Kreditor

Beispiele von Kreditoren

Im Business-Kontext sind Kreditoren zum Beispiel:

• Lieferanten von Waren, z.B. der Holzlieferant einer Tischlerei

• Dienstleister, z.B. Agenturen und Freelancer

• Kreditgeber, i.d.R. Banken

Jeder Kreditor agiert in anderen Geschäftsbeziehungen selbst als Kunde und somit als Debitor. Daher muss die Buchhaltung sich immer gleichzeitig um die Kreditorenbuchhaltung (Bezahlen von Eingangsrechnungen) und die Debitorenbuchhaltung (Erstellen von Ausgangsrechnungen) kümmern.

Risiken für Kreditoren

Kreditoren leben per Definition mit einem gewissen Risiko. Sie gehen mit einer Lieferung oder einem Service in Vorleistung – in der Hoffnung, dass der Debitor die entsprechende Forderung später begleichen wird.

Tut er das nicht, haben Kreditoren ein paar Möglichkeiten:

• Freundliche Nachfrage, gefolgt von schriftlicher Zahlungserinnerung

• Versenden von Mahnungen (immer per Einschreiben mit Rückschein) in drei Mahnstufen

• Konsultierung eines Anwalts

• Einreichen einer Klage

Gerade für kleine Unternehmen und Freelancer sind rechtliche Schritte unter Umständen zu langwierig und teuer. Unbezahlte Rechnungen werden dann zur Existenzbedrohung. Daher sollten Kreditoren Risiken vorab zu minimieren versuchen, um sich vor dem Worst Case schützen.

Mögliche Maßnahmen zur Risikominimierung für Kreditoren sind:

• Anzahlungen und regelmäßige Abschlagszahlungen vereinbaren

• Den maximalen Bestellwert bei Neukunden reduzieren (also zum Beispiel nur mit Waren oder Dienstleistungen im Wert von unter 10.000€ in Vorleistung gehen, bevor die erste Zahlung eingegangen ist)

• Vertragliche Festlegung von einem Eigentumsvorbehalt, bei dem Waren nur in den Besitz, nicht aber in das Eigentum des Debitors übergehen, bis sie vollständig bezahlt sind

• Andere Anbieter nach Erfahrungen mit dem neuen Debitor fragen – Zahlungsausfälle sprechen sich meist in der Branche herum

Die Kreditorenbuchhaltung

Werfen wir nun einen Blick auf die Seite der Debitoren: Wie gehen die richtig mit ihren Kreditoren um?

Mit der Frage beschäftigt sich die sogenannte Kreditorenbuchhaltung, ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Hier dreht sich alles um die Schulden eines Unternehmens – also die Verbindlichkeiten, die sich aus Lieferung und Leistung ergeben. Das Pendant zur Kreditorenbuchhaltung ist die Debitorenbuchhaltung, die sich mit den Forderungen eines Unternehmens befasst.

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung bestehen darin…

• Kreditorenstammdaten anzulegen und zu pflegen,

• Eingangsrechnungen und Gutschriften zu erfassen und zu prüfen,

• vor dem angegebenen Zahlungsziel zu begleichen,

• danach gesetzeskonform zu archivieren

• und Daten zu Unternehmensausgaben zu erfassen und auszuwerten.

Auch Reisekostenabrechnungen fallen oft in den Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Denn wenn Mitarbeitende Ausgaben aus eigener Tasche auslegen, werden sie zu einer Art Kreditor – das Unternehmen steht in ihrer Schuld.

Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Um Forderungen rechtzeitig begleichen zu können, müssen eingehende Rechnungen mindestens den folgenden Prozess durchlaufen:

Rechnungseingang → Rechnungsbearbeitung (automatische Datenextraktion)→ Rechnungsprüfung (Freigabe) → Zahlung → Archivierung

Im Idealfall läuft dieser Prozess weitestgehend automatisiert ab – also mit so wenig menschlichen Zutun wie möglich. Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert gleichzeitig die größte Fehlerquelle eines jeden Prozesses (den Menschen) und sorgt für zufriedene Kreditoren.

Um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, müssen alle Belege – sofern sie noch in Papierform eingehen – direkt digitalisiert werden. Digitale Rechnungen haben eine Reihe von Vorteilen:

• Informationen können per OCR ausgelesen werden.

• Der Genehmigungsprozess von Rechnungen kann automatisiert angestoßen werden und transparent von allen Beteiligten eingesehen werden (Mitarbeitenden, Managern, Finanzteam…).

• Digitale Rechnungsdaten können in Echtzeit nach Kategorie, Team oder Mitarbeitenden geordnet und ausgewertet werden.

• Rechnungsdaten können mit individuellen Ausgabenlimits und Budgets abgeglichen werden.

Die Kreditorenbuchhaltung automatisieren

Vielen Unternehmen fehlt der Gesamtüberblick über ihre Verbindlichkeiten – selbst dann, wenn sie ihre Buchhaltung längst digitalisiert haben.

Das liegt daran, dass an jeder Ecke eines Unternehmens laufend Geld ausgegeben wird: über Abos, Amazon-Bestellungen, Dienstleistungsverträge und Warenlieferungen. Und oft landen diese Ausgaben an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen.

Kreditkartenzahlungen laufen an anderer Stelle auf als Rechnungen. Während manche Manager Eingangsrechnungen sofort hochladen, lasse andere sich Zeit… Das Ergebnis sind Verzögerungen und dezentralisierte Informationen.

Erfahrungsgemäß gestaltet die Kreditorenbuchhaltung sich reibungsloser, wenn Unternehmen ein Tool zum Ausgabenmanagement nutzen. In diesem laufen alle Kreditkartenabrechnungen, Reisekosten, Purchase Orders und Lieferantenrechnungen zusammen und werden mit Teamfreigaben, Budgets, Zahlungen und der Buchhaltung verknüpft.

Das Ergebnis:

• Das Finanzteam hat den vollen Überblick über den gesamten Einkaufsprozess: von der Bestellung bis zur Zahlung.

• Budgetverantwortliche können Ausgaben auf Basis der tatsächlichen Budgets genehmigen.

• Mitarbeiter können selbstständig Anfragen erstellen und den Status ihrer Bestellungen einsehen.

• Kreditoren müssen nie auf das Geld für ihre Lieferungen und Leistungen warten.

Fazit

Kreditoren erbringen Leistungen oder liefern Waren im Voraus, wodurch sich auf Seiten der Kunden eine Schuld ergibt. Diese zu begleichen ist primäre Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung.

Um am Ende von Buchhaltungsperioden die Liquidität und allgemeine wirtschaftliche Lage des Unternehmens verlässlich einschätzen zu können, sind Unternehmen in der Kreditorenbuchhaltung auf die Genauigkeit zum Status offener Posten angewiesen.

Genau dabei helfen Tools zum Ausgabenmanagement. Sie aggregieren Bestellungs- und Zahlungsdaten, dokumentieren Genehmigungen und liefern Echtzeitdaten und Reports zu allen Ausgaben.

Lernen Sie hier unsere Software zum Ausgabenmanagement kennen.