)
)
Die Buchhaltung soll vor allem eins sein: zuverlässig und überschaubar. Gleichzeitig verlangen Gesetzgeber und Steuerberater eine klare, nachvollziehbare Dokumentation. Zwei zentrale Begriffe, die im buchhalterischen Alltag häufig fallen – und doch nicht immer sofort verständlich sind – lauten: Kontierung und Vorkontierung.
Während die Kontierung einen unmittelbar buchhalterisch wirksamen Vorgang darstellt, dient die Vorkontierung primär der Vorbereitung. Beide Prozesse greifen ineinander – und nur wenn sie klar definiert und effizient organisiert sind, läuft die Buchhaltung zuverlässig, fehlerfrei und rechtssicher.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich genau hinter diesen Begriffen verbirgt, wie sie im Arbeitsalltag umgesetzt werden, worauf Sie achten sollten – und wie moderne Tools Sie bei der effizienten Buchhaltung unterstützen können.
Vorkontierung: Bedeutung einfach erklärt
Die Vorkontierung ist ein vorbereitender Schritt in der Buchhaltung. Sie sorgt dafür, dass Belege vor der eigentlichen Buchung strukturiert, mit allen notwendigen Informationen versehen und einem passenden Buchhaltungskonto zugewiesen werden – noch bevor der Buchungssatz gebildet wird.
Das Ziel: Die spätere Kontierung soll reibungslos, effizient und fehlerfrei erfolgen. In der Praxis bedeutet das: Auf jedem Beleg werden Angaben notiert wie:
Belegdatum
Betrag
Kostenstelle
Kostenträger
verantwortliche Person
Diese Daten sind entscheidend, um Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) korrekt abzubilden.
Gerade wenn externe Steuerberater:innen die Buchführung übernehmen, ist eine saubere Vorkontierung unerlässlich. Sie schafft Nachvollziehbarkeit und spart Zeit – sowohl für Ihre internen Prozesse als auch für Ihre Partner:innen im Steuerwesen.
Vorkontierung – Beispiele:
Auf einem Rechnungsbeleg wird per Hand notiert: „Bürobedarf“, „119 € brutto“, „19 % USt“ – das ist ein typischer Fall der manuellen Vorkontierung.
In einer Buchhaltungssoftware werden beim Hochladen von Rechnungen und Belegen automatisch Buchungsvorschläge gemacht.
Was bedeutet Kontierung?
Kontierung bedeutet in der Buchhaltung, dass ein konkreter Geschäftsfall einem passenden Sachkonto zugeordnet wird – also: Welcher Betrag wird auf welches Konto gebucht? Diese Zuordnung erfolgt durch einen sogenannten Buchungssatz, der nach dem Muster aufgebaut ist: Soll-Konto an Haben-Konto.
Eine ordnungsgemäße Kontierung basiert immer auf einem Beleg (Rechnung, Quittung etc.) und orientiert sich an dem internen Kontenplan des Unternehmens – z. B. SKR03 oder SKR04.
Kontierung Beispiel
Sie erhalten eine Rechnung über 119 € für Büromaterial. Dann lautet der Buchungssatz: 4930 (Bürobedarf) an 1200 (Bank)
Das Konto „Bürobedarf“ wird im Soll angesprochen (die Ausgaben steigen), das Bankkonto im Haben (der Geldbestand sinkt).
Kontierung in 3 Schritten
Die Kontierung erfolgt typischerweise in drei Schritten:
Belegerfassung: Belege werden gesammelt, mit Datum, Betrag und Eingangsvermerk versehen.
Sortierung: Die Unterlagen werden chronologisch sortiert oder nach Buchungskreisen geordnet.
Inhaltliche Prüfung & Buchung: Belege werden auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft. Dann erfolgt die Kontierung durch Bildung eines Buchungssatzes.
Kontenpläne und Kontenrahmen
Basis jeder Kontierung ist ein individueller Kontenplan, der sich meist aus einem standardisierten Kontenrahmen ableitet. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Rahmen:
SKR03 / SKR04 für allgemeine Unternehmen
IKR für Industrie
BKR für Banken
KR für Kliniken und soziale Einrichtungen
Diese Rahmen definieren, welche Konten in welcher Struktur geführt werden sollen. Wichtig: Wer kontiert, muss den gültigen Kontenplan des Unternehmens kennen und konsequent anwenden.
Belege als Grundlage jeder Buchung
Nach dem Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ sind vollständige und korrekt ausgestellte Belege die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung. Man unterscheidet zwischen internen und externen Belegen:
Fremdbelege: z. B. Eingangsrechnungen oder Kontoauszüge
Eigenbelege: z. B. Ausgangsrechnungen oder interne Buchungen
Zusätzlich gibt es noch eine 3 Art von Beleg:
Notbelege: Ersatzbelege bei verlorenen Originalen (z. B. Taxifahrt ohne Quittung)
Alle Belege müssen fortlaufend nummeriert, nach Datum sortiert und für die Dauer von 10 Jahren archiviert werden – entweder physisch oder GoBD-konform digital.
)
Kontierung und Controlling: Zwei Seiten einer Medaille
Die Qualität Ihrer Kontierung entscheidet auch über die Qualität Ihrer Kostenrechnung und Ihres Controllings. Nur wenn Kosten korrekt den richtigen Stellen zugewiesen wurden, sind sinnvolle Analysen möglich – etwa zu Produktionskosten oder zur Rentabilität einzelner Abteilungen.
Fehlerhafte oder fehlende Kontierungen erschweren nicht nur die interne Auswertung, sondern können auch zu Problemen bei Prüfungen oder Jahresabschlüssen führen.
Digitale Unterstützung: So optimieren Sie Ihre Prozesse
Gerade bei wachsendem Belegvolumen lohnt sich die Investition in digitale Lösungen – insbesondere für Unternehmen ab einer Mitarbeiteranzahl von 50. Moderne Buchhaltungsprogramme – häufig mit KI-Funktion – übernehmen die Vorkontierung automatisch oder schlagen passende Konten auf Basis Ihres individuellen Kontenplans vor.
Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöht auch die Buchungsqualität. Durch digitale Workflows werden Belege automatisch erfasst, geprüft und archiviert – und Ihre Buchhaltung arbeitet mit tagesaktuellen Zahlen.
Fazit: So machen Sie Ihre Buchhaltung zukunftssicher
Die Vorkontierung schafft Ordnung – die Kontierung sorgt für rechtssichere und strukturierte Buchungen. Gemeinsam bilden sie das Rückgrat Ihrer Buchhaltung. Wer die Prozesse sauber trennt, systematisch umsetzt und mit modernen Tools wie Spendesk unterstützt, profitiert von:
effizienteren Abläufen
weniger Fehlern
aussagekräftigeren Auswertungen
reibungsloser Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen
Ob mit Papier, Excel oder KI – wichtig ist, dass jede Buchung nachvollziehbar, vollständig und korrekt durchgeführt wird. Damit Ihre Zahlen auch das zeigen, was wirklich im Unternehmen passiert.
Sie brauchen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Buchaltungsprozesse? Wir von Spendesk helfen Ihnen gerne! Buchen Sie noch heute eine kostenlose, unverbindliche Demo.
Häufig gestellte Fragen: Kontierung & Vorkontierung
Alle Fragend und Antworten zum Thema Kontierung und Vorkontierung im Überblick:
Was bedeutet Kontierung in der Buchhaltung?
Kontierung Bedeutung: Die Kontierung bezeichnet die Entscheidung, auf welches Sachkonto ein Geschäftsvorfall gebucht werden soll. Dabei wird ein Buchungssatz erstellt, nach dem Prinzip: Soll-Konto an Haben-Konto.
Was ist die Vorkontierung?
Vorkontierung Definition: Die Vorkontierung ist die Vorarbeit zur Buchung – z. B. durch handschriftliche Hinweise oder automatische Buchungsvorschläge.
Die Vorkontierung ist demnach die vorbereitende Zuordnung von Belegen zu Konten, noch bevor die Buchung ins System erfolgt. Sie dient dazu, dem Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen die Arbeit zu erleichtern.
Was ist der Unterschied zwischen Kontierung und Vorkontierung?
Vorkontierung: Vorbereitende Maßnahme, bei der ein Beleg mit einem vorläufigen Buchungsvorschlag versehen wird
Kontierung: Die eigentliche Kontierung bzw der eigentliche Buchungsschritt – ein Beleg wird geprüft und mit einem endgültigen Buchungssatz in das Buchhaltungssystem übernommen
Belege und Rechnungen kontieren - so geht's
Um Rechnungen oder Belege zu kontieren, geht man in drei Schritten vor:
Belege erfassen und prüfen
Belege chronologisch sortieren
Buchungssatz erstellen und den entsprechenden Konten zuordnen
)
)
)
)
)
)