Aufwandskonten

Definition von Aufwandskonten

Aufwandskonten sind Konten im Rechnungswesen, die dazu verwendet werden, den betrieblichen Aufwand eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Geschäftsjahr) zu erfassen. Der Aufwand bezieht sich dabei auf Kosten, die im Zuge der betrieblichen Leistungserstellung entstehen, etwa für…

• Löhne und Gehälter

• Materialkosten

• Mietkosten

• Marketingausgaben

• Abschreibungen

Warum sind Aufwandskonten wichtig?

Ohne Aufwandskonten funktioniert keine doppelte Buchführung, denn hier werden die Ausgaben des Unternehmens erfasst. Das Pendant zu Aufwandskonten sind die Ertragskonten. Gemeinsam bilden sie sogenannte Erfolgskonten. Und die erfüllen genau den Zweck, der sich aus ihrem Namen ableiten lässt: Im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung sind sie die Grundlage für die Berechnung des Unternehmensgewinns oder -verlusts. 

Aufwandskonten liefern also Informationen über die finanzielle Gesundheit und den Erfolg eines Unternehmens, indem sie zeigen, wo und wie Geld ausgegeben wird. Unternehmen können mit einem Blick auf ihre Aufwandskonten ihre Ausgaben im Blick behalten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen.

Arten von Aufwandskonten

Die genaue Bezeichnung und Kategorisierung von Aufwandskonten ist jedem Unternehmen selbst überlassen und variiert je nach Branche. Gängige Aufwandskonten in der Rechnungsverwaltung sind aber: 

• Personalaufwand: Kosten, die mit Mitarbeitenden zusammenhängen, z. B. Löhne, Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und weitere Personalnebenkosten

• Materialaufwand: Kosten für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die in der Produktion oder Dienstleistung eingesetzt werden

• Abschreibungen: planmäßige Wertminderung von Anlagegütern wie Maschinen, Gebäuden oder Fahrzeugen

• Miet- und Pachtaufwand: Kosten für Anmietung oder Pachtung von Gebäuden, Maschinen oder anderen Objekten

• Zinsaufwand: Zinsen, die für Kredite oder Darlehen gezahlt werden müssen

• Energieaufwand: Kosten für Strom, Wasser, Heizung und andere Energiequellen

• Instandhaltungsaufwand: Kosten, die für die Instandhaltung und Reparatur von Anlagegütern anfallen

• Vertriebskosten: beispielsweise Werbe- und Verkaufsförderungskosten

• Steueraufwand: Steuern, die im Zuge der betrieblichen Tätigkeit anfallen – ausgenommen sind Ertragsteuern

• Sonstige betriebliche Aufwendungen: Kategorie für diverse andere Aufwendungen, die nicht direkt in die anderen Kategorien fallen, z. B. Reisekosten oder Fortbildungskosten

Wie funktionieren Aufwandskonten in der Buchführung?

In der doppelten Buchführung werden Geschäftsvorfälle immer auf mindestens zwei Konten gebucht: von Soll an Haben. Die typische Buchführungspraxis sieht dabei eine Buchung zwischen einem Bestandskonto und einem Erfolgskonto (Aufwands- oder Ertragskonto) oder zwischen zwei Bestandskonten vor. 

Bei Aufwandskonten erfolgt die Buchung im Soll, wenn ein Aufwand entsteht. Buchungen im Haben eines Aufwandskontos sind weniger üblich und kommen beispielsweise bei der Stornierung einer Rechnung oder Gutschrift, Fehlerkorrekturen oder internen Verrechnungen vor.

Zum Ende eines Geschäftsjahres werden die Aufwandskonten über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto) abgeschlossen, wodurch sich der Unternehmenserfolg (Gewinn oder Verlust) errechnet.

Buchungssätze für Aufwandskonten inkl. Beispiel

Bei Aufwendungen buchen Sie den entsprechenden Betrag im Soll des Aufwandskontos und im Haben eines passenden Gegenkontos, das im folgenden Beispiel ein Passivkonto für Verbindlichkeiten ist. 

Nehmen wir an, ein Unternehmen kauft Büromaterial für 500 € (Netto) auf Rechnung. Hieraus entstehen zwei Buchungen: 

1. Erfassung des Aufwands für Büromaterial

2. Begleichung der Rechnung

Erste Buchung: Erfassung des Aufwands für Büromaterial

Wenn das Unternehmen die Rechnung für das Büromaterial erhält:

Aufwandskonto

Dieses Konto erhöht sich um den Betrag des Aufwands. Hier werden die 500 € als Aufwand für Büromaterial erfasst.

Passivkonto

Da das Büromaterial auf Rechnung gekauft wurde, entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Dies wird auf einem Verbindlichkeiten-Konto im Haben verbucht.

Der Buchungssatz lautet: „Bürobedarf an Verbindlichkeiten 500 €“

Zweite Buchung: Begleichung der Rechnung

Wenn das Unternehmen die Rechnung später aus seinem Bankkonto bezahlt.

Passivkonto

Das Konto wird im Soll mit 500 € belastet. Dadurch verringern sich die Verbindlichkeiten wieder.

Aktivkonto

Das Bankkonto wird im Haben mit 500 € belastet, was eine Abnahme des Bankguthabens anzeigt.

Der Buchungssatz lautet: „Verbindlichkeiten an Bank 500 €“

Wie wirken sich Aufwandskonten auf das Eigenkapital aus? 

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Aufwands- und Ertragskonten zum Jahresabschluss über das Gewinn- und Verlust-Konto (GuV-Konto) abgeschlossen. Der Jahresgewinn oder -verlust wird dann zum Eigenkapitalkonto übertragen. Durch diesen Prozess wird der Gesamterfolg des Unternehmens für das Jahr erfasst und dann im Eigenkapital reflektiert.

Insofern beeinflussen Aufwände letztlich das Eigenkapital: Steigen die Aufwendungen bei gleichbleibenden Erträgen, sinkt das Eigenkapital – und vice versa. 

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Zusammenfassung 

Aufwandskonten sind ein unverzichtbares Instrument in der doppelten Buchführung, um den finanziellen Aufwand eines Unternehmens transparent und nachvollziehbar abzubilden. Durch ihre systematische Erfassung und Analyse können Unternehmen nicht nur ihren finanziellen Erfolg messen, sondern auch Kostenstrukturen optimieren und fundierte wirtschaftliche Entscheidungen treffen.