Geschäftsreisen buchen – die acht hilfreichsten Tools

Auch wenn die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kollegen im Ausland dank Digitalisierung immer einfacher wird, bleibt die Reisefreude von Unternehmen ungebrochen. Dabei ist die Organisation von Dienstreisen nach wie vor unnötig kompliziert – zumindest für Firmen, die dies auf altmodische Art tun.

Wenn Mitarbeiter sich mit komplizierten Richtlinien rumschlagen müssen, Flüge und Unterkünfte finden, die ins Budget passen, und dann auch noch alles mit eigenem Geld oder der Firmenkreditkarte bezahlen sollen, dann besteht in jedem Fall Potential zur Optimierung.

Dafür reichen glücklicherweise schon ein oder zwei geeignete Tools, die manuelle Aufgaben automatisieren und so Zeit und Mühe sparen.

Die folgenden Angebote helfen Ihnen dabei, Geschäftsreisen einfacher zu managen.

Tools zum Buchen von Geschäftsreisen

Oft starten die Probleme schon ganz am Anfang: beim Buchen der Reise. Man kennt das Reiseziel und idealerweise auch die Reisedauer – aber wie geht es weiter?

Es gibt zwei Optionen:

1. Ein Travel Manager oder ein designiertes Teammitglied (z.B. Office Manager) ist zuständig für Buchungen.

2. Die Mitarbeiter buchen ihre Reisen selbst – mit klaren Richtlinien und einer Anleitung.

Die zweite Variante ist in der Regel die bessere. Viele Mitarbeiter bevorzugen es, ihre Reisen selbst zu verwalten.

Dabei wollen Vorgesetzte und Buchhaltung nicht ständig eingebunden sein. Gleichzeitig ist es aber wichtig, dass alle Reiseaktivitäten später nachvollziehbar sind und die jeweiligen Belege zugänglich.

Mit den folgenden Tools lässt sich der Buchungsprozess vereinfachen.

1. Perk, ehemals TravelPerk

Perk ist eine Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement. Das Unternehmen war früher unter dem Namen TravelPerk bekannt und wurde im November 2025 in Perk umbenannt. Die Plattform verbindet heute Reisebuchungen mit Ausgabenmanagement und Richtlinienkontrolle.

Mitarbeitende können Flüge, Hotels, Zugverbindungen und Mietwagen über eine zentrale Plattform buchen. Unternehmen können dabei Reiserichtlinien, Budgets und Freigabeprozesse hinterlegen.

Auch für Finanzteams ist dieser zentrale Ansatz hilfreich. Buchungen, Ausgaben und Belege werden an einem Ort zusammengeführt. Dadurch lassen sich Geschäftsreisen leichter nachvollziehen und auswerten.

Perk bietet unter anderem:

• Buchung von Flügen, Hotels, Zügen und Mietwagen

• Verwaltung von Reiserichtlinien und Budgets

• Erfassung von Reiseausgaben

• Zentrale Übersicht über Buchungen und Kosten

• Unterstützung bei Genehmigungen und Abrechnungen

Im Vergleich zu klassischen Buchungsportalen richtet sich Perk speziell an Unternehmen. Dadurch können Unternehmen ihren Mitarbeitenden mehr Eigenständigkeit ermöglichen, ohne die Kontrolle über Reiseausgaben zu verlieren.

2. AirBnb for Work

Airbnb for Work richtet sich an Unternehmen, die Unterkünfte für Geschäftsreisen über Airbnb buchen möchten. Unternehmen können ein Firmenprogramm einrichten und Mitarbeitende zu diesem Programm einladen.

Geschäftsreisen lassen sich als solche kennzeichnen und mit zusätzlichen Informationen versehen. Je nach Konfiguration können Mitarbeitende außerdem die Firmenkarte für die Buchung verwenden. Reiseverantwortliche und Travel Manager können auf Buchungsdetails und Belege zugreifen.

Airbnb for Work kann sich besonders für Unternehmen eignen, die ihren Mitarbeitenden bei der Auswahl von Unterkünften mehr Flexibilität bieten möchten. Neben klassischen Unterkünften stehen je nach Reiseziel auch größere Wohnungen oder Häuser für Teams zur Verfügung.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Verwaltung von Geschäftsreisen über ein Unternehmensprofil

• Kennzeichnung von Buchungen als Geschäftsreise

• Zugriff auf Reisedaten und Belege

• Einbindung von Travel Managern oder Reiseverantwortlichen

• Möglichkeit zur Nutzung einer Firmenkarte, sofern eingerichtet

Airbnb for Work ist jedoch nicht mit einer vollständigen Reisekostenmanagement-Lösung gleichzusetzen. Für die anschließende Erfassung und Abrechnung der Ausgaben kann ein zusätzliches Tool erforderlich sein.

3. TravelBank

TravelBank kombiniert Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement. Unternehmen können Flüge, Hotels und Mietwagen buchen und dabei Budgets sowie Genehmigungen festlegen.

Darüber hinaus bietet TravelBank Funktionen für die Erfassung von Geschäftsausgaben, die Verwaltung von Firmenkarten und die Erstellung von Reports. Die Plattform kann auch mit bestehenden Firmenkarten verbunden werden.

Für Unternehmen entsteht dadurch eine zentrale Übersicht über Reisebuchungen und die damit verbundenen Ausgaben. Mitarbeitende können innerhalb der vorgegebenen Richtlinien buchen, während Finanzteams die Kosten überwachen und auswerten können.

TravelBank bietet unter anderem:

• Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen

• Individuelle Budgets und Genehmigungsprozesse

• Erfassung und Verwaltung von Geschäftsausgaben

• Integration bestehender Firmenkarten

• Virtuelle Karten

• Reporting und Auswertungen

TravelBank ist besonders für Unternehmen interessant, die Reisebuchungen und Ausgabenmanagement in einer Plattform verbinden möchten.

4. Flightfox

Flightfox unterstützt Unternehmen bei der Planung und Organisation komplexer Reisen. Der aktuelle Schwerpunkt liegt insbesondere auf Gruppenreisen, Firmen-Offsites, Konferenzen und internationalen Reiseprogrammen.

Die Plattform kombiniert digitale Funktionen mit persönlicher Unterstützung durch Reiseexpertinnen und Reiseexperten. Das kann hilfreich sein, wenn viele Personen von unterschiedlichen Orten aus anreisen oder eine Reise aus mehreren Bestandteilen besteht.

Flightfox bietet unter anderem:

• Unterstützung bei Gruppenreisen

• Organisation von Firmen-Offsites und Konferenzen

• Buchung von Flügen, Hotels und Veranstaltungsorten

• Verwaltung komplexer Reisepläne

• Reiseunterstützung bei kurzfristigen Änderungen

• Berichte zu Reiseausgaben

Damit richtet sich Flightfox weniger an Unternehmen, die lediglich einzelne Standardreisen buchen möchten. Interessant ist das Tool vor allem für Teams, die regelmäßig größere oder organisatorisch anspruchsvolle Reisen planen.

Tools zum Verwalten von Reisekosten

Die Buchung einer Geschäftsreise ist nur der erste Schritt. Anschließend müssen weitere Ausgaben wie Hotelkosten, Mahlzeiten, Transfers oder Taxifahrten erfasst und abgerechnet werden.

In der Praxis entstehen dabei häufig verschiedene Zahlungswege:

• Eine Reise wird mit einer Firmenkarte gebucht.

• Mitarbeitende bezahlen kleinere Ausgaben selbst.

• Rechnungen werden später per Überweisung beglichen.

• Belege werden erst nach der Rückkehr eingereicht.

• Die Kosten müssen einem Mitarbeitenden, Projekt oder Budget zugeordnet werden.

Ohne einen zentralen Prozess kann es dadurch schnell unübersichtlich werden. Tools für Ausgaben- und Reisekostenmanagement helfen dabei, Zahlungen, Belege und Genehmigungen zusammenzuführen.

5. Spendesk

Spendesk bietet eine Plattform zur Verwaltung von Unternehmensausgaben. Dazu gehören Firmenkarten, Spesen, Rechnungen, Genehmigungen und Auswertungen. Auch Reisekosten lassen sich damit zentral erfassen und verwalten.

Für eine Geschäftsreise können Unternehmen beispielsweise Budgets und Ausgabenlimits festlegen. Mitarbeitende bezahlen ihre Ausgaben mit einer passenden Firmenkarte oder reichen Belege über die Plattform ein.

Die Zahlungen und Belege werden anschließend den jeweiligen Mitarbeitenden, Budgets oder Projekten zugeordnet. Finanzteams erhalten dadurch eine bessere Übersicht über laufende und bereits getätigte Ausgaben.

Spendesk bietet unter anderem:

• Physische und virtuelle Firmenkarten

• Budgets und Ausgabenlimits

• Digitale Erfassung von Belegen

• Verwaltung von Spesen und Mitarbeiterauslagen

• Genehmigungsprozesse

• Rechnungsmanagement

• Echtzeitübersicht über Unternehmensausgaben

• Schnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen

Ein Beispiel: Ein Teammitglied bucht einen Flug mit einer virtuellen Firmenkarte. Während der Reise bezahlt es weitere Ausgaben mit einer Firmenkarte und lädt die entsprechenden Belege direkt über die App hoch.

Die Ausgaben können anschließend automatisch dem richtigen Mitarbeitenden und dem entsprechenden Budget zugeordnet werden. Das reduziert den manuellen Aufwand für die Buchhaltung und erleichtert die Reisekostenabrechnung.

6. Spendee

Spendee ist eine App zur persönlichen Finanzplanung. Sie ermöglicht es, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, Budgets festzulegen und verschiedene Finanzkonten zu verwalten.

Die App kann für Einzelpersonen oder kleine Teams interessant sein, die eine einfache Übersicht über Ausgaben benötigen. Spendee wurde jedoch nicht speziell für Unternehmen oder Geschäftsreisen entwickelt.

Funktionen wie professionelle Genehmigungsprozesse, Firmenkarten, steuerkonforme Reisekostenabrechnungen oder Buchhaltungsintegrationen stehen bei Spendee nicht im Mittelpunkt.

Daher sollte Spendee nicht als vollständige Lösung für das geschäftliche Ausgabenmanagement verstanden werden. Für Unternehmen mit regelmäßigem Reiseaufkommen sind spezialisierte Tools in der Regel besser geeignet.

Weitere hilfreiche Tools für Geschäftsreisen

Neben Buchungs- und Ausgabenmanagement-Tools gibt es Anwendungen, die Geschäftsreisen übersichtlicher und angenehmer machen können.

7. TripIt

TripIt ist eine App zur Organisation von Reiseplänen. Sie bündelt Buchungsbestätigungen und erstellt daraus eine übersichtliche Reiseroute.

Dafür können Reisende ihre Bestätigungs-E-Mails an TripIt weiterleiten. Die App erkennt die relevanten Informationen und fasst sie in einem Reiseplan zusammen. Dadurch sind Flug-, Hotel- und Mietwageninformationen an einem zentralen Ort verfügbar.

TripIt bietet unter anderem:

• Automatische Erstellung von Reiserouten

• Übersicht über Flüge, Hotels und andere Buchungen

• Zugriff über Desktop und mobile App

• Reiseinformationen an einem zentralen Ort

• Flugbenachrichtigungen in der Pro-Version

TripIt eignet sich vor allem als ergänzendes Organisationstool. Es ersetzt keine Plattform für die Buchung von Geschäftsreisen und übernimmt auch nicht die vollständige Reisekostenabrechnung.

8. Airhelp

AirHelp unterstützt Reisende bei der Prüfung und Durchsetzung möglicher Entschädigungsansprüche nach Flugverspätungen, Flugausfällen oder verweigerter Beförderung.

Der Service prüft, ob ein Anspruch bestehen könnte, und übernimmt auf Wunsch die weitere Kommunikation mit der Fluggesellschaft.

AirHelp ist damit kein Tool zur Buchung oder Verwaltung von Geschäftsreisen. Es kann jedoch hilfreich sein, wenn bei einer Dienstreise zusätzliche Kosten oder Ansprüche aufgrund einer Flugstörung entstehen.

Vor der Nutzung sollten Unternehmen und Reisende die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen sowie die Gebühren des Anbieters prüfen. Die möglichen Ansprüche unterscheiden sich je nach Abflugort, Ziel, Fluggesellschaft und konkretem Grund der Störung.

Worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten

Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Funktionen. Vor der Auswahl eines Tools sollten daher einige Fragen geklärt werden:

• Wie viele Geschäftsreisen finden regelmäßig statt?

• Buchen Mitarbeitende ihre Reisen selbst oder übernimmt ein zentrales Team die Buchung?

• Müssen Reiserichtlinien und Budgets automatisch berücksichtigt werden?

• Sollen Firmenkarten direkt mit den Buchungen verbunden werden?

• Wie werden Belege und Mitarbeiterauslagen erfasst?

• Welche Buchhaltungs- oder ERP-Systeme müssen angebunden werden?

• Werden Reisekosten nach Mitarbeitenden, Projekten oder Kostenstellen ausgewertet?

• Ist ein persönlicher Support bei Umbuchungen und Problemen erforderlich?

Für kleinere Unternehmen kann eine einfache Kombination aus Buchungsplattform und Ausgabenmanagement ausreichen. Größere Unternehmen profitieren häufig von einer integrierten Lösung, die Buchung, Zahlung, Belegerfassung, Genehmigung und Reporting miteinander verbindet.

Fazit

Geschäftsreisen lassen sich mit den richtigen Tools deutlich einfacher organisieren. Buchungsplattformen wie Perk, Airbnb for Work, TravelBank oder Flightfox unterstützen Unternehmen bei der Planung und Buchung von Reisen.

Für die Verwaltung von Reisekosten sind Lösungen wie Spendesk besonders hilfreich. Sie verbinden Firmenkarten, Budgets, Belege, Genehmigungen und Abrechnungen in einem zentralen System.

Ergänzende Apps wie TripIt können die Reiseplanung erleichtern. Services wie AirHelp helfen dagegen bei Flugproblemen und möglichen Entschädigungsansprüchen.

Entscheidend ist, dass Unternehmen nicht nur die Buchung betrachten. Ein effizienter Prozess sollte die gesamte Geschäftsreise abdecken, von der Planung über die Zahlung bis zur vollständigen Abrechnung und Auswertung der Kosten.