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Mehr Kontrolle über Unternehmensausgaben
Wie viele moderne Unternehmen möchte Growth Tribe seine Mitarbeitenden dazu motivieren, eigenständig smarte Entscheidungen zu treffen und ihr Bestes zu geben – das schließt auch den Umgang mit Firmengeldern mit ein.
Gleichzeitig braucht das Finanzteam Sichtbarkeit und Kontrolle. Vor Spendesk war das ein großes Problem: „Wir wollten unseren Mitarbeitenden das Ausgeben ermöglichen, ohne jede einzelne Transaktion micromanagen zu müssen.“
„Wir haben eine Digital-Banking-App genutzt, aber wir hatten dennoch keinerlei Kontrolle. Das Freigabesystem funktionierte nicht so, wie wir es brauchten, und uns fehlten ausreichend Transaktionsdaten. Teilweise hatten wir keine Belege, wie etwa Quittungen.“
„Wir brauchten eine bessere Software, die Transparenz, Sichtbarkeit und Kontrolle bietet. Genau das liefert Spendesk – in Echtzeit.“
Abos einfach im Griff
„Ich würde sagen, 80 % oder mehr unserer Ausgaben sind online – entweder Einmal-Käufe oder Abonnements.“ Das gilt für viele moderne Unternehmen, und die damalige Covid-Krise hat den Fokus noch stärker auf Online verlagert.
Vor Spendesk nutzte Growth Tribe für all diese Käufe eine Digital-Banking-App. Die Karten machten das Bezahlen zwar recht einfach, aber es war nahezu unmöglich, diese Zahlungen effektiv nachzuverfolgen.
„Mit der Banking-App gab es keine Liste aktiver Abos. Mit Spendesk schon – das heißt, wir haben alle Abonnements an einem Ort. Das ist ein großer Vorteil.“
„Außerdem können wir mit Spendesk Budgets viel einfacher steuern und Limits setzen.“
„Als Controller macht mir Spendesk das Leben wesentlich leichter, indem Belege automatisch eingesammelt werden. Den Großteil der Abo-Belege haben wir rechtzeitig und digital, sodass ich leicht darauf zugreifen kann. Ich kann Abos sehr einfach auf neue Mitarbeitende übertragen, ohne die Nutzer dieser Tools zu unterbrechen.“
Schnelles Onboarding für neue Teammitglieder
Die Krise hat auch das Onboarding im Unternehmen unter Druck gesetzt. Wie der Name schon sagt, ist Growth Tribe 2020 stetig gewachsen und musste smarte Tools und Prozesse finden, um neue Mitarbeitende aus dem Homeoffice willkommen zu heißen. Georgios selbst kam 2020 dazu – „Ich war erst zweimal im Büro.“
„Wir haben unsere Mitarbeiterzahl um 10-15 % erhöht. Unser klares Ziel war, den Einstieg für neue Kolleginnen und Kollegen zu erleichtern und gleichzeitig mehr Kontrolle über den Ausgabenprozess zu gewinnen. Sie können sich alle benötigten Tools selbst einrichten. Und dafür ist Spendesk großartig.“
„Erstens: Die UX ist super. Spendesk ist sehr leicht zu bedienen und niemand ist verwirrt. Beim Erstellen eines internen Q&A-Handbuchs habe ich einfach die Links zu den tollen Onboarding-Videos von Spendesk eingefügt und ein paar kurze Hinweise ergänzt.“
„Mitarbeitende können sehr einfach genau dann Transaktionen durchführen, wenn sie es brauchen. Das lästige Teilen von Kreditkartendaten und die Sorge um sensible Informationen entfallen.“
„Das hilft auch enorm beim Skalieren. Wenn neue Leute starten, dürfen Prozesse keine Verzögerungen verursachen. Wenn man schnell vorankommen und ein sehr aktives Unternehmen aufbauen will, funktioniert Spendesk hervorragend.“
Schnellere Abschlüsse
Viele Finanzteams fürchten den Jahresabschluss. Er kostet Zeit und sorgt für Kopfschmerzen – vor allem, wenn die Prozesse nicht gut aufgesetzt sind. Das Team von Georgios hat mit Spendesk jedoch einen deutlich reibungsloseren Ablauf.
„Das größte Thema sind bei uns wieder die Abos. Normalerweise machen diese viel Arbeit. Aber Spendesk hilft uns in ein paar entscheidenden Punkten. Erstens haben wir alle nötigen Unterlagen stets parat. Wir haben Belege und können Freigaben leicht prüfen.“
„Die Synchronisierung mit unserem Accounting-ERP ist ebenfalls sehr einfach. Wir setzen die nötigen Filter, laden eine Datei herunter und spielen sie direkt ins ERP. Die Abstimmung geht dadurch sehr schnell.“
„Und es hilft uns wirklich bei künftigen Audits. Wir können jede Transaktion, den Freigabeprozess und den Beleg sehr schnell nachweisen. Wir wissen, dass alle Unterlagen bereitliegen – das ist ein gutes Gefühl.“
Klügeres Rechnungsmanagement
Für die vergleichsweise wenigen Rechnungen, etwa für Miete oder Rechtsberatung, zahlt Growth Tribe nicht aus der Spendesk-Wallet. Dennoch nutzen sie das Tool, um Freigaben nachzuverfolgen und den Teams eine einfache Rechnungserfahrung zu geben.
„Der Vorteil ist hier wieder die UX. Für Personen ohne Finanz-Hintergrund ist es sehr einfach, eine Lieferantenrechnung zu nehmen und in Spendesk hochzuladen. Danach läuft sie durch denselben Prozess wie jeder andere Einkauf. Die Budgetverantwortlichen prüfen und genehmigen, die Rechnung wird dem richtigen Budget zugeordnet, und der Mitarbeitende kann den Fortschritt durchgängig verfolgen.“
„Am wichtigsten ist, dass sie für Rechnungen keinen komplett neuen Ablauf lernen müssen. Es ist derselbe, einfache Prozess, den sie bereits kennen.“
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