Spendesk gibt uns die Agilität, die wir brauchen, um Ausgaben und Buchhaltung in großem Maßstab zu verwalten. Ich könnte nicht mehr ohne.

Wichtigste Ergebnisse mit Spendesk

• 100 % Belegerfassung: Vollständige Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben.

• 12-faches Transaktionsvolumen: Wuchs von 20 auf 250–300 monatliche Transaktionen ohne zusätzliche Mitarbeitende in der Finanzabteilung.

• 104 verwaltete Abos: Vollständige Kontrolle über wiederkehrende Kosten, darunter über 80 KI-Lizenzen.

• Sofortige mobile Genehmigungen: CFO validiert Anfragen in Sekunden – von überall.

• Automatisierte Vorbuchhaltung: Direkter Export eliminiert manuelle Neuerfassung von über 250 monatlichen Rechnungen.

• Autonomie an mehreren Standorten: Sechs französische Büros plus internationale Tochtergesellschaften arbeiten nahtlos zusammen.

• Keine Phantom-Abos: Vollständige Kontrolle beim Ausscheiden von Mitarbeitenden.

• Erhöhte Sicherheit: Ordnungsgemäße Funktionstrennung mit strukturierten Validierungsworkflows.

Über Niji

Niji ist ein Unternehmen für digitale Dienstleistungen mit 1.500 Mitarbeitenden, das sich auf digitale Transformation spezialisiert hat. Sie unterstützen Kund:innen von der Beratung und Softwareintegration bis zur Implementierung, insbesondere in den Bereichen Websites, mobile Anwendungen, Design, Daten und Cybersecurity.

Mit sechs Büros in Frankreich sowie internationalen Tochtergesellschaften in Marokko, Singapur und Spanien arbeitet Niji mit Kund:innen aus verschiedenen Branchen zusammen, darunter Telekommunikationsbetreiber, Luxusgüter und Dienstleistungen.

Mit einem jährlichen Wachstum von 10–12 % ist Niji ein großer Nutzer von KI-Tool-Lizenzen für Kundenprojekte. Automatisierung und KI sind dabei strategische Entwicklungsprioritäten.

Die Herausforderungen

Bevor Niji Spendesk nutzte, hatte das Unternehmen erhebliche Probleme im Ausgabenmanagement, die operative und finanzielle Risiken mit sich brachten.

Kernprobleme:

• Gemeinsam genutzte Bankkarte ohne jegliche Nachverfolgbarkeit im gesamten Unternehmen.

• Recruiter:innen hinterlegten Kartennummern auf Plattformen; Abbuchungen erfolgten auch nach ihrem Ausscheiden weiter.

• Einzige Lösung: regelmäßiges Sperren und Ersetzen der Bankkarte.

• Einzelne:r Karteninhaber:in schuf kritische Engpässe, da physische Anwesenheit für alle Käufe erforderlich war.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderte Echtzeit-Zugriff des CEO auf SMS-Codes, die nach 30 Sekunden abliefen.

• Käufe waren während Abwesenheiten, Urlaub oder CEO-Meetings unmöglich.

• Nur 10 % der Belege wurden erfasst, was einen ordnungsgemäßen Monatsabschluss unmöglich machte.

• Manuelle Neuerfassung und PDF-Standardisierung für jede Ausgabe.

• Nicht zeichnungsberechtigte Person verwaltete die Karte, was Funktionstrennung verhinderte.

• Völlige Abwesenheit von Transparenz über wiederkehrende Abos.

Die Lösung

Niji implementierte Spendesk, um die vollständige Kontrolle über Unternehmensausgaben zurückzugewinnen und gleichzeitig operative Agilität über sechs französische Büros und internationale Tochtergesellschaften hinweg zu ermöglichen.

Implementierte Hauptfunktionen:

• Virtuelle Karten auf Abruf mit sofortiger CFO-Genehmigung per Mobilgerät.

• Physische Karten für Standortleiter:innen ermöglichen autonomes Budgetmanagement.

• Abo-Management verfolgt 104 wiederkehrende Kosten, darunter über 80 KI-Lizenzen.

• Automatisierte Vorbuchhaltung mit konditionalen Regeln für Aufwandskonten und Mehrwertsteuer.

• Direkter Buchhaltungsexport eliminiert manuelle Neuerfassung.

• Mobile Genehmigungsworkflows ermöglichen Validierung von überall.

• Automatische Belegerinnerungen mit Kartensperrung bei Nichteinhaltung.

• Vertreter-System zentralisiert Käufe über benannte Teammitglieder.

Von Chaos zu Kontrolle

Die Transformation war sofort und umfassend. Anstelle einer einzelnen gemeinsam genutzten Karte, die Engpässe und Betrugsrisiken schuf, erhielt Niji sofortige Kartenerstellung und mobile Genehmigungen, die es Teams an sechs Standorten ermöglichen, autonom zu arbeiten und gleichzeitig vollständige finanzielle Kontrolle zu behalten.

Der CFO kann jetzt Anfragen in Sekunden von überall validieren und eliminiert damit die frühere Abhängigkeit von physischer Anwesenheit und Echtzeit-SMS-Code-Zugriff. Jede:r Standortleiter:in verwaltet sein lokales Budget unabhängig, während die Finanzabteilung zentrale Transparenz und Kontrolle behält.

Niji implementierte ein Vertreter-System und benannte zwei Personen pro Team für die Abwicklung von Käufen. Dies zentralisiert Käufe und vermeidet mehrere Ansprechpartner:innen in einem Unternehmen mit 1.500 Mitarbeitenden, wobei die Reaktionsfähigkeit erhalten bleibt.

Das Abo-Management erwies sich als besonders wertvoll. Mit 104 wiederkehrenden Abos, darunter 80 KI-Lizenzen desselben Anbieters zum gleichen Preis, eliminierte Spendesk automatische Transparenz und Kartensperrsystem Phantom-Abos und Abbuchungen, die nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden weiterliefen.

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Spendesk im Jahr 2017 hat Niji seine Finanzabläufe transformiert und gleichzeitig dramatisch skaliert:

• 100 % Belegerfassung: Automatische Erinnerungen mit Kartensperrung sorgen für vollständige Compliance.

• 12-faches Transaktionsvolumen: Wuchs von 20 auf 250–300 monatliche Transaktionen mit demselben fünfköpfigen Team.

• Vollständige Abo-Kontrolle: Volle Transparenz über 104 wiederkehrende Kosten, darunter über 80 KI-Lizenzen.

• Massive Zeitersparnis: Bearbeitungszeit stabil oder reduziert trotz exponentiellem Wachstum.

• Automatisierte Vorbuchhaltung: Direkter Export eliminiert manuelle Neuerfassung von über 250 Rechnungen.

• Keine operativen Engpässe: Keine Beschwerden mehr „Ich kann meinen Kauf nicht tätigen".

• Sofortige mobile Genehmigungen: CFO validiert von überall in Sekunden.

• Autonomie an mehreren Standorten: Sechs Standorte arbeiten unabhängig mit zentraler Kontrolle.

• Erhöhte Sicherheit: Ordnungsgemäße Funktionstrennung und strukturierte Validierung.

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