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Seit dem 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen. Viele Finanzteams verarbeiten Eingangsrechnungen dennoch weiter als PDF, tippen Rechnungsdaten manuell in DATEV ein oder drucken Belege aus. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung genügen den neuen gesetzlichen Anforderungen – doch Profile, Versionen und Übergangsfristen sorgen in der Praxis für Unsicherheit.
Dieser Artikel erklärt, welche ZUGFeRD-Version die E-Rechnungspflicht erfüllt, wie sich ZUGFeRD von XRechnung unterscheidet und wie Sie Ihren Rechnungsworkflow umstellen.
Was ZUGFeRD technisch ausmacht
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format kombiniert zwei Ebenen in einer einzigen Datei: ein PDF/A-3-Dokument für die visuelle Darstellung und eine eingebettete XML-Datei im Cross Industry Invoice Format (CII) für die maschinelle Verarbeitung.
Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die europäische Norm EN 16931 und gilt damit als konformes E-Rechnungsformat. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4, gültig seit dem 15. Januar 2026; die Vorgängerversion ZUGFeRD 2.3.2 bleibt weiterhin nutzbar und konform.
In der Praxis bedeutet das: Ein Buchhalter erhält eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail, öffnet die Datei und sieht ein gewohntes PDF mit Rechnungsnummer, Positionen und MwSt-Sätzen. Im Hintergrund liest die Buchhaltungssoftware die eingebettete XML-Datei aus und befüllt Buchungsfelder wie Kreditor, Betrag, Steuersatz und Fälligkeitsdatum automatisch – das manuelle Abtippen entfällt.
Die richtigen Profile: Was die E-Rechnungspflicht verlangt
ZUGFeRD kennt fünf Kernprofile mit unterschiedlichem Datenumfang: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, COMFORT und EXTENDED. Zusätzlich gibt es das Profil XRECHNUNG, das die XRechnung-Spezifikation im ZUGFeRD-Container abbildet.
Laut BMF-FAQ zur E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als konformes Format – jedoch nicht für jedes Profil. MINIMUM und BASIC-WL sind ausgeschlossen, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen.
Für B2B-Rechnungen empfiehlt sich das Profil COMFORT: Es bildet den EN 16931 CORE-Datensatz vollständig ab und enthält alle Pflichtfelder – MwSt-Sätze, Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Skontoangaben. EXTENDED eignet sich für komplexere Transaktionen mit branchenspezifischen Zusatzdaten oder Sammelrechnungen.
Ein häufiger Fehler: Unternehmen versenden ZUGFeRD-Rechnungen im Profil MINIMUM und gehen davon aus, damit die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Der Empfänger lehnt die Rechnung ab, weil das Profil die gesetzlichen Mindestanforderungen nicht erfüllt. Prüfen Sie daher vor dem ersten Versand, welches Profil Ihre Software standardmäßig erzeugt.
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ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle PDF-Komponente. Es wurde primär für den B2G-Bereich entwickelt und ist seit 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Beide Formate erfüllen die EU-Norm und sind rechtlich gleichwertig; der wesentliche Unterschied liegt in der Lesbarkeit.
Für die Formatwahl gelten drei Faustregeln:
Für B2B-Transaktionen ist ZUGFeRD COMFORT die pragmatische Wahl – Lieferanten und Kunden können das PDF weiterhin öffnen und prüfen.
Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber ist XRechnung das vorgeschriebene Format.
Für beide Szenarien bietet das Profil XRECHNUNG eine Lösung, die XRechnung-Daten im ZUGFeRD-Container transportiert.
Ein Buchhalter, der monatlich 200 Eingangsrechnungen verarbeitet, erhält typischerweise 180 aus B2B-Geschäftsbeziehungen als ZUGFeRD COMFORT und 20 aus öffentlichen Aufträgen als XRechnung. Die Buchhaltungssoftware muss beide Formate importieren und die XML-Daten korrekt zuordnen können.
Rechnungsworkflow umstellen: Die wichtigsten Schritte
Bestandsaufnahme: Welche Eingangs- und Ausgangsrechnungen liegen bereits elektronisch vor, welche noch als Papier oder PDF? Das zeigt den tatsächlichen Umstellungsbedarf.
Software prüfen: Kann Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien importieren und exportieren? Ist eine DATEV-Schnittstelle vorhanden? Einen Vergleich aktueller Lösungen finden Sie in unserem Leitfaden zur E-Rechnungs-Software.
Empfang einrichten: Seit Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ein reguläres E-Mail-Postfach genügt als Empfangskanal, solange eingehende Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.
Versand vorbereiten: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung Ihrer Ausgangsrechnungen.
GoBD-konforme Archivierung sicherstellen: Elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang unveränderbar, maschinenlesbar und mit Zeitstempel gespeichert werden. Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht.
Spendesk unterstützt diesen Prozess als Ausgabenmanagement-Plattform: Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Rechnungen werden empfangen, die XML-Daten automatisch ausgelesen und Buchungsfelder wie Kreditor, Betrag, Steuersatz und Kostenstelle befüllt. Die validierten Daten werden direkt an DATEV Unternehmen Online exportiert – ohne manuelle Übertragung durch die Buchhaltung.
Übergangsfristen und Ausnahmen
Ab 2025: Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben als Ausgangsrechnung zulässig.
Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen.
Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, steuerfreie Umsätze und Fahrausweise. EDI-Formate wie EDIFACT bleiben bis Ende 2027 zulässig, müssen danach durch EN-konforme Formate ersetzt werden.Die E-Rechnungspflicht verändert den Rechnungsworkflow dauerhaft. Wenn Sie Empfangs- und Versandprozess jetzt vorbereiten, vermeiden Sie Engpässe bei den nächsten Fristen.
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