Faktura

Was versteht man unter Faktura?

Bei dem Begriff Faktura handelt es sich um eine aus dem Lateinischen („factura”) stammende Bezeichnung für Rechnung. Jedoch gibt es einen Unterschied zwischen einer Faktura und einer Rechnung, auch wenn diese im Alltag synonym verwendet werden (siehe weiter unten).

Vor allem in Österreich und der Schweiz ist dieser Ausdruck als Rechnungsbegriff weit verbreitet, während er in Deutschland in Unternehmen kaum Verwendung findet.

Der Begriff Faktura bezieht sich nicht nur auf Rechnungen, sondern auch auf andere Dokumente. Der Oberbegriff umfasst die folgenden Belege:

• Rechnungen

• Quittungen

• Eigenbelege

• Gutschriften

• Lastschriften

• Lieferscheine

Was sind Rechnungen?

Jede Rechnung ist eine Faktura, aber Vorsicht, nicht jede Faktura ist eine Rechnung. Eine Rechnung informiert darüber, welche Dienstleistung oder welches Produkt an wen geliefert werden muss und welcher Kaufpreis wem zu zahlen ist. In Deutschland muss jede Rechnung bestimmten Richtlinien entsprechen, die in § 14 UStG definiert sind.

Auf der klassischen Rechnung müssen die folgenden Informationen enthalten sein:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers

2. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Id des Leistungserbringers

3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung

4. Die einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer

5. Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder sonstigen Leistung

6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. Gegebenenfalls der Hinweis zu Steuerbefreiungen

8. Im Voraus vereinbarte Rabatte (Preisminderungen)

9. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den Steuerbetrag

Beläuft sich der Rechnungsbetrag auf weniger als 250 €, dann dürfen weniger Angaben gemacht werden, Stichwort Kleinbetragsrechnungen.

Was sind Quittungen?

Eine Quittung bestätigt den Empfang einer erbrachten Leistung oder Lieferung. Übrigens nicht zu verwechseln mit einem Kassenbon, der im Alltag als Synonym oft verwendet wird.

Der Vorteil von Quittungen liegt darin, dass sie im Falle einer Bargeldtransaktion als Nachweis dienen, da Barzahlungen im Gegensatz zu z.B. Überweisungen und einem Kontoauszug keine Rückschlüsse zulassen. Dies ist besonders in Deutschland sinnvoll, da die meisten Transaktionen hierzulande immer noch in bar abgewickelt werden.

Im Vergleich zur Rechnung sind die Angaben auf der Quittung wesentlich geringer. Sie muss nur die folgenden Informationen enthalten:

• Den Namen des Ausstellers

• Das Ausstellungsdatum und -ort

• Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder sonstigen Leistung

• Den Bruttopreis

• Den anzuwendenden Steuersatz sowie den Steuerbetrag

Was sind Eigenbelege?

Der Eigenbeleg funktioniert als Ersatz für verloren gegangene oder nicht ausgestellte Rechnungen und Quittungen. Die gute Nachricht ist, dass das Finanzamt diesen Beleg als Ersatz akzeptiert, den die goldene Regel lautet „keine Buchung ohne Beleg“.

Auch beim Eigenbeleg gibt es Pflichtangaben, die zu beachten sind:

1. Den Namen des Empfängers der Zahlung

2. Das Datum der Bezahlung

3. Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder sonstigen Leistung

4. Die Höhe der bezahlten Summe

5. Grund für den Eigenbeleg

Auch wenn dieser Beleg nicht annähernd so viele Angaben enthält wie eine typische Rechnung, so ist es doch sehr empfehlenswert, dem Finanzamt weitere Informationen zu liefern und zu begründen, warum ein Eigenbeleg erstellt werden musste.

Seien Sie sich auch bewusst, dass der Eigenbeleg nicht zum Regelfall der Fakturierung in Ihrem Unternehmen werden sollte, da er lediglich für den Notfall gedacht ist und nicht einmal für die Vorsteuerabzugsberechtigung geeignet ist.

Deshalb ist es ratsam, zunächst ein Duplikat der Rechnung anzufordern, bevor Sie einen Eigenbeleg erstellen.

Was versteht man unter Fakturierung?

Bei der Fakturierung geht um den Prozess der Rechnungserstellung. In der Praxis bedeutet dies z.B. das Versenden von Mahnungen und Zahlungserinnerungen oder die Verbuchung und Erstellung von Rechnungen und Gutschriften.

Dabei gibt es zwei verschiedene Arten der Rechnungsstellung, nämlich die Vorfakturierung und die Nachfakturierung.

• Vorfakturierung: Erst wird die Faktura erstellt und anschließend erfolgt die Leistungserbringung. Typische Beispiele sind die Vorkasse beim Online-Shoppen, oder Prepaid-Systeme.

• Nachfakturierung: Erst erfolgt Leistungserbringung und anschließend wird die Faktura erstellt. Dies ist die häufigste Art der Rechnungsstellung. Ein typisches Beispiel ist der Gang zum Friseur. Zuerst werden die Haare geschnitten und erst danach stellt der Friseur dem Kunden eine Rechnung aus und wird bezahlt.

Fakturierung optimieren: Nutzen Sie eine moderne Softwarelösung

In jedem Unternehmen ist es zwingend erforderlich, die Rechnungsstellung korrekt auszuführen. Entscheiden Sie sich für eine intelligente Faktura Software, das Ihnen die Erstellung, Nachverfolgung, und Archivierung von Rechnungen erleichtert und sich an die entsprechenden Vorschriften hält (siehe GoBD). Sparen Sie also Ihre kostbare Energie und entscheiden Sie sich für ein Tool, das Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützt, anstatt Rechnungen weiterhin manuell zu erstellen.

Mithilfe von Spendesk können Sie die GoBD beim Ausgabenmanagement einhalten. Verwalten Sie ganz einfach alle relevanten Zahlungsinformationen an einem Ort: Sie können z.B. Belege überprüfen, Sachkonten bestätigen und mehr. Vereinbaren Sie einen Termin mit einem unserer Experten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Geschäftsausgaben mit Spendesk digital verwalten.