PayFit
Fundada en 2016, PayFit es una empresa francesa que ofrece una solución de gestión de nóminas y recursos humanos. Al proporcionar una gestión automatizada de nóminas en tiempo real, PayFit reduce errores, libera tiempo y fomenta la autonomía de fundadores de empresas, empleadores y empleados. Con operaciones en tres países —Francia, España y Reino Unido—, PayFit cuenta actualmente con más de 700 empleados en Europa y ayuda a 16.000 emprendedores, microempresas, pequeñas y medianas empresas a gestionar sus nóminas y recursos humanos.
Los desafíos
PayFit introdujo una política de compras estructurada para realizar el seguimiento y control de las solicitudes, así como para asegurar que fueran aprobadas por los departamentos correspondientes.
Sin embargo, para poner en marcha estos procesos y centralizar los documentos, Aurore, responsable de compras, tenía que alternar entre distintas herramientas: archivos de Excel, una herramienta de gestión de tickets, carpetas compartidas e intercambios de mensajes.
Los procesos existían, pero eran muy manuales y la empresa perdía una enorme cantidad de tiempo, sin contar con una visión centralizada y en tiempo real de todas las solicitudes, contratos e información relacionada con compras.
Buscábamos implementar una herramienta que fuera fácil de adoptar, no solo por los equipos de Finanzas y Compras, sino también por los distintos departamentos implicados en el proceso, en particular los equipos legal y de IT/seguridad.
Aurore Teboul
Responsable de Compras Indirectas
La solución
Para facilitar el proceso de compras, PayFit utiliza ahora el módulo de compras de Spendesk, que complementa las funcionalidades principales de gestión de facturas de proveedores y tarjetas corporativas ya implantadas en PayFit. Esta solución les permite aumentar la eficiencia y garantizar un control total sobre los compromisos de gasto.
Las principales funcionalidades implementadas en PayFit son:
- Formularios personalizados de solicitud de compra.
- Flujos de aprobación.
- Centralización de contratos y proveedores.
- Gestión de renovaciones.
- Seguimiento del gasto comprometido para el departamento financiero.
- Gestión de facturas de proveedores para el departamento de contabilidad.
- Pagos de facturas y tarjetas de un solo uso y de suscripción.
Además, PayFit se beneficia de un acompañamiento continuo y comparte sus comentarios para contribuir al desarrollo del producto.
Los resultados
Desde la implementación completa de la herramienta, la responsable de compras ha observado los siguientes resultados:
0 % de renovaciones pasadas por alto y 100 % de los contratos importantes renegociados a tiempo, generando ahorros significativos para la empresa.
100 % de adopción interna del proceso.
100 % de los contratos centralizados.
Reducción significativa del tiempo dedicado a la gestión y menos idas y venidas.
Un equipo de compras más eficiente y con menos presión, capaz de centrarse en tareas estratégicas y de alto valor añadido: optimizar los procesos de compras, desarrollar una visión estratégica más sólida y concienciar a los empleados sobre las buenas prácticas en compras.
Spendesk cumple con nuestros requisitos: la solución es fácil de usar para todos, los distintos departamentos ganan más autonomía y obtienen la visibilidad necesaria sobre contratos y proveedores. Los empleados son más autónomos y tomamos mejores decisiones, ahorrando tiempo en cada etapa.
Aurore Teboul
Responsable de Compras Indirectas
Optimizar continuamente el proceso y tomar decisiones aún más informadas, especialmente mediante el uso de IA y paneles de control más avanzados.
