So setzen Finanzteams die E-Rechnungspflicht 2025 mit XRechnung und ZUGFeRD um

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen in Kraft – ohne Opt-out. Jedes B2B-Unternehmen in Deutschland muss strukturierte Rechnungen annehmen können. Ab 2027 kommt die Pflicht zur Ausstellung hinzu. Finanzteams stehen damit vor einer doppelten Aufgabe: GoBD-konforme Archivierung sicherstellen und AP-Prozesse für XRechnung und ZUGFeRD fit machen. 

Dieser Leitfaden erklärt Fristen und Formatwahl und zeigt, was sich in der täglichen Rechnungsverarbeitung konkret ändert.

Die Fristen im Überblick:

• Seit 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

• Bis Ende 2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin versendet werden.

• Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € B2B-Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen.

• Ab 2028 gilt die universelle Ausstellungspflicht für alle B2B-Transaktionen.

Für den Empfang genügt laut BMF ein reguläres E-Mail-Postfach. Für die Verarbeitung, GoBD-konforme Archivierung und den DATEV-Export brauchen Sie jedoch ein System, das strukturierte XML-Daten automatisch ausliest.

Was als E-Rechnung zählt, ist klar definiert: Entscheidend ist die maschinenlesbare Übermittlung nach der europäischen Norm – kein Dateiformat als solches. Ein einfaches PDF gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ausgenommen sind B2C-Transaktionen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, steuerfreie Leistungen und Kleinunternehmer.Das BMF-Schreiben von Oktober 2025 hat die Konsequenzen bei Fehlern konkretisiert: Während der Übergangsfrist bis Ende 2027 bzw. 2028 bleibt der Vorsteuerabzug bei formatierten Eingangsrechnungen erhalten, weil das Finanzamt sie noch als „sonstige Rechnung" behandelt. Nach Ablauf der Übergangsfrist können Formatfehler den Vorsteuerabzug blockieren. Inhaltsfehler wie eine fehlende Steuernummer, falscher Leistungszeitraum oder inkorrekte MwSt-Berechnung gefährden den Vorsteuerabzug dagegen unabhängig von der Übergangsfrist. Wer das Thema erst 2028 angehen will, geht damit ein reales finanzielles Risiko ein.

XRechnung oder ZUGFeRD: Das richtige Format für Ihren Workflow

Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig. Der Unterschied liegt in der Darstellung und im Einsatzbereich.

XRechnung ist reines XML – maschinenlesbar, ohne visuelle Darstellung. Es wurde ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt und ist seit 2017 Standard für öffentliche Auftraggeber. Für vollautomatisierte Verarbeitungsketten, etwa bei einem Zulieferer der Deutschen Bahn, ist XRechnung die vorgeschriebene Wahl.

ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Für Lieferanten, die noch kein reines XML erzeugen können, senkt das die Einstiegshürde deutlich: Das PDF lässt sich visuell prüfen, während das System die XML-Daten automatisch verarbeitet. Eine Agentur, die monatlich Rechnungen von 60 Lieferanten verarbeitet – Freelancer, SaaS-Anbieter, Büromateriallieferanten – profitiert genau davon: Lieferanten, die noch kein reines XML erzeugen, senden eine hybride ZUGFeRD-Rechnung; das System liest die XML-Daten aus, ohne dass die Buchhaltung manuell eingreifen muss.

Viele Unternehmen, die sowohl mit Behörden als auch mit Geschäftskunden arbeiten, setzen deshalb auf beide Formate parallel: XRechnung für öffentliche Aufträge, ZUGFeRD für den restlichen B2B-Verkehr.

Ein Fehler bei der Formatwahl tritt jedoch häufig auf: Nicht jedes ZUGFeRD-Dokument erfüllt die E-Rechnungspflicht. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen. Erst ab dem Profil COMFORT ist ZUGFeRD konform. Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen im Profil BASIC-WL versenden, riskieren, dass der Empfänger die Rechnung ablehnt. Prüfen Sie daher vor dem ersten Versand, welches Profil Ihre Software tatsächlich erzeugt.

Beide Formate entwickeln sich weiter: XRechnung 4.0 auf Basis der aktualisierten EN 16931-1:2026 wird für Mitte bis Ende 2026 erwartet und bringt vor allem Unterstützung für Sammelrechnungen. ZUGFeRD 2.5 mit aktualisierten Code-Listen ist seit Juni 2026 verfügbar. Die aktuellen Versionen (XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4) bleiben gültig – ein sofortiger Handlungsbedarf besteht nicht, aber Ihre Systeme sollten updatefähig sein.

E-Rechnungen validieren – bevor sie rausgehen

Ein XRechnung Validator prüft, ob die XML-Datei die Syntax- und Geschäftsregeln der Norm einhält, bevor die Rechnung beim Empfänger ankommt. Wenn die Validierung fehlt, kann das kostspielig werden. Mal angenommen, ein Controller sendet eine XRechnung an einen kommunalen Auftraggeber, eine fehlende Lieferantennummer löst einen Geschäftsregelfehler aus, die Rechnung wird abgelehnt. Die 30-Tage-Zahlungsfrist beginnt erst mit der korrigierten Neueinreichung – zwei Wochen Liquidität gehen verloren.

Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten:

• Formatfehler: Syntaxprobleme in der XML-Struktur – die Datei lässt sich nicht korrekt einlesen.

• Geschäftsregelfehler: Inhaltliche Inkonsistenzen wie eine falsche MwSt-Berechnung oder ein Leistungszeitraum, der außerhalb des Rechnungsdatums liegt. Diese betreffen formal korrekte XML-Dateien, die trotzdem inhaltlich nicht zusammenpassen. Nur ein automatisierter Validator fängt sie zuverlässig ab.

• Inhaltsfehler: Fehlende Pflichtangaben wie Steuernummer oder Leistungszeitraum, die den Vorsteuerabzug unabhängig von der Übergangsfrist gefährden.

Zwei kostenlose Tools helfen bei der Validierung: Der KoSIT Validator ist die Open-Source-Referenzimplementierung für XRechnung. Der ELSTER-E-Rechnung-Viewer zeigt E-Rechnungen zusätzlich visuell an und prüft sie auf Vollständigkeit. Integrieren Sie die Validierung als festen Schritt in Ihren Freigabeprozess – vor dem Versand, nicht danach.

GoBD-konforme Archivierung

Die E-Rechnungspflicht endet nicht mit dem Empfang oder Versand. Die GoBD verlangen, dass der strukturierte XML-Teil unveränderbar, nachvollziehbar und maschinenlesbar archiviert wird – zehn Jahre lang. Ein PDF-Ausdruck der Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht.

Was das in einer Betriebsprüfung bedeutet, zeigt sich, wenn das Finanzamt alle Rechnungen aus einem Quartal anfordert. Wer die Original-XML-Dateien nicht vorlegen kann – weil sie beim Aufräumen einer Ordnerstruktur überschrieben wurden –, riskiert einen GoBD-Verstoß, selbst wenn alle Inhalte korrekt waren. Die Archivierungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Rechnung per E-Mail, über ein Peppol-Netzwerk oder ein Portal eingegangen ist.

Drei Anforderungen müssen Sie als Finanzteam sicherstellen:

• Unveränderbarkeit: Das digitale Original bleibt im ursprünglichen Format erhalten. Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden.

• Verfahrensdokumentation: Ein schriftliches Dokument beschreibt, wie E-Rechnungen empfangen, verarbeitet, archiviert und wiedergefunden werden – inklusive Zugriffsrechten und Backup-Strategie. Ohne dieses Dokument drohen bei einer Betriebsprüfung formale Beanstandungen, selbst wenn die Rechnungen inhaltlich korrekt archiviert sind.

• Zugriffsbereitschaft: Das Finanzamt kann jederzeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist prüfungsbereiten Zugang verlangen.

Ausgabenmanagement-Plattformen mit integrierter GoBD-konformer Archivierung übernehmen diese Anforderungen automatisch. Spendesk speichert das strukturierte Original zusammen mit der vollständigen Freigabehistorie und synchronisiert die Daten direkt mit DATEV Unternehmen Online – ohne manuelle Neueingabe und ohne das Risiko, Originale zu überschreiben.

Automatische Verarbeitung von E-Rechnungen im AP-Prozess

Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen erstmals eine durchgängige Automatisierung – von der Datenextraktion über Abgleich und Freigabe bis zu Zahlung und Verbuchung. Ohne passende Software bleibt dieser Vorteil allerdings ungenutzt: In vielen Unternehmen tippt die Buchhaltung XML-Felder weiterhin manuell ins ERP, weil der AP-Prozess nicht an die neuen Formate angepasst wurde.

Wenn ein SaaS-Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden diesen Schritt vollzieht, kann das so aussehen: Drei Buchhalter, die monatlich 300 Rechnungen verarbeiteten, verbrachten je zwei Tage pro Monat mit Dateneingabe und Abstimmung. Seit strukturierte E-Rechnungen direkt ins AP-System fließen und Abgleich sowie DATEV-Synchronisation automatisch ablaufen, schließt das Team den Monat eine volle Woche früher ab. 

Der vollständig automatisierte Workflow im Überblick:

1. Empfang per E-Mail oder Peppol-Netzwerk

2. Automatische Datenextraktion aus XRechnung- oder ZUGFeRD-XML

3. Abgleich mit Bestellung und Lieferschein (Three-Way Matching)

4. Digitale Freigabe durch die zuständige Abteilung

5. Zahlung per SEPA

6. Automatischer DATEV-Export nach SKR03 oder SKR04

Die Fristen stehen fest, und die erste Stufe läuft bereits. Ob die Umstellung zum Engpass wird oder die Effizienz in Ihrem Rechnungswesen steigert, hängt davon ab, wie Sie jetzt Ihre Prozesse aufstellen.

Spendesk nutzt KI-gestützte OCR, um Daten aus beiden Formaten zu extrahieren, leitet sie durch konfigurierbare Freigabeworkflows und bezahlt Lieferanten per SEPA. Die direkte Integration mit DATEV Unternehmen Online stellt sicher, dass Buchungssätze automatisch exportiert werden – ohne manuelle Neueingabe durch die Buchhaltung.