Logiciel de gestion de notes de frais 100% automatisé

100% d’automatisation, du paiement au remboursement

Gagnez du temps

Économisez 4 jours par mois en moyenne dans la gestion de vos dépenses, grâce à un outil automatisé. Concentrez-vous plutôt sur votre business et vos tâches à haute valeur ajoutée.

Simplifiez votre gestion des dépenses

Oubliez Excel, la paperasse administrative, et les erreurs. Finies les mauvaises surprises : gain de productivité assuré pour votre équipe finance et vos employés.

Rendez vos employés plus autonomes

Laissez tomber les contraintes et frustrations en interne. Responsabilisez et donnez de l’autonomie à vos équipes et salariés, en leur offrant plus de liberté pour gérer leurs achats.

Spendesk c'est 7 outils en 1

4 fois
plus rapide de faire la clôture comptable
100%
de visibilité sur toutes les dépenses
0€
frais de mise en place de la solution
95%
des reçus collectés en moins de 2 jours
Nb illimité
d'utilisateurs & moyens de paiement

Gérez vos notes de frais en quelques clics avec Spendesk

L'outil qui facilite la gestion des notes de frais, en accordant plus d’autonomie aux employés, et plus de contrôle à l'équipe finance.

Automatisation des process

Centralisez et automatisez la gestion des notes de frais de vos collaborateurs en quelques clics, du traitement jusqu’à la validation. Dites adieu aux bannettes, justificatifs manquants et erreurs de saisie. Spendesk calcule même automatiquement les bons taux applicables, identifie les potentiels doublons, pour vous faire gagner un maximum de temps.

Dématérialisation des notes de frais

Débarrassez-vous des reçus papiers grâce à un logiciel de gestion de notes de frais 100% dématérialisé. Vos employés ont juste à ouvrir l'application mobile (Android & iOS) ou web, télécharger leur justificatif, remplir quelques lignes, et à envoyer la note de frais à l'équipe finance. Tout est instantanément authentifié et ils peuvent être remboursés en quelques clics.

Suivi en temps réel

Accédez à toutes les informations de la note de frais en temps réel, concernant la soumission, la validation et le traitement de son paiement. Plus besoin d’attendre la fin du mois pour récupérer les justificatifs de vos employés, saisir manuellement les informations, enclencher le remboursement sur la paie, etc.

Centralisation de la gestion

Optimisez le pilotage de vos dépenses professionnelles à l’aide d’une interface centralisée qui regroupe et classe vos notes de frais par employé et par équipe. Finies les pièces-jointes, les feuilles volantes, les post-its. Contrôlez les montants, vérifiez les traitements, et gérez l’analytique depuis un seul tableau de bord.

Contrôle sur-mesure

Limitez les risques de perte des notes de frais : tous les justificatifs sont conservés numériquement et leur archivage est à valeur probante pour l'URSSAF. Gardez le contrôle et rendez vos employés plus autonomes en leur fournissant des cartes de paiement paramétrables et connectées pour leur éviter d’avancer des frais professionnels.

Mandana Riche Directrice Financière et Juridique chez Talent.io

Guillaume Lalau Responsable Comptable et Financier chez Evaneos

Gabrièle de Lamaze Directrice Service Client chez Plezi

Efficacité, productivité, simplicité : améliorez votre gestion interne

Pôle Finance

Consultez les pistes de vérification et d’authenticité nécessaires pour procéder au remboursement des notes de frais de vos collaborateurs en toute sécurité. Le tout au sein d’un seul et même outil, pour éviter au maximum les erreurs et gagner du temps.

Comptabilité

Avec le logiciel de gestion de notes de frais Spendesk, digitalisez la fonction comptable. Récupérez facilement les pièces comptables manquantes de vos collaborateurs. Tout est automatisé, pour moins de saisie manuelle et un réel gain de temps.

Employés

Vous n’avez plus d’avance à faire, et les délais d’édition et de remboursement de vos notes de frais sont largement raccourcis. Un paiement vient d’être effectué ? Prenez votre reçu en photo, renseignez le descriptif de la dépense et… c’est tout !

Vos questions

Des interrogations sur la gestion des notes de frais ? Nous avons des réponses pour vous !

Spendesk centralise la gestion des notes de frais en permettant la capture mobile des justificatifs, l’association automatique aux transactions, et des workflows d'approbation personnalisables. Spendesk propose l’import de reçus via l’application mobile, la validation en chaîne, et la synchronisation comptable pour réduire les erreurs et accélérer le traitement des remboursements.

Spendesk automatise les remboursements en appliquant des règles d'approbation, en rapprochant automatiquement justificatifs et transactions, et en générant des écritures comptables exportables. Spendesk prend en charge les remboursements directs ou par carte d'entreprise, propose des exports au format comptable et réduit le délai de paiement grâce à l’automatisation des validations.

Spendesk s'intègre avec les principaux logiciels comptables via des connecteurs natifs et des exports automatisés pour simplifier le rapprochement financier. Spendesk propose des synchronisations avec des outils comme QuickBooks et Xero, des exports CSV/PAF, et une API pour relier les données de notes de frais au ERP ou au logiciel comptable existant.

Spendesk propose des workflows d'approbation configurables, des limites de dépenses par utilisateur, et des politiques automatisées pour appliquer les règles de l'entreprise. Spendesk inclut le contrôle par budget, les cartes virtuelles verrouillables et un historique d’audit détaillé afin d'assurer conformité, visibilité en temps réel et prévention des dépenses non autorisées.

Spendesk respecte les exigences de conformité et conserve les justificatifs numériques pour faciliter les audits fiscaux. Spendesk offre l’archivage des reçus, un journal d’audit horodaté, et des outils d’export réglementaires, tout en appliquant des normes de sécurité et un hébergement conforme aux exigences européennes pour protéger les données financières.