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Die wichtigsten Ergebnisse mit Spendesk
Manuelle Doppelarbeit eliminiert: Kein doppelter Dateneintrag mehr zwischen Genehmigungssystemen und Buchhaltung.
Schnellere Genehmigungsprozesse: Automatisierte Workflows ersetzen manuelle Aufgaben.
NetSuite-ready: Nahtlose Integration startet im Januar.
Rechnungen werden automatisch ausgefüllt: Automatisierte Datenextraktion aus per E-Mail zugesandten Rechnungen.
Alles an einem Ort: Eine zentrale Plattform für Spesen, Karten und Rechnungen.
Apple-Pay-Integration: Ermöglicht die Einführung im gesamten Management-Team.
Bessere Transparenz über Ausgaben: Dashboard in Echtzeit und klarer Überblick.
Über Front Row
Front Row ist eine globale E-Commerce-Agentur, die Marken dabei unterstützt, auf Amazon, Walmart und anderen großen E-Commerce-Plattformen zu wachsen. Mit Standorten in Europa und den USA betreuen sie sowohl globale Konzerne als auch mittelständische Unternehmen, die ihre E-Commerce-Präsenz optimieren möchten.
Die Herausforderungen
Vor Spendesk stand Front Row vor komplexen Herausforderungen im Ausgabenmanagement, die durch eine laufende Fusion dreier Unternehmen und fragmentierte Genehmigungsprozesse verschärft wurden.
Kernprobleme:
Manuelle Genehmigungsworkflows mit doppeltem Dateneintrag.
Buchhaltung musste Daten zwischen Genehmigungssystemen und Buchhaltungstools erneut eingeben.
Kein integrierter Überblick über Spesen, Rechnungen und Karten.
Zeitaufwendige manuelle Buchhaltungs- und Zahlungsprozesse.
Früher wurden Ausgaben über ein Projektmanagement-Tool mit einem programmierten Genehmigungsprozess abgewickelt. Es war schwierig, den Überblick zu behalten, und die Buchhaltung hatte viel manuelle Arbeit. Das war sehr zeitaufwendig.
Nicoletta HinrichsVor Spendesk
Manuelle Genehmigungsworkflows über Projektmanagement-Tool
Doppelter Dateneintrag in verschiedenen Systemen
Manuelle Buchhaltungs- und Zahlungsprozesse
Begrenzte Transparenz über Ausgaben
Keine NetSuite-Integrationsmöglichkeit
Mit Spendesk
Automatisierte Genehmigungs- und Zahlungsworkflows
Eine zentrale Plattform für das gesamte Ausgabenmanagement
Apple-Pay-Integration ermöglicht Einführung im Management
Transparenz über Ausgaben in Echtzeit
Direkter Export zu NetSuite (Start im Januar)
Die Lösung
Front Row führte Spendesk strategisch ein – zunächst in einem Unternehmen, dann mit Ausweitung nach der Konsolidierung der drei Einheiten.
Implementierte Hauptfunktionen:
Ausgabenmanagement mit automatisierten Genehmigungsworkflows.
Physische und virtuelle Karten mit Apple-Pay-Integration.
Rechnungsverarbeitung per E-Mail-Weiterleitung.
NetSuite-Integration für nahtlosen Buchhaltungsexport.
Automatisierte Belegerfassung und -verarbeitung.
Zweiwöchentliche Support-Calls für kontinuierliche Begleitung.
Von Fragmentierung zu Konsolidierung
Front Row wählte einen schrittweisen Ansatz und implementierte Spendesk zunächst in der kleinsten Einheit, um Nacharbeit zu vermeiden. Diese strategische Entscheidung ermöglichte es, Prozesse zu optimieren, bevor das System im konsolidierten Unternehmen eingeführt wurde.
Die NetSuite-Integration war ein entscheidender Faktor. Front Row benötigte eine Ausgabenmanagement-Lösung, die sich nahtlos integrieren lässt, wenn der Wechsel ansteht.
Apple Pay erwies sich als essenziell für die Akzeptanz im Management. Das Führungsteam weigerte sich, ihre bisherige Kartenlösung aufzugeben, bis Spendesk Apple Pay anbot – ein Beleg für die Bedeutung mobiler Funktionen für vielbeschäftigte Führungskräfte.
Die Apple-Pay-Integration war für die Akzeptanz in unserem Management-Team essenziell. Als Spendesk diese Funktion einführte, änderte unser Führungsteam seine Meinung und begann, die Plattform zu nutzen.
Nicoletta HinrichsDie Ergebnisse
Seit der Einführung von Spendesk vor einem Jahr hat Front Row das Ausgabenmanagement erfolgreich konsolidiert und sich auf die NetSuite-Integration vorbereitet:
Hohe Teamzufriedenheit: Durchschnittliche Bewertung von 1,5/5 (wobei 1 = sehr zufrieden).
Erfolgreiche Fusion: Vereinheitlichtes Ausgabenmanagement über drei Unternehmen hinweg.
Schnellere Genehmigungen: Automatisierte Workflows ersetzen manuelle Prozesse.
Weniger manuelle Arbeit: Doppelter Dateneintrag für die Buchhaltung entfällt.
Erhebliche Zeitersparnis: Mitarbeitende kennen jederzeit den Status ihrer Ausgaben und sparen viel Zeit.
Automatisch befüllte Rechnungen: E-Mail-Weiterleitung mit automatisierter Datenextraktion.
Bessere Transparenz über Ausgaben: Übersichtliches Dashboard und Überblick in Echtzeit.
NetSuite-ready: Direkter Export startet im Januar.
Julian ist sehr freundlich und immer gut gelaunt. Er freut sich sichtlich, uns in den zweiwöchentlichen Calls zu sehen. Wir arbeiten sehr gern mit ihm, und unser ganzes Team kennt ihn. Er ist hilfsbereit und antwortet unglaublich schnell auf E-Mails. Nach allem, was wir darüber wissen, wie es mit NetSuite funktionieren soll, wird es für uns deutlich einfacher.
Nicoletta HinrichsBereit, das Ausgabenmanagement Ihrer Agentur zu optimieren?
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