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Principales resultados con Spendesk
Se eliminó el trabajo manual duplicado: el equipo dejó de introducir los mismos datos en varios sistemas.
Los procesos de aprobación se agilizaron: los flujos automatizados sustituyeron a las tareas manuales.
Todo quedó preparado para NetSuite: la integración está prevista para enero.
Las facturas llegan precompletadas: los datos se extraen automáticamente a partir de las facturas recibidas por correo electrónico.
Toda la gestión del gasto, en un solo lugar: gastos, tarjetas y facturas en una única plataforma.
Apple Pay impulsó la adopción por parte de dirección: una funcionalidad clave para el equipo directivo.
Se ganó visibilidad sobre el gasto: con un panel en tiempo real y una visión mucho más clara del conjunto.
Sobre Front Row
Front Row es una agencia global de ecommerce que ayuda a las marcas a crecer en Amazon, Walmart y otras grandes plataformas de comercio electrónico. Con operaciones en Europa y Estados Unidos, trabaja tanto con grandes corporaciones como con empresas de tamaño medio que buscan optimizar su presencia digital y acelerar su crecimiento en ecommerce.
El reto
Antes de implantar Spendesk, Front Row se enfrentaba a una gestión del gasto especialmente compleja. La situación se veía además agravada por la fusión en curso de tres empresas y por unos procesos de aprobación fragmentados.
Principales dificultades
Los flujos de aprobación eran manuales y generaban duplicación de tareas.
El equipo contable tenía que volver a introducir datos entre los sistemas de aprobación y las herramientas de contabilidad.
No existía una visión unificada de los gastos, las facturas y las tarjetas.
Los procesos de contabilidad y pagos exigían mucho trabajo manual y consumían un tiempo considerable.
Visibilidad del gasto en tiempo real
Antes, los gastos se gestionaban a través de una herramienta de gestión de proyectos que incluía un flujo de aprobación configurado dentro del sistema. No teníamos una visión clara del conjunto y el equipo contable dedicaba mucho tiempo a tareas manuales. Era un proceso muy poco eficiente.
Nicoletta Hinrichs, Senior Finance ManagerAntes de Spendesk
Flujos de aprobación manuales a través de una herramienta de gestión de proyectos
Introducción duplicada de datos entre varios sistemas
Procesos manuales de contabilidad y pagos
Visibilidad limitada del gasto
Sin una vía clara de integración con NetSuite
Después de Spendesk
Flujos de aprobación y pago automatizados
Una única plataforma para toda la gestión del gasto
Integración con Apple Pay, clave para la adopción por parte de dirección
Exportación directa a NetSuite, prevista para enero
Visibilidad del gasto en tiempo real
La solución
Front Row implantó Spendesk de forma progresiva y estratégica. Empezó por una de las empresas del grupo y amplió el despliegue una vez consolidadas las tres entidades.
Funcionalidades implantadas
Gestión de gastos con flujos de aprobación automatizados.
Tarjetas físicas y virtuales con integración con Apple Pay.
Gestión de facturas mediante reenvío por correo electrónico.
Integración con NetSuite para exportar la contabilidad de forma fluida.
Captura y tratamiento automatizados de justificantes.
Llamadas de seguimiento quincenales para garantizar un acompañamiento continuo.
De procesos fragmentados a una gestión unificada
Front Row optó por un enfoque medido, implantando Spendesk primero en la entidad más pequeña para evitar retrabajos. Esta decisión les permitió ajustar los procesos antes de extender la solución a la empresa resultante de la fusión.
La integración con NetSuite fue un factor decisivo en la elección. Front Row necesitaba una solución de gestión del gasto capaz de integrarse sin fricciones cuando llegara el momento de dar ese paso.
Apple Pay fue, además, un elemento clave para la adopción interna. El equipo directivo no quería renunciar a su solución de tarjetas anterior hasta que Spendesk incorporó esta funcionalidad, lo que pone de manifiesto la importancia de contar con herramientas móviles ágiles para perfiles ejecutivos.
La integración con Apple Pay fue fundamental para la adopción por parte del equipo directivo. En cuanto Spendesk lanzó esta funcionalidad, dirección dio el paso y empezó a utilizar la plataforma.
Nicoletta Hinrichs, Senior Finance ManagerLos resultados
Desde la implantación de Spendesk hace un año, Front Row ha conseguido consolidar la gestión del gasto y dejar el terreno preparado para la integración con NetSuite:
Muy buena acogida por parte del equipo: la solución ha sido muy bien valorada internamente.
Integración satisfactoria tras la fusión: la gestión del gasto se unificó en las tres empresas.
Aprobaciones más rápidas: los flujos automatizados sustituyeron a los procesos manuales.
Menos carga administrativa: desapareció la introducción duplicada de datos para el equipo contable.
Ahorro de tiempo significativo: los empleados saben en todo momento en qué estado se encuentra cada gasto.
Facturas precompletadas: el reenvío por correo permite extraer automáticamente la información relevante.
Mayor visibilidad del gasto: con un panel claro y seguimiento en tiempo real.
Preparados para NetSuite: la exportación directa está prevista para enero.
Julian es una persona muy cercana y siempre está de buen humor. En las llamadas quincenales se implica de verdad y trabajar con él resulta muy fácil. Todo el equipo lo conoce, siempre ayuda y responde a los correos con muchísima rapidez. Por lo que sabemos de la integración con NetSuite, todo va a resultar mucho más sencillo para nosotros.
Nicoletta Hinrichs, Senior Finance Manager¿Quiere optimizar la gestión del gasto de su agencia?
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