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Ergebnisse mit Spendesk auf einen Blick
30 % schnellere internationale Zahlungen: Globale Lieferanten werden pünktlich statt vorsorglich frühzeitig bezahlt, ganz ohne Sicherheitszuschläge.
30 % weniger Reibungsverluste: Keine verspäteten Zahlungen, keine Abstimmungsprobleme; die Zusammenarbeit mit Lieferanten läuft reibungslos.
Verschlankte Prozesse: Statt drei Personen koordiniert heute eine zentrale Ansprechperson den gesamten Zahlungsablauf.
Automatischer Bankabgleich: Manuelle Abgleiche zwischen Systemen entfallen – alles erfolgt nahtlos und automatisiert.
Weltweit einheitliche Abläufe: Konsistente Prozesse in allen vier internationalen Einheiten sorgen für mehr Transparenz und Effizienz.
Über AMDT
AMDT ist ein international tätiges Unternehmen mit Private-Equity-Finanzierung und Standorten in vier Ländern, darunter Deutschland und die USA. Als globaler Anbieter mit weltweitem Kundenstamm ist AMDT auf fortschrittliche Finanzprozesse angewiesen, um komplexe Zahlungsabläufe über mehrere Rechtseinheiten hinweg effizient zu steuern.
Die Ausgangslage
Als Alexander zu AMDT kam, waren die Zahlungsprozesse über die verschiedenen Einheiten hinweg fragmentiert. Unterschiedliche Systeme, unklare Genehmigungen und manuelle Übergaben sorgten bei nationalen und internationalen Zahlungen für erhebliche Probleme.
Alexanders Team war stark mit manuellen Aufgaben ausgelastet: Zahlungen mussten über vier verschiedene Banksysteme nachverfolgt werden, während Lieferanten zunehmend ungeduldig auf ausstehende Zahlungen warteten.
Die zentralen Herausforderungen
Zersplitterte Zuständigkeiten: Drei unterschiedliche Personen verwalteten verschiedene Phasen eines einzelnen Zahlungsprozesses.
Technische Insel-Lösungen: Mehrere, nicht miteinander verbundene Systeme in verschiedenen Rechtseinheiten erschwerten den Überblick.
Geringer Automatisierungsgrad: Prozesse waren weitgehend manuell, mit wenig Transparenz bei Kosten und Budgets.
Aufwändiger Bankabgleich: Der Abgleich zwischen Bank- und ERP-Systemen erfolgte händisch.
Uneinheitliche Abläufe: Internationale Standorte arbeiteten mit unterschiedlichen Prozessen und Standards.
In den verschiedenen Rechtseinheiten arbeiteten wir mit unterschiedlichen Systemen und verfügten über keinen klar definierten Rahmen für die Freigabe von Zahlungen.
Alexander FischerVor Spendesk
Zahlungsprozesse mit drei Beteiligten
Manueller Bankabgleich
Uneinheitliche Systeme je Rechtseinheit
Frühzeitige Zahlungen mit „Sicherheitsmarge“
Mit Spendesk
Zahlungsprozesse aus einer Hand
Automatischer Bankabgleich
Zentrale Plattform für alle vier Rechtseinheiten
Zahlungen punktgenau zum Fälligkeitsdatum
Die Lösung
Um ihre internationalen Zahlungsprozesse zu zentralisieren und vollständig in NetSuite zu integrieren, hat AMDT Spendesk in allen vier globalen Niederlassungen eingeführt.
Die umfassende Lösung bietet:
Einheitliche Unternehmenskarten für alle Standorte
Automatisierte Spesenabrechnungen mit klaren Workflows
Rechnungsverarbeitung mit integrierten Genehmigungsprozessen
Internationale Zahlungen mit automatischem Abgleich und Echtzeit-Tracking
Globale Standardisierung über alle Einheiten hinweg
Wie AMDT Zahlungsverzögerungen weltweit eliminierte
Der Durchbruch gelang mit Spendesks integriertem Zahlungsansatz. Statt Verbindlichkeiten, lokale und internationale Zahlungen in verschiedenen Systemen zu verwalten, läuft jetzt alles über eine einzige Plattform inklusive automatischem Abgleich – auch bei internationalen Zahlungen.
So kann jetzt dieselbe Person, die eine Rechnung erhält, diese auch direkt freigeben und bezahlen. Der langwierige Prozess, bei dem Rechnungen durch drei Hände gingen, ist somit Geschichte. Kein Warten mehr auf den nächsten Zahlungslauf. Stattdessen: Rechnung erfassen, auf „Bezahlen“ klicken, und schon wird die Zahlung gesendet, ob nach Deutschland, in die USA oder weltweit.
Wir zahlen jetzt viele Rechnungen genau am Fälligkeitstag, weil wir die Zahlungen sofort auslösen können. Früher mussten wir oft vorzeitig zahlen, da der nächste Zahlungslauf erst in der darauffolgenden Woche stattfand.
Alexander FischerDie Ergebnisse
Seit der Einführung von Spendesk hat AMDT bedeutende Verbesserungen erzielt:
Effizientere Abläufe: Die bisherige Übergabe zwischen drei Personen wurde abgeschafft, jetzt steuert eine einzelne Person den gesamten Zahlungsprozess.
Höhere Zahlungsgenauigkeit: Die pünktliche Bezahlung internationaler Lieferanten hat sich um 30 % verbessert.
Bessere Lieferantenbeziehungen: Verspätete Zahlungen und damit verbundene Reibungsverluste wurden um 30 % reduziert.
Mehr Automatisierung: Der automatische Bankabgleich ersetzt den zuvor notwendigen manuellen Abgleich.
Globale Prozessstandardisierung: Einheitliche Abläufe sorgen weltweit für mehr Konsistenz in allen vier Einheiten.
Verbesserte Transparenz: Echtzeit-Tracking und revisionssichere Compliance erhöhen die Nachvollziehbarkeit aller Zahlungsvorgänge.
Wir treiben die Skalierung jetzt konzernweit voran. Dabei standardisieren wir sowohl die Erfassung als auch die Zahlungsprozesse. So arbeiten wir als ein einheitliches Unternehmen statt als getrennte Einheiten.
Alexander Fischer
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