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Wichtige Ergebnisse mit Spendesk
30 % schnellere internationale Zahlungen: Bezahlung globaler Lieferanten zu Fälligkeitsterminen statt frühzeitiger „Sicherheitsmargen“
30 % weniger Reibungsverluste bei den Lieferanten: Keine verspäteten Zahlungen und keine Abstimmungsprobleme mehr
Rationalisierte Arbeitsabläufe: Eine Person verwaltet jetzt den gesamten Zahlungsprozess, statt drei
Automatischer Bankabgleich: Kein manueller Abgleich zwischen den Systemen mehr
Globale Prozessstandardisierung: Konsistente Arbeitsabläufe in allen vier Einheiten weltweit
Über AMDT
AMDT ist ein PE-finanziertes internationales Unternehmen, das in vier Niederlassungen, darunter in Deutschland und den USA, tätig ist. Als globales Unternehmen, das Kunden auf der ganzen Welt bedient, benötigt es hochentwickelte Finanzoperationen, um komplexe Zahlungsprozesse mit mehreren Einheiten zu verwalten.
Die Aufgaben
Als Alexander zu AMDT kam, hatte die internationale Expansion des Unternehmens zu fragmentierten Zahlungsprozessen über mehrere Einheiten hinweg geführt. Unterschiedliche Systeme, unklare Genehmigungsabläufe und manuelle Übergaben verursachten erhebliche betriebliche Ineffizienzen bei nationalen und internationalen Zahlungen.
Alexanders Team ertrank in manueller Arbeit - es verfolgte Zahlungen über vier verschiedene Banksysteme, während Lieferanten frustrierte E-Mails über verspätete Zahlungen schickten.
Die zentralen Probleme:
Zersplitterte Übergaben mit drei verschiedenen Personen, die die einzelnen Phasen eines
Zahlungsprozesses verwalten
Mehrere unverbundene Systeme in verschiedenen Rechtseinheiten
Geringer Grad an Automatisierung und Kostengranularität
Manueller Abgleich zwischen Bank- und ERP-Systemen
Inkonsistente Prozesse zwischen internationalen Einheiten
Wir hatten unterschiedliche Systeme in den verschiedenen Rechtseinheiten. Wir hatten keinen sehr klaren Rahmen für die Genehmigung bestimmter Zahlungen.
Alexander FischerBefore Spendesk
Three-person payment workflows
Manual bank reconciliation
Fragmented systems per entity
Early payment "safety margins"
After Spendesk
One-person end-to-end process
Automatic bank reconciliation
Centralised platform across all four entities
Due date payment accuracy
Die Lösung
AMDT hat Spendesk implementiert, um alle Zahlungsvorgänge in ihren vier internationalen Niederlassungen mit vollständiger NetSuite-Integration zu zentralisieren.
Die umfassende Lösung deckt ab:
Konsistente Unternehmenskarten für alle Einheiten
Spesenabrechnungen mit automatisierten Workflows
Rechnungsbearbeitung mit Genehmigungskontrollen
Internationale Zahlungen mit automatischem Abgleich und Verfolgung in Echtzeit
Unternehmensübergreifende Standardisierung mit globalen Prozessen
Wie die AMDT in vier Ländern Zahlungsverzögerungen beseitigte
Der Durchbruch gelang mit dem integrierten Ansatz von Spendesk für Zahlungen. Anstatt die Verbindlichkeiten in einem System, die lokalen Zahlungen in einem anderen und die internationalen Zahlungen in einem dritten zu verwalten, läuft nun alles über eine einzige Plattform mit automatischem Abgleich, einschließlich der internationalen Zahlungen.
Jetzt kann dieselbe Person, die eine Rechnung erhält, diese auch sofort bezahlen. Rechnungen werden nicht mehr zwischen drei verschiedenen Personen hin- und hergeschoben. Kein Warten mehr auf wöchentliche Zahlungsläufe. Alexanders Team erfasst einfach die Rechnung und klickt auf „Bezahlen“, ganz gleich, ob sie nach Deutschland, in die USA oder an einen anderen Ort auf der Welt geht.
Das Ergebnis: schnellere Zahlungen, zufriedenere Lieferanten und ein Finanzteam, das tatsächlich Zeit für strategische Aufgaben hat.
Wir zahlen viel mehr Rechnungen direkt am Fälligkeitstag, weil wir die Zahlung sofort veranlassen können, während wir früher früher als nötig zahlen mussten, weil wir wussten, dass der nächste Zahlungslauf erst in der folgenden Woche stattfinden würde.
Alexander FischerDie Ergebnisse
Die AMDT hat seit der Einführung von Spendesk erhebliche operative Verbesserungen erzielt:
Prozesseffizienz: Abschaffung der Drei-Personen-Übergabe - eine Person verwaltet jetzt den gesamten Zahlungsprozess
Zahlungsgenauigkeit: 30%ige Verbesserung bei der direkten Bezahlung internationaler Lieferanten zum Fälligkeitstermin
Lieferantenbeziehungen: 30% weniger Reibungsverluste durch verspätete Zahlungen
Automatisierung: Automatischer Bankabgleich macht manuellen Abgleich überflüssig
Globale Standardisierung: Konsistente Prozesse in allen vier Einheiten weltweit
Erhöhte Transparenz: Nachverfolgung in Echtzeit und revisionssichere Compliance
Wir können jetzt die Skalierung in der gesamten Organisation vorantreiben. Wir können Beschreibungen standardisieren, wie wir Dinge erfassen und wie wir sie bezahlen. Wir arbeiten als ein Unternehmen, nicht als getrennte Einheiten.
Alexander Fischer
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