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Der Periodenabschluss dauert in vielen Unternehmen 5-7 Tage oder länger. Moderne Finanzteams verkürzen ihn auf 2-3 Tage durch Automatisierung und Live-Close-Prozesse. Das spart Zeit, verbessert die Datenaktualität und macht CFOs zu strategischen Partnern statt nur zu Zahlenverwaltern.
Es ist 16:30 Uhr am 30. Dezember, und eine Slack-Nachricht steht kurz davor, meinen Jahreswechsel zu ruinieren. Ein Budget-Verantwortlicher hat gerade sechs Monate zerknitterte Belege hochgeladen, „unten in meinem Rucksack gefunden". Ein weiterer Ping verkündet, dass eine Führungskraft vergessen hat, sämtliche Rechnungen eines Lieferanten für Q4 zu erfassen. Mein letzter Monatsabschluss ist plötzlich veraltet – und der Rest des Unternehmens kann den Zahlen meines Teams nicht mehr vertrauen.
Wenn sich das Jahr dem Ende zuneigt, ist eine Bestandsaufnahme natürlich. Aber ich zögere, zu viel Zeit mit dem Blick zurück zu verbringen – denn das ist der Modus, in dem zu viele Mitglieder zu vieler Finance-Teams den Großteil ihres Arbeitslebens verbringen: einfach nur die Vergangenheit zusammenrechnen.
Als noch relativ neue CFO von Spendesk, einem wichtigen Tool für alle in unserem Berufsfeld, möchte ich dazu beitragen, uns allen mehr Freiraum für strategisches Denken zu verschaffen. Mein Ziel ist es, dass CFOs – und diejenigen, die eines Tages in ihre Reihen aufsteigen – als strategische Assets für ihr Unternehmen gesehen werden und nicht nur als die Buchhalter im Hinterzimmer.
Mein Ziel: Periodenabschluss in 2 Tagen
Mit diesem Ziel vor Augen schauen wir lieber nach vorn. Ich möchte mir eine Herausforderung stellen: Spendesk als Unternehmen ist derzeit in der Lage, die Bücher etwa 5-6 Tage nach Periodenende abzuschließen. Ich möchte das auf ca. zwei Tage reduzieren. Genauer gesagt würde ich gerne den gesamten Prozess in zwei Pre-Close-Tagen und 1-2 Post-Close-Tagen abwickeln. Ich werde Sie in den kommenden Monaten über unsere Fortschritte auf dem Laufenden halten.
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Warum der traditionelle Periodenabschluss so lange dauert
Wie viele Rollen hat sich auch das Finanzteam in diesem Jahrhundert fast bis zur Unkenntlichkeit verändert. Vor zwanzig Jahren hatte jedes Finance-Team noch eine:n eigene:n Buchhalter:in, der/die sich ausschließlich auf die Kreditorenbuchhaltung konzentrierte – meist die jüngste Person im Team. Heute ist diese Einstiegsrolle praktisch verschwunden, da die Funktion automatisiert wurde. Das klingt zwar so, als würde Technologie Jobs vernichten, ist aber tatsächlich aufregender – Technologie übernimmt die mühsamen Aufgaben und erweitert die Grenzen der Finanzfunktion.
Denn wie wir alle wissen, kann der Prozess des Periodenabschlusses jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr manchmal wirklich ermüdend sein.
Die größten Zeitfresser beim Financial Close
In den frühen Jahren meiner Karriere begannen wir etwa eine Woche vor Periodenende damit, diese Aufgaben zu bewältigen:
Papierbelege und Rechnungen verfolgen und nachfordern
Belege digitalisieren und Daten in Buchhaltungssysteme übertragen
Rückstellungen für fehlende Belege buchen
Manuelle Abstimmungen zwischen verschiedenen Systemen
Fehlerkorrektur und Nachbuchungen
Wir konnten erst vielleicht fünf, vielleicht sieben, vielleicht noch mehr Tage nach dem Stichtag abschließen. Zu diesem Zeitpunkt waren dann endlich alle wichtigen Finanzberichte – GuVs, Umsatzanalysen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen – zur Veröffentlichung bereit.
Das Problem: Finance hinkt hinterher
Während das Finanzteam Belege jagt, wartet das Unternehmen nicht. Die Produktabteilung launcht neue Features. Der Vertrieb schließt Deals ab. Es besteht die Gefahr, dass Finance als abgehängt wahrgenommen wird – noch am letzten Monat dran, während alle anderen längst voranschreiten.
Diese Verzögerung hat konkrete Konsequenzen:
Entscheidungsträger arbeiten mit veralteten Zahlen
Strategische Planung basiert auf Daten von vor Wochen
Das Finanzteam wird als reaktiv statt proaktiv gesehen
CFOs haben keine Zeit für strategische Beratung
Wie Automatisierung den Buchhaltungsabschluss beschleunigt
Es gibt jedoch Hoffnung. Moderne digitale Finanztools – ja, einschließlich der Lösungs von Spendesk – haben diese lästigen Aktivitäten wie das Nachverfolgen von Papierbelegen bereits von vielleicht sieben Tagen auf zwei reduziert.
Von Quartals- zu Monatsabschlüssen
Diese Verbesserungen helfen Unternehmen auch dabei, häufiger abzuschließen. Vor acht Jahren, als ich als CFO anfing, waren monatliche Abschlüsse ein Luxus, der nur großen Unternehmen vorbehalten war. KMU machten Quartalsabschlüsse und flogen 60-90 Tage am Stück blind, weil der manuelle Aufwand unerschwinglich teuer war.
Da Automatisierung finanzielle Genauigkeit demokratisiert, kann ein Startup mit fünf Mitarbeitenden dieselbe Abschlussfrequenz haben wie ein Fortune-500-Unternehmen.
Monatliche Abschlüsse sind nicht mehr erstrebenswert – sie sind erschwinglich.
Die Vorteile eines schnellen Periodenabschlusses
Je straffer wir als Berufsstand diesen Periodenabschluss halten können, desto besser für alle:
Für das Unternehmen:
Finanzberichte spiegeln die Realität genauer wider
Aktuelle Daten ermöglichen bessere Entscheidungen
Höhere Agilität in schnelllebigen Märkten
Für Finanzteams:
Mehr Zeit für strategisches Denken statt manueller Arbeit
Wahrnehmung als Führungskräfte statt als Verwaltung
Möglichkeit, proaktiv statt reaktiv zu agieren
Die Zukunft: Live Close transformiert Finance
Die nächste Stufe für Finance-Teams wird der Übergang zu einer „Live-Close"-Welt sein, in der der gesamte komplizierte Prozess des Periodenabschlusses im Wesentlichen automatisiert wird.
Live Close bedeutet:
Kontinuierliche Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten
Automatische Belegerfassung in Echtzeit
Regelbasierte Buchungen ohne manuelle Eingriffe
Sofortige Verfügbarkeit aktueller Finanzberichte
Mit Blick auf 2026 freue ich mich darauf zu sehen, wie Technologie die Finanzfunktion weiter aufwerten kann. Die Tage, in denen wir nur als die Buchhalter:innen im Hinterzimmer gesehen werden, sind gezählt.
Wann ist Ihr Periodenabschluss? Was ist Ihr Ziel für 2026? Lassen Sie uns gemeinsam die Messlatte höher legen!
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Pauline Babel
Pauline Babel ist als Chief Financial Officer bei Spendesk tätig. In dieser Position ist sie für die Finanzstrategie und die Implementierung von KI verantwortlich.
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