Wir brauchten eine Lösung, die unsere Agilität nicht beeinträchtigt, und genau das haben wir mit Spendesk gefunden.

Wichtige Ergebnisse mit Spendesk

• Kein Chaos mehr beim Weiterreichen von Karten: Keine Unterbrechungen mehr für kleine Einkäufe und keine Engpässe mehr bei gemeinsam genutzten Karten.

• Ausgabenverfolgung auf Projektebene: Genaue Bruttogewinnberechnung mit Kunden- und Projektcodes.

• Echtzeit-Transparenz des Cashflows: Live-Ausgabendaten statt Überraschungen am Monatsende.

• Optimierter Monatsabschluss: Mitarbeiter laden Belege direkt hoch und sparen so monatlich zwei Tage Zeit.

• Sichere Online-Einkäufe: Virtuelle Karten ermöglichen autonome, betrugssichere Zahlungen

• Delegierte Belegverwaltung: Die Finanzabteilung wird von der manuellen Bearbeitung von Spesenbelegen befreit

Über We Are Social

We Are Social ist eine Digitalagentur, die die Online-Präsenz für mehrere Kunden verwaltet. Mit Teams in 13 Ländern, die sowohl interne Abläufe als auch Kundeneinkäufe abwickeln – von Stockfotos und Musiklizenzen bis hin zu Werbeartikeln – benötigte das Team ein agiles Ausgabenmanagement, das mit traditionellen Unternehmensprozessen nicht zu erreichen war.

Die Herausforderungen

Vor der Einführung von Spendesk stand We Are Social vor dem klassischen Dilemma einer Agentur: die Verwaltung sowohl der internen Ausgaben als auch der Kundeneinkäufe mit unzureichenden Tools.

Kernprobleme:

• Zwei gemeinsam genutzte Kreditkarten führten zu Engpässen, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zahlungen tätigen mussten.

• Ständige Unterbrechungen, da Mitarbeiter für kleine Ausgaben Zugang zur Karte beantragten

• Manuelle Erfassung von Belegen und Abgleich von Ausgaben in mehreren Ländern

• Keine Echtzeit-Transparenz des Cashflows für die Budgetoptimierung

• Ungenaue Bruttogewinnberechnungen aufgrund falsch klassifizierter direkter Kosten

• Zeitaufwändige Bearbeitung von Spesenabrechnungen, wodurch der Fokus von der strategischen Arbeit ablenkt wurde

• Sicherheitsrisiken durch gemeinsame Zahlungsmethoden

Die Lösung

We Are Social implementierte Spendesk, um autonome Ausgaben sowohl für interne Vorgänge als auch für Kundeneinkäufe zu ermöglichen und gleichzeitig die vollständige finanzielle Kontrolle zu behalten.

Die umfassende Lösung umfasst:

• Virtuelle Karten für sichere Online-Einkäufe (Stockfotos, Musik, Werbeartikel)

• Physische Karten für Außendienstteams und Einkäufe im Laden

• Projekt- und Kundencodierung für eine genaue Kostenverteilung

• Echtzeit-Transparenz der Ausgaben und Budgetüberwachung

• Delegierte Belegverwaltung an Kartenbenutzer

Von Unterbrechungen zu Autonomie

Die Umstellung erfolgte sofort. Anstelle ständiger Unterbrechungen für den Kartenzugang erhielten die Mitarbeiter durch virtuelle Karten autonome Kaufkraft. Das Finanzteam wechselte von der manuellen Spesenabrechnung zur strategischen Budgetoptimierung mit Echtzeitdaten.

Die Spesenverfolgung auf Projektebene deckte zuvor verborgene direkte Kosten auf, korrigierte die Bruttogewinnberechnungen und ermöglichte eine genauere Preisgestaltung für Kunden und Budgetzuweisung.

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Spendesk hat We Are Social sein Ausgabenmanagement grundlegend verändert:

• 2 Tage pro Monat Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

• Genaue Bruttogewinnberechnung mit korrekter Kostenverteilung

• Echtzeit-Transparenz des Cashflows für bessere Budgetentscheidungen

• Keine Zahlungsengpässe und täglichen Unterbrechungen mehr

• Erhöhte Sicherheit durch betrugssichere virtuelle Karten

• Optimierter Monatsabschluss durch delegierte Belegverwaltung

• Volle Autonomie des Teams bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Finanzkontrolle

Das Abschließen der Bücher ist jetzt ganz einfach. Mit Spendesk kann ich die Überprüfung und das Hochladen von Belegen an die zahlende Person delegieren, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Das Tool ist benutzerfreundlich und macht Spaß, sodass die Mitarbeiter gerne mitmachen und viel eher bereit sind, die erforderlichen Dokumente bereitzustellen.

Achille Manbou

Sind Sie bereit, das Ausgabenmanagement Ihrer Agentur zu transformieren?

Erfahren Sie, wie Spendesk Ihrem Team vollständige Autonomie gewährt und Ihnen gleichzeitig die Kontrolle und Transparenz bietet, die Sie benötigen. Entdecken Sie, wie Sie jeden Monat mehrere Tage Zeit sparen und gleichzeitig die Genauigkeit und Sicherheit verbessern können. Sprechen Sie noch heute mit einem Experten.