Nouveautés d'automne

Spendesk's Multi-entity Hub centralizes management of all company entities into a single dashboard. The hub provides real-time visibility into available, committed, and unspent funds, consolidated pending requests and invoices, and cross-entity payables tracking. Spendesk’s Multi-entity Hub reduces reconciliation errors and speeds decision-making and is available on selected plans with admin controls for entity-level permissions.

Spendesk will offer a native Sage 100 integration for French customers that imports bank accounts, VAT settings, and expense accounts with one click and exports transactions and supporting documents directly into the Sage 100 purchase journal. This integration streamlines bookkeeping and reduces manual exports; availability will be limited to French customers on selected plans.

Spendesk has improved file-based exports with a faster backend that supports unlimited rows and greater stability for large datasets. New export features include retroactive template selection, custom columns for journal codes and VAT account names, and enhanced template control to tailor purchase journals for specific accounting systems, reducing manual adjustments during month-end reconciliations.

Spendesk's NetSuite integration uses the Accounting Date as the primary export date to ensure transactions hit the intended accounting period. By default the Accounting Date matches the Invoice Date, and admins can override it to align with an open NetSuite period to avoid export failures caused by closed periods; this setting is available on selected plans.

Spendesk assigns unique document IDs to all payables so each payable is uniquely traceable across bookkeeping and audits. Unique IDs enable automatic duplicate detection, support VAT and regulatory compliance, and let auditors locate specific payables quickly. This feature reduces reconciliation errors and speeds audit responses by linking each payable to a single immutable identifier within Spendesk.

Spendesk supports dynamic role-based approval flows that assign approvals to roles such as Cost Centre Owner and Reporting Manager rather than named individuals. Role-based flows let Spendesk automatically route requests to the current role-holder, integrate with HR connectors for automated Reporting Manager assignments, and reduce maintenance of multiple per-person workflows; role-based approvals are available on selected plans.

Spendesk enables bulk expense submission and bulk approval to accelerate expense processing. Requesters can bundle multiple expenses into a single claim, and budget owners can review grouped requests and approve all items with one action or swipe. Spendesk supports bulk approval on desktop, iOS, and Android, while bulk submission is available on desktop, reducing admin time for finance teams.

Spendesk lets Account Owners assign approve-and-pay permissions to team members while enforcing a four-eyes approval workflow for wire transfers. Assigned users can approve and execute payments in Spendesk, with each step logged for auditability. This delegation speeds invoice payments while maintaining control and a tracked approval trail across Spendesk’s transaction history.

Spendesk will expand UK mileage claims to support company car mileage and passenger-inclusive reimbursements, allowing claim values to reflect travelling with additional employees. These updates let finance teams capture more accurate travel costs in Spendesk, simplify mileage reimbursement workflows, and ensure claims reflect company car rules and passenger adjustments; availability will be provided on selected plans.

Spendesk enables line itemisation in PO requests so requestors can split requests into individual items with quantities and values using the 'Split into Items' control. Line itemisation improves procurement accuracy, prepares clearer Purchase Order PDFs, and reduces PO-to-invoice mismatches by capturing item-level data within Spendesk; this capability is available on selected plans.

Spendesk generates pre-filled Purchase Order PDFs from approved PO requests that include line itemisation, amounts, delivery address, and custom instructions. Requestors can edit fields before export, producing a ready-to-send PO PDF that aligns with internal approvals and reduces manual adjustments. PO PDF generation is available on selected Spendesk plans.

Spendesk provides a detailed audit trail and notifications for supplier bank changes that Account Owners and Controllers can access via a 'View History' button. Change logs record who updated details, email alerts notify key users on updates, and a downloadable history supports audits. This supplier bank-change tracing is available on all Spendesk plans and strengthens payment security.

Spendesk automatically links incoming invoices to associated purchase orders by suggesting PO numbers and matching amounts, and it highlights any discrepancies between PO and invoice values. Matched invoices are routed to the employee who raised the PO for review, speeding reconciliation and improving invoice-to-PO accuracy; this auto-linking is available on selected plans.

Spendesk distributes new features across plan tiers: some capabilities like supplier bank change tracing are available on all plans, while advanced features such as the Multi-entity Hub, NetSuite Accounting Date controls, and certain integrations are offered on selected plans. Contact Spendesk sales to confirm feature availability for a specific plan and account configuration.

Spendesk admins enable features through the Admin dashboard and Integrations page or by requesting plan upgrades from Spendesk sales. For role-based approvals, connect an HR integration in Spendesk to auto-populate Reporting Manager roles; for accounting exports, configure export templates under Bookkeep or the Accounting Integrations settings to enable new journal and export options.

Bientôt disponible exclusivement pour nos clients français, cette nouvelle intégration simplifiera la gestion financière à travers votre suite d'outils.

Importation transparente: Transférez vos paramètres Sage 100 dans Spendesk en un seul clic. Cela inclut les comptes bancaires, les détails de TVA, les comptes de dépenses, et plus encore.
Exportation sans effort: Déplacez les transactions, les créances et les documents justificatifs de Spendesk directement dans le journal des achats de Sage 100.

Cette fonctionnalité sera disponible sur certains plans. Pour plus de détails sur la manière dont elle peut simplifier vos processus, contactez-nous.
Nos mesures de sécurité suivent des standards de pratique qui se sont avérés fiables et robustes. Ces mesures peuvent évoluer en prévision des risques futurs, et Spendesk évoluera toujours en fonction pour protéger vos données financières.

Consultez notre politique de confidentialité complète pour en savoir plus.

Profitez d'exportations plus rapides et flexibles grâce à nos dernières mises à jour. Notre nouveau service backend offre une meilleure vitesse et fiabilité, sans limite de lignes, optimisant la gestion des grands ensembles de données.

Personnalisez vos modèles d’exportation avec de nouvelles options, notamment la sélection rétroactive et des colonnes supplémentaires pour les codes de journal et les noms de comptes de TVA, assurant une intégration fluide avec vos systèmes comptables.

Adaptez désormais les journaux d’achats pour répondre à des besoins spécifiques et garantir une plus grande précision dans vos rapports financiers, facilitant l’intégration des données avec différents logiciels comptables.

À venir: dates d’amortissement - Ajoutez bientôt des dates et des calendriers d’amortissement dans Bookkeep pour simplifier la gestion des dépenses prépayées et optimiser vos processus comptables.

Nous avons amélioré notre intégration NetSuite pour renforcer la précision de vos données financières.

Date comptable : La date comptable est désormais la date principale utilisée lors du transfert de données vers NetSuite, garantissant que les dépenses sont enregistrées dans la période comptable correcte. Par défaut, la date comptable correspond à la date de facture, mais vous pouvez désormais l'ajuster pour qu'elle soit alignée avec une période comptable ouverte dans NetSuite, évitant ainsi les erreurs liées aux périodes clôturées et les échecs d'exportation.

Cette mise à jour n'est disponible que sur certains plans. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter.
Nos mesures de sécurité suivent des standards de pratique qui se sont avérés fiables et robustes. Ces mesures peuvent évoluer en prévision des risques futurs, et Spendesk évoluera toujours en fonction pour protéger vos données financières.

Consultez notre politique de confidentialité complète pour en savoir plus.

Améliorez la précision financière en attribuant des identifiants uniques à chaque document fournisseur.

Vous pouvez ainsi :
Détecter les doublons : Identifiez rapidement les factures en double, évitant les erreurs de TVA, les problèmes de conformité et les incohérences.

Assurer la conformité : Les identifiants uniques répondent aux exigences réglementaires lors de la transmission des documents aux autorités, garantissant des enregistrements conformes et à jour.

Simplifier les audits : Lors des audits, les identifiants uniques facilitent le suivi et la gestion des documents, assurant une vérification fluide et cohérente.

Cette amélioration garantit une identification claire de chaque transaction, rendant vos opérations financières plus fiables et structurées.

Simplifiez la création de flux de validation en élaborant un flux unique et adaptable qui fonctionne à travers différentes équipes en utilisant de nouveaux rôles plutôt que des noms individuels, permettant ainsi une attribution automatique à la personne appropriée.

Attribution dynamique des rôles : Configurez des flux de travail avec le nouveau rôle de « Responsable de Centre de Coût » pour attribuer dynamiquement la personne correcte. Un nouveau rôle de « Responsable des Rapports » sera bientôt disponible, pouvant être attribué manuellement ou récupéré depuis votre outil RH.
Validation simplifiée : Cela permet à un flux de validation de s'adapter à différentes équipes, garantissant que les bonnes personnes sont toujours impliquées grâce à des validations intelligentes basées sur les rôles.
Automatisation améliorée : Automatisez les flux de travail pour permettre aux responsables de centre de coût et aux responsables des rapports de gérer les validations de manière efficace.
Attribution des rôles : Tous les clients pourront attribuer les rôles manuellement, mais une fois la fonctionnalité activée, ceux disposant d'un outil RH connecté pourront bénéficier d'attributions automatiques des rôles de « Responsable des Rapports ».

Cette fonctionnalité est disponible dans certains plans. Contactez-nous pour en savoir plus.

Nous avons amélioré la gestion de vos dépenses avec de nouvelles fonctionnalités de soumission et d'approbation en masse, conçues pour vous faire gagner du temps et simplifier les processus. Les demandeurs et les approbateurs peuvent désormais soumettre plusieurs dépenses en une seule fois :

Soumission en masse : Les demandeurs peuvent désormais regrouper plusieurs dépenses en une seule demande, rendant la gestion de leurs soumissions plus rapide et plus facile.

Approbation simplifiée : Les propriétaires de budget peuvent examiner et approuver plusieurs demandes en même temps. Les utilisateurs peuvent également swiper pour approuver les demandes individuelles ou regroupées.

Disponibilité sur la plateforme : Bien que la soumission en masse soit actuellement disponible uniquement sur bureau, l'approbation en masse est accessible sur les plateformes bureau, iOS et Android.

Pour plus de détails sur ces nouvelles fonctionnalités, n'hésitez pas à nous contacter !

Offrez plus de flexibilité dans la gestion des virements bancaires. Les propriétaires de comptes peuvent autoriser les membres de l'équipe à approuver les virements, simplifiant ainsi les processus et gagnant du temps.

Avantages clés :
Membres de l'équipe autonomes : Donnez à votre équipe financière la possibilité d'approuver et de payer les virements, permettant une gestion plus efficace des factures tout en gardant le contrôle sur qui gère ces responsabilités.
Principe des quatre yeux : Partagez la responsabilité pour garantir que deux paires d'yeux examinent chaque virement, toutes les étapes étant traitées et suivies via Spendesk.

Nous mettons à jour nos fonctionnalités de kilométrage au Royaume-Uni pour améliorer la gestion des demandes de voyage professionnel. Ces améliorations sont conçues pour rendre le suivi et le remboursement des kilomètres encore plus efficaces.

Voici ce qui arrive bientôt:
Kilométrage des voitures de société : Bientôt, vous pourrez réclamer le kilométrage pour les voitures de société, permettant à davantage d'utilisateurs de bénéficier des frais de kilométrage.
Demandes de passagers : La valeur d'une indemnité de remboursement prendra en compte si vous voyagez avec un autre employé et les inclura dans votre demande pour un meilleur taux de remboursement.

Ces mises à jour seront disponibles dans certains plans. Pour plus de détails et vérifier si cette fonctionnalité vous convient, veuillez nous contacter.

Nous sommes ravis de vous présenter la ventilation des lignes pour les demandes de bon de commande (BC), conçue pour rendre votre processus d'achat plus transparent et précis.

Voici comment cela fonctionne :
Demandes détaillées : Listez les articles et quantités individuels dans vos demandes de BC pour garantir la clarté et réduire les erreurs. Cela rend vos demandes de BC plus faciles à lire et à traiter.
Intégration fluide : Lorsque vous créez une demande de BC, cliquez simplement sur « Diviser en articles » pour spécifier chaque article, sa quantité et sa valeur. Cette fonctionnalité prépare vos demandes pour un PDF de bon de commande clair et détaillé.

Disponible sur certains plans, cette mise à jour simplifie votre processus d'achat et améliore la précision. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter.

Simplifiez et optimisez votre processus de bon de commande avec la nouvelle génération de PDF de bon de commande dans Spendesk, pour minimiser les frictions et garantir l'exactitude tout au long du processus.

Fonctionnalités clés :
Bons de commande PDF rapides : Une fois une demande de bon de commande approuvée, les demandeurs peuvent générer un PDF de bon de commande directement dans Spendesk. Ce PDF sera pré-rempli avec les détails de la demande de bon de commande, y compris le détail des lignes et les montants. Les demandeurs peuvent également facilement modifier des champs tels que l'adresse de livraison, les commentaires de connexion et les instructions spécifiques.

Disponible dans certains plans. Pour plus de détails sur les avantages de cette fonctionnalité, veuillez nous contacter.

Nous introduisons une transparence accrue avec une nouvelle fonctionnalité pour suivre les changements bancaires des fournisseurs.

Voici ce que vous pouvez attendre :
Historique détaillé : Les Propriétaires de Compte (PC) et les Contrôleurs peuvent désormais cliquer sur le bouton « Voir l'historique » pour accéder à un journal complet des modifications apportées aux détails bancaires des fournisseurs. Cela inclut des informations sur qui a effectué les changements, garantissant ainsi la responsabilité.
Notifications instantanées : Recevez des alertes par e-mail chaque fois que les informations bancaires d'un fournisseur sont mises à jour. Cette fonctionnalité offre une visibilité immédiate sur les changements et réduit le risque d'erreurs humaines.
Enregistrements téléchargeables : Accédez à un historique téléchargeable des informations bancaires des fournisseurs, idéal pour les audits nécessitant une preuve des changements au fil du temps.

Cette fonctionnalité est disponible dans tous les plans, offrant une trace de vérification robuste pour les besoins financiers et réglementaires. Pour plus d'informations, contactez-nous.

Optimisez votre processus de réconciliation avec le lien automatique entre les bons de commande et les factures.

Une fois que la facture correspondant à une demande de bon de commande est reçue, le système identifie automatiquement et suggère le numéro de bon de commande et le montant, en soulignant les écarts si les montants diffèrent.

L'employé ayant émis la demande de bon de commande recevra également automatiquement la facture correspondante, rendant vos opérations financières plus efficaces et précises.

Cette fonctionnalité est disponible sur certains plans.