Herbst-Updates

Spendesk's Multi-entity Hub centralizes management of all company entities into a single dashboard. The hub provides real-time visibility into available, committed, and unspent funds, consolidated pending requests and invoices, and cross-entity payables tracking. Spendesk’s Multi-entity Hub reduces reconciliation errors and speeds decision-making and is available on selected plans with admin controls for entity-level permissions.

Spendesk will offer a native Sage 100 integration for French customers that imports bank accounts, VAT settings, and expense accounts with one click and exports transactions and supporting documents directly into the Sage 100 purchase journal. This integration streamlines bookkeeping and reduces manual exports; availability will be limited to French customers on selected plans.

Spendesk has improved file-based exports with a faster backend that supports unlimited rows and greater stability for large datasets. New export features include retroactive template selection, custom columns for journal codes and VAT account names, and enhanced template control to tailor purchase journals for specific accounting systems, reducing manual adjustments during month-end reconciliations.

Spendesk's NetSuite integration uses the Accounting Date as the primary export date to ensure transactions hit the intended accounting period. By default the Accounting Date matches the Invoice Date, and admins can override it to align with an open NetSuite period to avoid export failures caused by closed periods; this setting is available on selected plans.

Spendesk assigns unique document IDs to all payables so each payable is uniquely traceable across bookkeeping and audits. Unique IDs enable automatic duplicate detection, support VAT and regulatory compliance, and let auditors locate specific payables quickly. This feature reduces reconciliation errors and speeds audit responses by linking each payable to a single immutable identifier within Spendesk.

Spendesk supports dynamic role-based approval flows that assign approvals to roles such as Cost Centre Owner and Reporting Manager rather than named individuals. Role-based flows let Spendesk automatically route requests to the current role-holder, integrate with HR connectors for automated Reporting Manager assignments, and reduce maintenance of multiple per-person workflows; role-based approvals are available on selected plans.

Spendesk enables bulk expense submission and bulk approval to accelerate expense processing. Requesters can bundle multiple expenses into a single claim, and budget owners can review grouped requests and approve all items with one action or swipe. Spendesk supports bulk approval on desktop, iOS, and Android, while bulk submission is available on desktop, reducing admin time for finance teams.

Spendesk lets Account Owners assign approve-and-pay permissions to team members while enforcing a four-eyes approval workflow for wire transfers. Assigned users can approve and execute payments in Spendesk, with each step logged for auditability. This delegation speeds invoice payments while maintaining control and a tracked approval trail across Spendesk’s transaction history.

Spendesk will expand UK mileage claims to support company car mileage and passenger-inclusive reimbursements, allowing claim values to reflect travelling with additional employees. These updates let finance teams capture more accurate travel costs in Spendesk, simplify mileage reimbursement workflows, and ensure claims reflect company car rules and passenger adjustments; availability will be provided on selected plans.

Spendesk enables line itemisation in PO requests so requestors can split requests into individual items with quantities and values using the 'Split into Items' control. Line itemisation improves procurement accuracy, prepares clearer Purchase Order PDFs, and reduces PO-to-invoice mismatches by capturing item-level data within Spendesk; this capability is available on selected plans.

Spendesk generates pre-filled Purchase Order PDFs from approved PO requests that include line itemisation, amounts, delivery address, and custom instructions. Requestors can edit fields before export, producing a ready-to-send PO PDF that aligns with internal approvals and reduces manual adjustments. PO PDF generation is available on selected Spendesk plans.

Spendesk provides a detailed audit trail and notifications for supplier bank changes that Account Owners and Controllers can access via a 'View History' button. Change logs record who updated details, email alerts notify key users on updates, and a downloadable history supports audits. This supplier bank-change tracing is available on all Spendesk plans and strengthens payment security.

Spendesk automatically links incoming invoices to associated purchase orders by suggesting PO numbers and matching amounts, and it highlights any discrepancies between PO and invoice values. Matched invoices are routed to the employee who raised the PO for review, speeding reconciliation and improving invoice-to-PO accuracy; this auto-linking is available on selected plans.

Spendesk distributes new features across plan tiers: some capabilities like supplier bank change tracing are available on all plans, while advanced features such as the Multi-entity Hub, NetSuite Accounting Date controls, and certain integrations are offered on selected plans. Contact Spendesk sales to confirm feature availability for a specific plan and account configuration.

Spendesk admins enable features through the Admin dashboard and Integrations page or by requesting plan upgrades from Spendesk sales. For role-based approvals, connect an HR integration in Spendesk to auto-populate Reporting Manager roles; for accounting exports, configure export templates under Bookkeep or the Accounting Integrations settings to enable new journal and export options.

Demnächst exklusiv für unsere französischen Kunden verfügbar: Unsere neue Integration wird Ihre Finanzverwaltung erheblich erleichtern.

Nahtloser Import: Übertragen Sie Ihre Sage 100-Einstellungen mit nur einem Klick in Spendesk, einschließlich Bankkonten, Mehrwertsteuerdetails, Ausgabenbuchungen und mehr.

Mühelose Exportierung: Verschieben Sie Transaktionen, Verbindlichkeiten und unterstützende Dokumente direkt aus Spendesk in das Einkaufsjournal von Sage 100.

Diese Funktion ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Für weitere Informationen und um zu erfahren, wie diese Integration Ihre Prozesse optimieren kann, kontaktieren Sie uns gerne.

Erleben Sie schnellere und flexiblere Datei-Exporte mit unseren neuesten Updates. Der neue Backend-Dienst steigert die Geschwindigkeit, Stabilität und Skalierbarkeit der Exporte und unterstützt nun unbegrenzte Zeilen – ideal für große Datensätze.

Passen Sie Ihre Exportvorlagen an, wählen Sie rückwirkend aus und fügen Sie Spalten für Journalcodes und Mehrwertsteuernamen hinzu. Diese Verbesserungen sorgen für eine nahtlose Integration mit verschiedenen Buchhaltungssystemen.

Erreichen Sie mehr Kontrolle und Präzision bei der Finanzberichterstattung und bewältigen Sie große Datensätze effizienter.

Demnächst verfügbar! Leistungsperiode (Amortisation). Fügen Sie Leistungsperioden direkt unter "Buchhaltung" hinzu, um vorausbezahlte Ausgaben über mehrere Perioden hinweg einfacher zu verwalten.

Wir haben unsere NetSuite-Integration optimiert, um Ihre Finanzprozesse noch präziser zu machen.

Buchungsdatum-Funktion: Ab sofort wird das Buchungsdatum als primäres Datum für die Datenübertragung in NetSuite verwendet. Dies stellt sicher, dass Ausgaben im korrekten Buchungszeitraum erfasst werden. Standardmäßig entspricht das Buchungsdatum dem Rechnungsdatum, kann aber an einen offenen Buchungszeitraum in NetSuite angepasst werden, um Fehler in geschlossenen Zeiträumen und bei Exporten zu vermeiden.

Dieses Update ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.

Gestalten Sie ihre Finanzprozesse noch präziser, indem Sie Verbindlichkeiten eindeutige Dokumenten-IDs zuweisen.

Duplikate erkennen: Verhindern Sie doppelte Verbindlichkeiten, um Mehrwertsteuer-, Compliance- und finanzielle Diskrepanzen sowie Fehler durch wiederholte Einreichungen.
Compliance gewährleisten: Eindeutige Dokumenten-IDs sind entscheidend, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen konform und aktuell sind.
Audits vereinfachen: Optimieren Sie die Prüfung und Nachverfolgung von Verbindlichkeiten durch eindeutige IDs, um den Auditprozess zu erleichtern.

Diese Verbesserung macht jede Transaktion eindeutig identifizierbar und steigert die Konsistenz und Zuverlässigkeit Ihrer finanziellen Operationen.

Vereinfachen Sie Ihre Genehmigungsabläufe mit anpassungsfähigen Rollen anstelle einzelner Namen, um automatische Zuweisungen an die richtige Person zu ermöglichen.

Dynamische Rollenvergabe: Nutzen Sie die neue Rolle des Kostenstellenverantwortlichen, um Arbeitsabläufe automatisch der passenden Person zuzuweisen. Bald verfügbar: die Rolle „Reporting-Manager“, die manuell zugewiesen oder aus Ihrem HR-Tool übernommen werden kann.
Flexible Genehmigungen: Passen Sie Genehmigungsabläufe an verschiedene Teams an, sodass immer die richtigen Personen durch rollenbasierte Genehmigungen informiert werden.
Effiziente Automatisierung: Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, um Kostenstellen- und Reporting-Manager bei der Genehmigung zu unterstützen.
Rollenvergabe: Alle Kund:innen können Rollen manuell zuweisen. Mit aktivierter Funktion profitieren Sie von automatischen Zuweisungen für „Reporting-Manager“, wenn Ihr HR-Tool verbunden ist.

Diese Funktion ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Wir haben Ihre Ausgabenverwaltung mit neuen Funktionen zur Sammelübermittlung und -genehmigung optimiert, um Zeit zu sparen und Prozesse zu vereinfachen. Antragsteller:innen und Genehmiger:innen können nun mehrere Ausgaben gleichzeitig einreichen und genehmigen, was den administrativen Aufwand reduziert.

Sammelübermittlung: Antragsteller:innen können mehrere Ausgaben in einem einzigen Antrag bündeln, wodurch die Einreichung schneller und einfacher wird.
Optimierte Genehmigung: Budgetverantwortliche können mehrere Anträge gleichzeitig überprüfen und genehmigen. Anträge werden nach Antragsteller:in gruppiert, sodass der Gesamtbetrag auf einen Blick sichtbar ist und Genehmigungen mit einem Klick erfolgen können. Zudem können Einzel- oder Gruppenanträge durch Wischen genehmigt werden.
Plattformverfügbarkeit: Die Sammelübermittlung ist derzeit nur auf dem Desktop verfügbar, während die Sammelfreigabe auf Desktop, iOS und Android genutzt werden kann.

Diese Updates verbessern die Effizienz und reduzieren den Zeitaufwand bei der Ausgabenverwaltung. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Erhöhen Sie die Flexibilität bei der Verwaltung von Überweisungen: Kontoinhaber:innen können Teammitgliedern die Befugnis zur Genehmigung und Bezahlung von Überweisungen erteilen, um Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

Wesentliche Vorteile:
Autorisierte Teammitglieder: Ermöglichen Sie Ihrem Finanzteam, Überweisungen zu genehmigen und zu bezahlen, während Sie die Kontrolle über die Vergabe dieser Aufgaben behalten.
Vier-Augen-Prinzip: Stellen Sie sicher, dass jede Überweisung von zwei Personen geprüft wird. Alle Phasen werden über Spendesk verwaltet und nachverfolgt.

Wir verbessern unsere Kilometerfunktionen im Vereinigten Königreich, um die Handhabung von Geschäftsreisekosten zu optimieren. Diese Verbesserungen sollen das Kilometertracking und die Erstattung noch effizienter gestalten.

Das ertwartet Sie:
Kilometer für Firmenwagen: Bald können Sie Kilometer für Firmenwagen anfordern, sodass mehr User von Kilometervergütungen profitieren können.
Passagieranträge: Der Wert einer Erstattungszulage wird berücksichtigen, ob Sie mit einem anderen Beschäftigten reisen, und diesen in Ihre Anfrage für einen besseren Erstattungssatz einbeziehen.

Diese Updates werden in ausgewählten Plänen verfügbar sein. Für weitere Informationen und um zu überprüfen, ob diese Funktion für Sie geeignet ist, kontaktieren Sie uns bitte.

Wir freuen uns, die neue Funktion zur detaillierten Aufschlüsselung von Purchase Orders (PO) vorzustellen, die Ihren Beschaffungsprozess transparenter und genauer gestaltet.

So geht's:
Detaillierte Anfragen: Listen Sie einzelne Artikel und Mengen in Ihren PO-Anfragen auf, um Klarheit zu schaffen und Fehler zu vermeiden. Dies verbessert die Lesbarkeit Ihrer Purchase Orders.
Nahtlose Integration: Beim Erstellen einer Purchase Order können Sie einfach auf „In Artikel aufteilen“ klicken, um jeden Artikel, seine Menge und seinen Wert anzugeben. Diese Funktion bereitet Ihre Anfragen für ein klares, detailliertes PDF der Purchase Order vor.

Diese Aktualisierung ist in ausgewählten Plänen verfügbar und optimiert Ihren Einkaufsprozess, indem sie die Genauigkeit verbessert. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.

Vereinfachen und optimieren Sie Ihren Bestellprozess mit der neuen PDF-Generierung für Purchase Orders in Spendesk. Minimieren Sie Unstimmigkeiten und verbessern Sie die Genauigkeit im gesamten Prozess.

Wichtige Funktionen:
Mühelose Purchase Order-PDFs: Nach der Genehmigung einer Purchase Order können Antragsteller direkt in Spendesk ein PDF erstellen. Das PDF wird automatisch mit den Details der Purchase Order, einschließlich Zeilenaufstellung und Beträgen, vorausgefüllt. Felder wie Lieferadresse, Anmerkungen und spezielle Anweisungen können einfach angepasst werden.

In ausgewählten Tarifen verfügbar. Für weitere Informationen, wie diese Funktion Ihren Prozess verbessern kann, kontaktieren Sie uns bitte.

Wir erhöhen die Transparenz mit einer neuen Funktion zur Verfolgung von Änderungen der Bankverbindungen von Lieferanten.

Das erwartet Sie:
Detaillierte Historie: Kontoinhaber:innen und Controller können über die Schaltfläche „Historie anzeigen“ ein umfassendes Protokoll der Änderungen an den Bankdaten der Lieferanten einsehen, einschließlich der Person, die die Änderungen vorgenommen hat.
Sofortige Benachrichtigungen: Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Bankinformationen aktualisiert werden. Diese Funktion sorgt für sofortige Sichtbarkeit und reduziert das Risiko für Fehler.
Aufzeichnungen zum Download: Greifen Sie auf herunterladbare Historien der Bankinformationen zu, ideal für Audits und Nachweise über Änderungen.

Diese Funktion ist in allen Plänen verfügbar und bietet eine umfassende Prüfspur für finanzielle und regulatorische Anforderungen. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Optimieren Sie Ihren Abstimmungsprozess mit automatischer Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen.

Sobald eine Rechnung für eine Bestellanfrage eingegangen ist, erkennt das System automatisch die Bestellnummer und den Betrag und hebt Abweichungen hervor, falls diese nicht übereinstimmen. Die Person, die die Bestellung erstellt hat, erhält ebenfalls automatisch die zugehörige Rechnung.

Diese Funktion sorgt für effizientere und genauere Finanzoperationen und ist in ausgewählten Plänen verfügbar.