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Una plataforma 7 en 1 adaptada a las necesidades de Big Mamma
Con varios restaurantes en Francia y fuera de Italia, el equipo financiero de Big Mamma necesitaba mantener el máximo control sobre los gastos de la empresa, al mismo tiempo que facilitaba a los responsables de cada restaurante las compras del día a día. Spendesk respondió perfectamente a las necesidades de Big Mamma.
Antes de Spendesk
Una tarjeta de empresa que iba pasando de mano en mano
Existía un alto riesgo de errores y fraude
La recopilación de justificantes era complicada y con poca transparencia
Los bancos tradicionales hacían que la gestión de gastos fuera compleja
Con Spendesk
Métodos de pago adaptados a las necesidades de Big Mamma
100 % de control y visibilidad en tiempo real
Conciliación automatizada de justificantes
Una solución intuitiva, conectada y segura
«Spendesk ha cambiado por completo nuestra forma de gestionar los gastos y conciliarlos a final de mes. Ahora podemos saber quién hace qué en todo momento», explica Claire Hoden, tesorera de Big Mamma.
Cliente de Spendesk desde 2020, Big Mamma utiliza la plataforma a diario para supervisar todos los gastos de sus restaurantes y de la sede central.
Una red de restaurantes con retos específicos del sector
Con más de 1.500 empleados, para el equipo financiero de Big Mamma era complicado hacer un seguimiento de todos los gastos. Se asignaba una tarjeta bancaria a cada restaurante, aunque se guardaba en la sede central de la empresa, y el proceso carecía totalmente de coordinación.
Existía una preocupación real por posibles errores y fraudes, ya que las tarjetas pasaban de una persona a otra y estaban registradas previamente en diferentes páginas web. Para Claire y su equipo era muy difícil recuperar los justificantes de pago y, por tanto, saber quién había realizado cada compra y con qué finalidad.
Además, las tarjetas tenían fecha de caducidad, lo que añadía una gran complejidad logística a la gestión de suscripciones.
Mantener la eficiencia y el control sobre los gastos
El principal objetivo de Claire y de su equipo era recuperar el control sobre los numerosos gastos de la empresa, tanto compras puntuales como suscripciones.
«Hoy podemos controlar mucho mejor quién hace qué, porque cada empleado tiene una cuenta de Spendesk y los responsables deben validar cada gasto. El departamento de contabilidad está mucho más organizado y recopila las facturas correctas».
Tras el éxito obtenido con Spendesk en Francia, Big Mamma implementó la solución en todas las entidades del grupo en Europa.
Funcionalidades clave utilizadas por Big Mamma
Tarjetas físicas: Una tarjeta por restaurante, una para la responsable de oficina en la sede central y otra para el comprador del grupo. Estas tarjetas están configuradas para bloquear retiradas de efectivo y pagos online.
Tarjetas virtuales: Todos los equipos tienen acceso a estas tarjetas para realizar compras online puntuales o recurrentes, como suscripciones. El equipo financiero de Big Mamma prefiere utilizar transferencias bancarias, pero esta opción es una excelente alternativa cuando es necesario.
Reembolso de notas de gastos: Actualmente, Claire y su equipo están implementando este módulo. Permitirá a los empleados presentar sus notas de gastos de forma digital y al equipo contable reembolsarlas instantáneamente a través de Spendesk.
Claire y su equipo están completamente satisfechos con el uso de Spendesk y recomiendan firmemente su implementación para estructurar los procesos de gestión de gastos corporativos.
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