Selbstkosten erklärt – mit Berechnungsmethoden

Wer etwas zum Selbstkostenpreis verkauft, macht an dem Geschäft weder Gewinn noch Verlust. Denn die Selbstkosten sind die Summe aller Ausgaben für Herstellung, Verwaltung und Vertrieb, die notwendig sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten zu können.

Daher gilt der Selbstkostenpreis als langfristige Preisuntergrenze für Unternehmen. Wer kontinuierlich weniger erwirtschaftet als die Selbstkosten, geht pleite. Trotzdem kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, ein Produkt oder eine Dienstleistung für kurze Zeit unterhalb der Selbstkostengrenze anzubieten. 

Was sind Selbstkosten?

Um zu klären, worum es sich bei Selbstkosten genau handelt, sollten wir uns zunächst eine Definition ansehen: Selbstkosten (oft auch „Selbstkosten des Umsatzes” genannt) sind die Summe der direkten und indirekten Kosten für eine Leistung. Als Instrument der Kosten- und Leistungsrechnung liegen sie weiteren Kalkulationen wie der Preiskalkulation zugrunde.

• Einzelkosten werden auch direkte Kosten genannt und lassen sich verursachungsgerecht (direkt) einer Produktionseinheit zuordnen. 

• Gemeinkosten hingegen müssen Produkten anteilig über einen Schlüssel zugeordnet werden. Sie entstehen aus nicht-wertschöpfenden Aktivitäten wie der Buchhaltung oder den Energiekosten im Lager.

Die allgemeine Formel zur Berechnung von Selbstkosten lautet: 

Direkte und indirekte Kosten an einem Beispiel 

Ein Blumengeschäft verkauft fertige Blumensträuße. Unter die direkten Kosten für den Valentinstags-Blumenstrauß „Romeo” fallen die Einkaufspreise für die verwendeten Schnittblumen (20 rote Rosen) und die Lohnkosten für eine angestellte Floristin (0,3 Stunden pro Strauß x Stundenlohn).

Zu den Gemeinkosten zählen in diesem Fall u. a. die Ladenmiete, Kosten für den Fuhrpark, Verwaltungskosten und Verpackungskosten. Sie lassen sich nicht direkt einem Produkt wie dem Strauß „Romeo” zuordnen und werden daher anteilig aufgeschlagen.

Selbstkosten berechnen: Formeln für Produkte, Handelswaren und Dienstleistungen 

Die allgemeine Formel ist in der Praxis nur mäßig hilfreich. Je nach Art des Betriebs läuft die Selbstkostenberechnung nach unterschiedlichen Modelle ab. 

Berechnung der Selbstkosten für gefertigte Produkte mit der Zuschlagskalkulation

In einem Fertigungsbetrieb werden Produkte aus Materialien hergestellt. Daher dreht sich bei der Selbstkostenberechnung alles um die Kosten für Material und Fertigung. Die Formel für die Zuschlagskalkulation sieht folgendermaßen aus: 

Materialeinzelkosten (MEK)

+ Materialgemeinkosten (MGK)

= Materialkosten (MK)

+ Fertigungseinzelkosten (FEK)

+ Fertigungsgemeinkosten (FGK)

+ Entwicklungskosten

= Herstellkosten 

+ Vertriebskostenzuschlag

+ Verwaltungskostenzuschlag

= Selbstkostenpreis

Für die Selbstkosten pro Stück werden die errechneten Selbstkosten dann durch die Stückzahl geteilt. 

Wo in dieser Formel die Lohnkosten bleiben? In Fertigungsbetrieben werden diese in die Materialkosten mit eingerechnet. Je nachdem, wo die Lohnkosten anfallen (wo eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter angestellt ist), werden sie zu den MGK oder den MK gezählt.

Kalkulation der Selbstkosten für Handelswaren

Ein Handelsbetrieb kauft fertige Produkte ein und verkauft sie danach weiter. Ein Beispiel ist eine Modeboutique, die Kleidungsstücke bei Designer:innen einkauft und im Einzelhandel anbietet. Weil hier keine Produktion notwendig ist, sieht die Formel folgendermaßen aus: 

Wareneinkaufspreis

- Lieferrabatt

= Zieleinkaufspreis

- Skonto

= Einkaufspreis

+ Bezugskosten

= Bezugspreis

+ Handlungskostenzuschlag

= Selbstkostenpreis

In diesem Berechnungsmodell verstecken sich die Personalkosten in den Handlungskosten. Diese umfassen alle Kosten, die zur Erbringung der Handelsleistungen anfallen. Neben den Personalkosten sind das u. a. Raummiete, Lagerkosten, Verwaltungskosten und Verpackungskosten.

Kalkulation der Selbstkosten für Dienstleistungen 

Bei Dienstleistungen entfällt der Großteil der Kosten auf das Personal. Die Sollkosten können nach dieser einfachen Formel berechnet werden:

Lohnkosten (Stundenzahl x Stundensatz)

+ Materialeinkaufspreis

+ Materialaufschlag

+ Sondereinzelkosten der Fertigung

+ Sondereinzelkosten des Vertriebs

= Selbstkostenpreis

Gemeinkosten richtig verteilen

Wann immer eine der obigen Formeln von Gemeinkosten oder einem Zuschlag spricht, ist damit ein gewisser Anteil der Kosten für nicht-wertschöpfende Aktivitäten gemeint. Wie genau die Gemeinkosten auf die einzelnen Leistungen aufgeteilt werden, ist wiederum in jedem Unternehmen anders.

So können die Gemeinkosten für eine Leistung zum Beispiel nach folgenden Faktoren anteilig berechnet werden: 

• Zeitaufwand

• Genutzte Fläche

• Benötigte Betriebsmittel (nach Zeit) 

• Benötigte Fahrzeuge (nach Anzahl und Zeit)

Bei der häufig verwendeten Äquivalenzziffernkalkulation werden ähnlichen Produkten Ziffern zugeordnet, die angeben, wie sich der Aufwand an nicht-wertschöpfenden Aktivitäten im Vergleich zu anderen Produkten verhält. 

Das Standardprodukt bekommt die Ziffer 1. Ein Produkt, das doppelt so viele Gemeinkosten verursacht, bekommt die Äquivalenzziffer 2, usw. Am Ende werden die Gemeinkosten durch die Summe der Äquivalenzziffern geteilt und dann für jedes Produkt mit der eigenen Äquivalenzziffer multipliziert. 

Ein Hinweis zur Preiskalkulation ausgehend von den Selbstkosten

Die Formel für die Festlegung von Preisen sieht traditionell so aus: 

Selbstkostenpreis

   + Gewinnzuschlag 

   = Barverkaufspreis 

In der Realität werden Preise jedoch nicht strikt anhand der Selbstkosten festgelegt – jedenfalls nicht ausschließlich. Weniger als die Selbstkosten will niemand erwirtschaften, doch in die Bepreisung von Produkten und Leistungen fließen mindestens zwei andere Faktoren ein, nämlich…

1. Der (wahrgenommene) Kundennutzen 

2. Die Preise des Wettbewerbs

Wir würden sogar so weit gehen zu sagen, dass viele Unternehmen ihre genauen Selbstkosten gar nicht kennen und Preise vornehmlich nach einer Mischung aus Kundenwahrnehmung, Wettbewerbsstrategie und Bauchgefühl ermitteln. 

Leistungen unter dem Selbstkostenpreis anbieten

Wenn unter dem Selbstkostenpreis also ein Verlust erzielt wird, warum sollten Leistungen dann zu einem Preis angeboten werden, der darunter liegt?

Als kurzfristige Preisuntergrenze gelten die variablen Durchschnittskosten. Die Logik dahinter: Kurzfristig können Fixkosten ohnehin nicht heruntergefahren werden. Das bedeutet, dass ein Unternehmen unterm Strich gleich dasteht – ob es gar nicht produziert oder so produziert, dass die variablen Kosten gedeckt sind. In beiden Fällen entspricht der Verlust den Fixkosten. 

Ein Verkauf unter dem Selbstkostenpreis, aber über den variablen Durchschnittskosten, ergibt auf kurze Zeit Sinn, um…

• Wettbewerber zu verdrängen, 

• Wichtige Auftraggebende zu behalten (und nicht an die Konkurrenz zu verlieren), 

• Waren loszuwerden, die sonst vernichtet werden müssten (z. B. verderbliche Lebensmittel)

Fazit

Bei der Berechnung der Selbstkosten werden Einzelkosten und Gemeinkosten unterschieden. Während Einzelkosten sich klar einem Produkt zuordnen lassen können, fallen Gemeinkosten – wie der Name schon sagt – allgemein im Unternehmen an. Sie werden über einen Schlüssel auf die einzelnen Produkte verteilt. 

Mit der Berechnung des Selbstkostenpreises schützen Unternehmen sich vor Verlustgeschäften. Auch wenn Leistungen aus strategischen Gründen kurzfristig zu geringeren Preisen angeboten werden können, darf der Marktwert langfristig nicht unter dem Selbstkostenpreis liegen. 

Dank eines Rechnungsmanagement-Tools immer den Überblick behalten 

Um die Selbstkosten Ihres Unternehmens besser im Blick zu behalten, kann es durchaus hilfreich sein, eine Ausgabenmanagment-Software wie Spendesk einzusetzen. Ein solches modernes, digitales Tool unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Rechnungen – von der digitalen Rechnungserfassung per OCR-Technologie über die Vorkontierung bis zur Zahlungsfreigabe. Auf diese Weise behalten Sie die volle Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens.

Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Spendesk-Expert:innen und lassen Sie sich kompetent beraten!