrierten Unternehmen genutzt.

Die Herausforderungen

Vor Spendesk hatte GWI weltweit mit ineffizienten Ausgabenprozessen zu kämpfen – zum Nachteil sowohl für Finance als auch für Mitarbeitende.

Worum es konkret ging:

• Wenige Firmenkarten, die nur unter Führungskräften geteilt wurden

• Belege wurden manuell gesammelt und in mehreren Ländern abgeglichen

• Mitarbeitende zahlten zunächst oft aus eigener Tasche und mussten auf Erstattungen warten

• Unklare Autorisierungen und Lücken im Freigabeprozess

• Monatsabschlüsse dauerten mehrere Tage

• Keine Echtzeit-Transparenz über Ausgaben

• Unfaire Belastung für Junior-Teams durch Vorauszahlungen

• Risiko von Zahlungsfehlern bei Kundenevents

Die Lösung

Mithilfe von Spendesk hat GWI seine Ausgabenprozesse modernisiert und gleichzeitig die volle Kontrolle über die Finanzen aller Länder behalten.

Eingeführte Funktionen:

• Physische und virtuelle Karten mit fein steuerbaren Limits und Freigaben

• Einheitliche Plattform für fünf Länder

• Mobile-First mit Apple Pay

• Automatische Belegerfassung per Smartphone

• Dreistufige Freigabe: Mitarbeiter:in → Manager:in → Finance

• Abo-Verwaltung für wiederkehrende Tools und Software

• Echtzeit-Transparenz und Reporting

Schluss mit chaotischen Prozessen

Die Effekte waren sofort spürbar: Statt sich Firmenkarten zu teilen oder privat in Vorleistung zu gehen, erhielten Teams flexible Ausgabemöglichkeiten mit klarer Kontrolle. Der Mobile-First-Ansatz ersetzte umständliche Desktop-Spesenprozesse. Belege werden unterwegs erfasst und Ausgaben direkt eingereicht. Das ist ideal für internationale Teams und häufige Geschäftsreisen.

Der Status Quo

Seit über fünf Jahren mit Spendesk hat GWI seine Finanzabläufe deutlich verschlankt:

• 95 % Belegquote über alle Transaktionen und Standorte

• Monatsabschluss in einem Tag statt mehreren

• Über 300 aktive Nutzer:innen global

• Durchgängige Freigabekontrollen für alle Ausgabenkategorien

• Keine Zahlungsabbrüche bei Kundenevents und auf Reisen

• Reibungslose Abläufe in UK, USA, Griechenland, Tschechien und Singapur

• Bessere Mitarbeitererfahrung dank Apple Pay und Mobile App

• Komplette Ausgabentransparenz mit Reporting in Echtzeit

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