C’est hyper fluide, on a même étendu l’usage à nos filiales en Allemagne et en Espagne

Une solution adaptée aux attentes des la plateforme

Avant d’utiliser Spendesk, l'ensemble des achats se faisaient avec seulement quelques cartes de crédit, que ce soit les abonnements ou les achats ponctuels. Le problème : les employés se retrouvaient souvent bloqués au moment d’effectuer un paiement car la carte n’était pas disponible. Heureusement, la collecte, le traitement et le suivi des justificatifs et factures sont désormais beaucoup plus simples grâce à Spendesk.

Découvrez le témoignage complet de Baptiste Coelho

"Le produit est simple et bien conçu et l’adoption par les équipes a été immédiate. Tout le monde y gagne en temps et en autonomie."

Explique Baptiste Coelho, Responsable Financier du loueur automobile. C'est depuis 2016 que Getaround économise grâce à Spendesk.

Les bénéfices de la simplicité

Aujourd’hui Getaround utilise les cartes physiques Spendesk pour gérer les achats faites par les office managers et par leurs deux installateurs en déplacement permanent. Avant d’utiliser une carte Spendesk, ils avançaient systématiquement les frais et devaient ensuite remplir une note de frais tous les mois. La décision de leur fournir une carte plafonnée pour payer ces déplacements a été évidente pour Baptiste.

Les collaborateurs utilisent aussi les cartes virtuelles Spendesk pour effectuer des paiements en ligne. Les chefs d’équipes se chargent de valider les requêtes de leurs collaborateurs depuis l'application mobile ou les notifications.

"Avant c’était une tannée de commander une nouvelle carte auprès de notre banque. Maintenant avec Spendesk, je contrôle le volume d’activité et gère les plafonds de nos cartes depuis mon dashboard, c’est incroyablement simple comme outil de gestion interne. Les employés n’avancent plus l’argent et ne remplissent plus une seule note de frais."

L'efficacité de la plateforme au service de la croissance

Avant d’utiliser Spendesk, Baptiste envoyait chaque mois tous les justificatifs de paiement à son comptable qui devait tout analyser et demander les pièces manquantes. Le décalage de temps rendait l’analyse impossible, il n’y avait pas de contrôle sur les dépenses engagées et il manquait toujours une bonne partie des justificatifs… Entre les factures perdues ou oubliées et les gens en déplacement, la récupération était complexe et il était impossible de savoir qui dépensait quoi en temps réel. Avec Spendesk la comptabilité se fait automatiquement.

Depuis que tout le monde est sur Spendesk, le nombre de justificatifs manquants a drastiquement diminué au point de ne plus être un souci pour Baptiste. Le rappel envoyé automatiquement par Spendesk permet de créer un réflexe chez les personnes qui ajoutent leurs justificatifs dans Spendesk dès qu’ils le reçoivent ou qui le prennent en photo avec leur téléphone lorsqu’ils payent avec une carte plastique.

En conclusion, Baptiste gagne plusieurs heures par mois et peut voir en temps réel les dépenses effectuées. Grâce à une solution plus adaptée aux besoins de l'entreprise, les collaborateurs profitent de plus d'autonomie et les équipes finance gardent un bon niveau de contrôle.