6 étapes pour établir un (très) bon processus achat

Gérer les processus d’achat est une tâche incontournable pour optimiser la rentabilité de votre entreprise, réduire les coûts, mais aussi pour gagner en productivité. Un processus d'achat, c'est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer de biens et de services nécessaires à son activité. Pour cela, elle doit se fournir à l'extérieur.

Les processus d’achat doivent être construits avec méthode et rigueur, sans être pour autant trop chronophages pour les équipes, au risque de devenir onéreux et lourds à gérer. Réputées pénibles, ces contraintes entravent l'autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. Nous avons identifié pour vous les différentes étapes d'un bon processus d'achat.

1. Identifier le besoin

Le processus d’achat est l’enchaînement d’étapes qui permet d’exprimer un besoin, sélectionner un fournisseur, contractualiser, commander, réceptionner et payer, avec contrôle et traçabilité.

Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même vision des enjeux liés à l'achat, c'est pourquoi, la première étape du processus d'achat est d'identifier le besoin.

Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus adaptée, bien que fastidieuse de prime abord. Consultez également les achats pour constater des antécédents et potentiellement bénéficier de tarifs préférentiels grâce au volume. N'hésitez pas à donner des critères objectifs et clairs aux salariés pour cadrer leurs requêtes :

• À quel projet/objectif cet achat se rapporte-t-il ?

• Si l'achat est récurrent, est-il étendu sur une période précise ? Laquelle ?

• Quel support/suivi client le fournisseur propose-t-il après l'achat ?

2. Rechercher les meilleurs fournisseurs

Une fois le besoin de l’entreprise identifié, la seconde étape du processus d'achat est de réaliser un sourcing procurement pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela permet de faciliter et rendre plus rapide les achats. Elle doit alors :

• Collecter les informations nécessaires pour chacun des fournisseurs

• Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs

• Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise

3. Lancer un appel d’offres

Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer directement en relation avec vos fournisseurs potentiels. Déléguez une équipe qui va s'assurer de la bonne compréhension des besoins et thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Puis envoyez par mail ou voie postale un dossier aux fournisseurs. Il doit contenir :

• L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres

• Le cahier des charges à remplir

• Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs

• Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise

D’éventuelles annexes peuvent être ajoutées selon le type de produit ou de secteur d’activité.

4. Analyser et sélectionner son partenaire

Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé sur la base de l’analyse de plusieurs critères :

• La qualité du produit livré

• Le coût total proposé

• La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins

• La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise

5. Négocier le meilleur contrat

Il convient d’établir une stratégie d'achat claire en interne pour mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette étape sans préparation au préalable. Il faut identifier l’ensemble des clauses administratives et techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus propices à la réussite de votre relation d’affaires.

6. Conclure et signer le contrat

La dernière étape du processus d'achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans exception, afin qu’aucune faille ne soit relevée par la suite et puisse entraver votre relation d’affaires.

Il est important de ne pas omettre les conditions de rupture du contrat, du service après-vente ni de préciser la juridiction compétente en cas de litige. Sa signature peut avoir lieu après acceptation du contenu par les deux parties. La relation commerciale est ainsi scellée jusqu’à rupture du contrat.

Quelles méthodes pour accélérer le processus achat ?

La raison d’être du processus et des différentes procédures achat est de réduire les coûts sans affecter l’efficacité de la structure. Le gain de temps devient dès lors un critère d’évaluation. Pour optimiser cette ressource toujours plus rare, nous avons quelques idées :

1. Automatisation des tâches répétitives : Utilisez des logiciels de gestion des achats pour automatiser les étapes récurrentes, telles que la saisie des commandes, le suivi des livraisons et la gestion des factures. Cela permet de réduire les délais et d'éviter les erreurs humaines.

2. Centralisation des demandes d'achat : Regroupez toutes les demandes d'achat au sein d'une plateforme unique pour faciliter leur traitement et suivi. Cela réduit les délais d'approbation et simplifie la communication entre les départements.

3. Mise en place de contrats-cadres : Négociez des contrats-cadres avec vos fournisseurs pour simplifier les achats récurrents. Cela évite de devoir renégocier les termes à chaque commande, accélérant ainsi le processus.

4. Utilisation de catalogues en ligne : Mettez à disposition des catalogues en ligne pré-approuvés pour que les collaborateurs puissent passer commande rapidement auprès de fournisseurs validés.

5. Formation des équipes : Assurez-vous que vos équipes sont formées aux meilleures pratiques en matière de gestion des achats. Une meilleure compréhension des processus permet de réduire les délais et d'améliorer l'efficacité.

Quels avantages et défauts à l’externalisation du processus achat ?

L'externalisation de votre sourcing est une idée intéressante pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. On doit pour autant examiner les deux côtés de la pièce :

Avantages :

1. Réduction des coûts : Les coûts opérationnels seront moindres, car vous évitez les investissements dans des outils de gestion et réduisez les effectifs dédiés à cette fonction.

2. Accès à une expertise spécialisée : Vous bénéficiez de l'expertise d'une équipe expérimentée qui maîtrise les meilleures pratiques du secteur. Cela tend à améliorer les produits ou services acquis et les termes négociés avec les fournisseurs.

3. Gain de temps : Vous éliminez une partie des tâches administratives et chronophages, libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.

Défauts :

1. Perte de contrôle : Vous déléguez une partie du contrôle sur les achats. Cela peut entraîner des difficultés à garantir que les processus sont alignés avec vos standards et attentes qualité. C’est pour cela que sélectionner un prestataire achat est un exercice à part entière.

2. Risque de dépendance : Externaliser les achats peut créer une dépendance vis-à-vis du prestataire, ce qui peut être problématique en cas de changement de partenaire ou de désaccord sur les conditions contractuelles.

3. Moins de flexibilité : Travailler avec un prestataire externe peut limiter votre capacité à adapter rapidement le processus d'achat en fonction des évolutions de votre entreprise ou du marché.

Les certifications ISO pour garantir l’excellence de votre processus achat

Comme sur la plupart des sujets corporate, les certifications permettent à vos partenaires de voir le tampon d’approbation. Voici les principales certifications ISO pertinentes pour un processus d'achat :

1. ISO 9001 : Cette certification concerne le management de la qualité. Elle garantit que votre processus d'achat est optimisé pour la satisfaction client, en respectant des standards de qualité élevés dans tous les aspects du processus, de la sélection des fournisseurs à la livraison des produits.

2. ISO 20400 : Spécifiquement dédiée aux achats responsables, cette norme guide les entreprises dans l'intégration de critères de durabilité et de responsabilité sociale dans leurs processus d'achat. Elle aide à aligner les pratiques d'achat sur des objectifs éthiques et environnementaux.

3. ISO 14001 : Centrée sur la gestion environnementale, cette certification s'assure que les processus d'achat prennent en compte l'impact environnemental. Elle est particulièrement pertinente pour les entreprises cherchant à réduire leur empreinte carbone et à améliorer leur responsabilité écologique.

Obtenir ces certifications permet non seulement de garantir un haut niveau de qualité dans votre processus d'achat, mais aussi d'améliorer votre réputation auprès de vos partenaires et clients.

Pour connaître comment atteindre un stade actif et avancé de qualité dans votre gestion des achats, je vous invite à consulter une étude complète sur la gestion active des achats et le suivi de vos fournisseurs !

FAQ — Processus d’achat

Quelle différence entre processus d’achat et Procure-to-Pay (P2P) ?

Le P2P couvre la chaîne opérationnelle demande → commande → réception → facture → paiement. Le processus d’achat inclut en amont le besoin, le sourcing, l’appel d’offres, la négociation et la contractualisation. Les deux se complètent.

Contrat‑cadre vs bon de commande : quand utiliser quoi ?

Le contrat‑cadre fixe conditions, prix et volumes sur une période. Le bon de commande déclenche chaque achat unitaire dans ce cadre. Pour des achats récurrents, privilégiez contrat‑cadre + BC.

Quels critères objectifs pour sélectionner un fournisseur ?

Qualité livrée, coût total de possession (prix, logistique, support), délais & respect des SLA, solidité financière, conformité (RSE/ISO), risques et continuité (plan de secours).

Comment accélérer sans perdre le contrôle ?

Workflows d’approbation par seuil, catalogues référencés, budgets par centre de coûts, automatisation des rapprochements de factures, notifications et piste d’audit fiable.

Quelles pièces rapprocher avant paiement ?

Rapprochement 2/3 voies selon le cas : bon de commande, bon de réception/livraison et facture. Valider quantités, prix, TVA, références. Traiter les écarts avant “bon à payer”.

Quels KPI pour piloter le processus d’achat ?

Économies réalisées (% vs baseline), dépenses sous contrat (%), respect des délais de livraison/paiement, cycle time approbation/commande/facture, taux de litiges, conformité des factures.

Externaliser les achats : pour qui, quels risques ?

Utile pour gagner expertise et capacité. Risques : perte de contrôle, dépendance, moindre flexibilité. Exige une gouvernance claire, des SLA et des clauses de réversibilité.

Quelles normes/cadres utiles à intégrer ?

ISO 9001 (qualité), ISO 20400 (achats responsables), ISO 14001 (environnement). En France, le cadre RFAR renforce des relations fournisseurs responsables.

Quand lancer un appel d’offres ?

Pour un achat significatif/récurrent, avec plusieurs fournisseurs possibles et critères comparables. Pondérez les critères, documentez l’analyse et la décision.

Comment bien cadrer le besoin ?

Cahier des charges concis : périmètre, objectifs, budget, contraintes délais/qualité, livrables, critères d’évaluation, responsabilités et principaux risques.

Besoin d’un œil externe pour structurer votre processus et vos KPI ? Demandez un audit gratuit ou une démo de Spendesk pour évaluer vos workflows achats et factures.