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Principales resultados con Spendesk
Fin de los procesos en papel: los informes de gastos pasaron de un formato 100 % físico a flujos completamente digitales.
Digitalización completa en 60 días: la transformación se extendió a todas las entidades en solo dos meses.
Visibilidad multi-entidad: control del gasto en tiempo real en cinco países y ocho ubicaciones.
Transformación del equipo financiero: el equipo contable dejó atrás tareas administrativas para centrarse en análisis de mayor valor.
Adopción muy por encima de lo previsto: de 50 usuarios previstos a 145 usuarios activos.
Cero adelantos personales: los empleados dejaron de tener que adelantar dinero de su bolsillo.
Integración fluida con el ERP: el flujo de datos con los sistemas contables quedó automatizado.
Sobre Pierre Frey
Pierre Frey es una casa francesa de diseño familiar fundada en 1935, especializada en tejidos, papeles pintados, alfombras y mobiliario. La empresa combina tradición artesanal e innovación, y cuenta con talleres en Francia y en el Reino Unido. Da servicio a profesionales del diseño en más de 80 países y ha participado en proyectos tan emblemáticos como el Château de Versailles o la Casa Blanca.
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El reto
Antes de implantar Spendesk, los procesos financieros de Pierre Frey se habían quedado muy por detrás de su capacidad de innovación creativa. Esto generaba retos tanto operativos como estratégicos en su actividad internacional.
Principales dificultades
Los informes de gastos eran 100 % en papel y exigían procesar manualmente unos 50 informes al mes.
Cada informe incluía entre 10 y 20 líneas que debían introducirse a mano.
No existía un rastro de auditoría digital ni un panel consolidado del gasto para toda la organización.
Los empleados tenían que adelantar dinero de su bolsillo para realizar compras profesionales.
Había una única tarjeta corporativa para toda la empresa, además de un sistema independiente de tarjetas de combustible.
No existía visibilidad en tiempo real entre entidades y geografías.
El equipo financiero dedicaba la mayor parte de su tiempo a tareas administrativas en lugar de al análisis estratégico.
Las operaciones exigían soporte en varios idiomas, francés, inglés y alemán, según la entidad.
No había visibilidad de los gastos de la empresa sin recuperar físicamente la documentación en papel.
Hace cinco años, antes de implantar Spendesk, seguíamos utilizando papel para los informes de gastos y los flujos de aprobación. Nuestro funcionamiento era 100 % en papel.
Benjamin MilotAntes de Spendesk
Gestión de gastos 100 % en papel
Tratamiento manual de los informes de gastos
Adelantos personales para cubrir gastos profesionales
Una única tarjeta corporativa para toda la empresa
Sin rastro de auditoría digital ni visibilidad
Finanzas centradas en tareas administrativas
Sin visibilidad en tiempo real entre entidades
Después de Spendesk
Gestión de gastos completamente digital
Captura y tratamiento automatizados de datos
Tarjetas individuales que eliminan los adelantos
145 usuarios con capacidad de gasto controlada
Rastro de auditoría digital completo
Finanzas centradas en análisis estratégico
Visibilidad en tiempo real en cinco entidades
La solución
Pierre Frey eligió la solución Premium de Spendesk para responder a necesidades complejas como la gestión multi-entidad, el soporte multilingüe y la integración fluida con su ERP.
Funcionalidades implantadas
Despliegue multi-entidad en cinco países con procesos unificados.
Tarjetas físicas y virtuales para eliminar los adelantos de dinero por parte de los empleados.
Soporte multilingüe para operaciones en francés, inglés y alemán.
Integración con el ERP para facilitar el flujo de datos hacia los sistemas contables.
Exportación en CSV para adaptarse a procesos contables específicos.
Flujos de aprobación automatizados en sustitución de los procesos en papel.
Visibilidad del gasto en tiempo real en todas las entidades y geografías.
Del papel a lo digital en 60 días
La transformación fue especialmente rápida. Pierre Frey desplegó Spendesk en diciembre de 2021 y alcanzó un nivel de madurez digital completo en toda la organización en febrero de 2022, apenas dos meses después.
Esta rápida adopción respondió tanto a la facilidad de uso de la plataforma como a la necesidad urgente de modernizar procesos. Lo que antes requería horas de introducción manual de datos, recuperación de documentos y conciliación, ahora se realiza de forma automática. El equipo ganó visibilidad en tiempo real sobre el gasto en todas las entidades, con flujos de aprobación y trazabilidad integrados en cada transacción.
Además, el despliegue superó las previsiones iniciales. Aunque Pierre Frey había fijado un objetivo de 50 usuarios, la plataforma da hoy soporte a 145 usuarios activos, casi el triple de lo previsto. Los empleados disponen ahora de tarjetas Spendesk, lo que elimina los adelantos personales y permite distribuir la capacidad de gasto de forma controlada en toda la organización.
Como CFO, superviso tanto el rendimiento financiero como la transformación digital del grupo, incluida la adopción de herramientas modernas como Spendesk para reforzar la visibilidad y la eficiencia entre entidades.
Benjamin MilotLos resultados
Desde que adoptó Spendesk hace seis años, Pierre Frey ha transformado en profundidad sus operaciones financieras:
Transformación digital en dos meses: del papel a una gestión plenamente digital en 60 días.
Adopción muy por encima de lo previsto: de 50 usuarios previstos a 145 usuarios activos.
Fin del tratamiento en papel: desapareció el procesamiento manual de informes de gastos.
Transformación del equipo financiero: paso de tareas administrativas a análisis estratégico.
Visibilidad multi-entidad en tiempo real: control integral en cinco países.
Cero adelantos personales: los empleados ya no tienen que asumir gastos de su bolsillo.
Integración fluida con el ERP: automatización del flujo de datos con los sistemas contables.
Relación consolidada a largo plazo: seis años de colaboración continua y evolución conjunta.
Próximo paso, la IA como copiloto financiero
Tras digitalizar con éxito la gestión del gasto, Pierre Frey se centra ahora en aprovechar la inteligencia artificial para llevar la función financiera de un enfoque reactivo a uno predictivo. Benjamin ha colaborado con Spendesk en el desarrollo de nuevos agentes de IA y muestra un interés especial por aquellos capaces de conciliar automáticamente órdenes de compra y facturas, detectar discrepancias y aportar información estratégica.
Contar con agentes de IA de Spendesk capaces de conciliar automáticamente las órdenes de compra con las facturas y detectar discrepancias ahorraría muchísimo tiempo a nuestros equipos. Cuando la IA pasa de la automatización a una verdadera inteligencia financiera, puede convertirse en un auténtico copiloto para el equipo financiero.
Benjamin MilotTambién valora especialmente la visión de Spendesk sobre oportunidades que van más allá de la automatización para entrar en el terreno de la inteligencia financiera: una IA capaz de identificar patrones entre proveedores, anticipar tensiones de tesorería y ofrecer benchmarking anonimizado frente a empresas comparables.
Herramientas como Spendesk podrían comparar nuestros datos, de forma anónima, con los de miles de otros clientes. Eso nos permitiría entender cómo gestionan empresas similares su gasto, sus plazos de pago o su liquidez. Ese tipo de inteligencia colectiva ayudaría a los equipos financieros no solo a anticiparse, sino también a tomar decisiones mucho más relevantes y basadas en datos
Benjamin Milot¿Quiere modernizar sus operaciones financieras?
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