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Die Bearbeitung von Rechnungen gehört zu den eher mühsamen, aber unbedingt notwendigen Aufgaben in Unternehmen. Oftmals sind viele Personen daran beteiligt, und der Prozess umfasst zahlreiche manuelle Schritte.
Bei über 100 Rechnungen pro Monat – was für viele mittelständische Unternehmen der Durchschnitt ist – können veraltete Prozesse schnell zu einem hohen Zeit- und Kostenaufwand führen.
Wir finden: Das muss sich ändern! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie moderne Rechnungsmanagement-Software Sie dabei unterstützen kann.
Was ist Rechnungsmanagement?
Das Rechnungsmanagement umfasst den gesamten Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen: von der Erfassung über die Prüfung und Genehmigung bis hin zur Zahlung und Buchung.
Das Ziel: Rechnungen effizient, fehlerfrei und regelkonform zu bearbeiten. Dabei geht es nicht nur um die reine Verwaltung von Dokumenten, sondern auch um die Einhaltung interner Freigaberichtlinien, die korrekte Zuordnung zu Kostenstellen und die pünktliche Bezahlung, um Mahngebühren zu vermeiden.
Einfache Rechnungsabwicklung – so geht’s
Veraltete, manuelle Prozesse – wie das Ausdrucken, Einscannen und Weiterleiten von Rechnungen per E-Mail – kosten nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch das Risiko für Tippfehler, Medienbrüche und Verzögerungen. Papierbasierte oder teil-digitale Systeme lassen sich außerdem schlecht skalieren und bieten kaum Transparenz über den aktuellen Stand einzelner Rechnungen.
Im Gegensatz dazu hilft ein digitalisierter Rechnungsworkflow, den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung deutlich zu reduzieren. Moderne Rechnungsmanagement-Software ermöglicht es, Rechnungen zentral zu erfassen, automatisiert zu verarbeiten, freizugeben und anschließend an die Buchhaltung zur Zahlung weiterzuleiten – und das alles in einem einzigen System.
Dadurch wird nicht nur wertvolle Zeit gewonnen, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann, sondern auch die Fehleranfälligkeit im Prozess deutlich reduziert.
Wie ein Rechnungsmanagement-Tool funktioniert
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung mit einem Tool umfasst meist nur wenige, intuitive Schritte:
Hochladen: Ein Teammitglied lädt die eingehende Rechnung über ein zentrales System hoch.
Rechnungen automatisch erfassen: Die Rechnung wird automatisch erfasst und alle relevanten Rechnungsdaten werden ausgelesen – häufig mithilfe von OCR-Technologie.
Freigabe: Falls notwendig, wird die zuständige Führungskraft automatisch zur Freigabe benachrichtigt.
Weiterleitung & Zahlung: Nach der Freigabe wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, die sich um die Zahlung kümmert.
Jeder Schritt kann in einem zentralen System nachvollzogen werden. Das bedeutet: keine langen E-Mail-Verläufe mehr, kein Hinterhertelefonieren – und alle Beteiligten behalten jederzeit den Überblick. Besonders das Finanzteam.
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Nachteile: Klassisches Rechnungsmanagement
In traditionellen Rechnungsprozessen treten häufig folgende Herausforderungen auf, die nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld kosten können:
Intransparente Abläufe: Es ist oft unklar, wo sich eine Rechnung gerade befindet und wer für den nächsten Schritt zuständig ist.
Hohe Fehlerquote: Manuelle Eingabe und Medienbrüche erhöhen das Risiko für menschliche Fehler, doppelte Zahlungen oder verlorene Dokumente.
Zeitintensive Genehmigungen: Führungskräfte müssen sich durch lange E-Mail-Ketten arbeiten, um Rechnungen zu prüfen und freizugeben.
Fehlende Integration: Informationen aus Rechnungen müssen mehrfach in unterschiedliche Systeme übertragen werden – etwa von E-Mails in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme.
Automatisiertes Rechnungsmanagement – Vorteile
Wenn Sie lästige Angelegenheiten wie das Rechnungsmanagement automatisieren, bleibt dem Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
Alle wichtigen Daten werden automatisch erfasst. Die Rechnung kann erst abgeschickt werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Rechnungen werden automatisch an die zuständige Führungskraft weitergeleitet, sodass keine E-Mails übersehen oder Anhänge vergessen werden. Eine gute Software für das Rechnungsmanagement hat eine Slack-Integration.
Das Finanzteam erhält einen vollständigen Überblick über das Rechnungsmanagement. Controller:innen haben jederzeit Zugriff auf alle Details sämtlicher Rechnungen; Nachhaken bei den zuständigen Mitarbeitenden wird somit überflüssig.
Die Person, die die Rechnung hochlädt, kann den Prozess nachverfolgen und erhält eine Benachrichtigung, wenn die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. So muss das zuständige Teammitglied nicht mehr nachfragen und zwischen Lieferant:in und Finanzabteilung vermitteln.
Freigegebene Rechnungen schnell bezahlen
Gerade in der Zahlungsphase entstehen in klassischen Prozessen häufig unnötige Arbeitsschritte. Rechnungen müssen einzeln geprüft, Zahlungen manuell vorbereitet und für jede:n Lieferant:in einzeln ausgeführt werden. Das kostet Zeit und birgt Risiken durch manuelle Fehler.
Digitale Lösungen ermöglichen es, mehrere Rechnungen gesammelt in einer Datei (z. B. XML) für die Bank bereitzustellen und in einem Schritt zu bezahlen – deutlich effizienter und sicherer.
Wie Ihr Unternehmen davon profitiert
Ein strukturiertes, digitales Rechnungsmanagement bringt Vorteile für alle Beteiligten:
Antragsteller:innen
Ein klar geführter Workflow ermöglicht es, Rechnungen unkompliziert einzureichen. Rückfragen entfallen, da Status und Fortschritt jederzeit einsehbar sind.
Genehmigende Führungskräfte
Genehmigungen erfolgen einfach und nachvollziehbar. Alle relevanten Informationen, inklusive möglicher Notizen, sind auf einen Blick verfügbar – ohne Papierkram, lange E-Mails oder Missverständnisse.
Finanzabteilung
Die Finanzabteilung erhält vollständige Transparenz und Kontrolle über alle Rechnungen. Sie kann den gesamten Prozess – vom Eingang bis zur Zahlung – digital steuern und bei Bedarf in die Buchhaltungssoftware, wie DATEV, integrieren.
So wählen Sie die richtige Rechnungsmanagement-Software für Ihr Team
Die passende Rechnungssoftware zu finden, kann sich anfangs wie Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen – vor allem, wenn viele Lösungen ähnliche Funktionen versprechen. Aber: Es lohnt sich, genauer hinzusehen. Denn mit der richtigen Wahl legen Sie den Grundstein für effizientere Verwaltung von Rechnungen im gesamten Unternehmen.
Benutzerfreundlichkeit
Die beste Software bringt wenig, wenn sie nur vom Finanzteam verstanden wird. Achten Sie darauf, dass auch Kolleg:innen aus anderen Abteilungen – etwa aus dem Einkauf oder Projektmanagement – Rechnungen schnell und unkompliziert einreichen und freigeben können. Ein klarer Aufbau, verständliche Menüs und ein geführter Prozess machen hier den Unterschied.
Automatisierung
Rechnungen zu erfassen muss nicht lange dauern! Funktionen wie das automatische Auslesen von Rechnungsdaten (z. B. durch OCR-Technologie), standardisierte Freigabeworkflows oder Erinnerungen bei offenen Aufgaben sparen Zeit und verhindern, dass etwas untergeht.
Je weniger manuell erledigt werden muss, desto reibungsloser läuft der Prozess.
Integration mit bestehenden Systemen
Ob Buchhaltung mit DATEV, ein ERP-System oder ein digitales Archiv – die neue Lösung sollte sich gut in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfügen. So vermeiden Sie Medienbrüche und können Daten direkt weiterverarbeiten.
Transparenz
Wer hat was wann freigegeben? Wie weit ist die Rechnung im Prozess? Eine gute Software dokumentiert automatisch alle Schritte und macht sie für alle Beteiligten nachvollziehbar. Das erleichtert nicht nur interne Abstimmungen, sondern auch Audits oder externe Prüfungen.
Skalierbarkeit
Vielleicht arbeiten Sie heute “nur” mit 50 Rechnungen im Monat – aber wie sieht es in einem Jahr aus? Achten Sie darauf, dass die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Gute Lösungen bleiben auch bei hohem Volumen stabil und bieten zusätzliche Funktionen, sobald sie gebraucht werden.
Kurz gesagt: Die ideale Rechnungsmanagement-Software passt nicht nur zu den heutigen Anforderungen Ihres Teams, sondern auch zu den Herausforderungen von morgen. Ein paar gezielte Fragen im Auswahlprozess – etwa nach Nutzerfreundlichkeit, Automatisierung oder Schnittstellen – helfen Ihnen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen und schon bald Rechnung einfacher und schneller zu bearbeiten.
Sind Sie bereit für ein digitales Rechnungsmanagement-Tool?
Rechnungsmanagement muss nicht aufwändig, zeitraubend und fehleranfällig sein. Mit den passenden digitalen Prozessen lassen sich manuelle Aufgaben deutlich reduzieren und der gesamte Ablauf vereinfachen. Das entlastet das Team und sorgt für mehr Transparenz und Effizienz im Unternehmen.
Spendesk kann all das… und noch viel mehr! Unsere Ausgabenmanagement-Plattform vereint Rechnungsfreigaben, zentrale Belegverwaltung, automatisierte Workflows, Archivierung von Rechnungen und direkte Schnittstellen zur Buchhaltung in einem intuitiven Tool, das von Teams aus allen Abteilungen gerne genutzt wird. Übrigens: Spendesk kann auch elektronische Rechnungen verarbeiten.
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