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„Habt ihr die Rechnung von Agentur XY eigentlich schon bezahlt?“
Solche Fragen kennen viele Finanzteams nur zu gut. Zwischen E-Mail-Postfächern, Ordnern und Excel-Tabellen kann der Überblick über eingehende Rechnungen schnell verloren gehen – besonders, wenn mehrere Personen involviert sind.
Hier kommt das sogenannte Rechnungseingangsbuch ins Spiel – ein zentrales Instrument, das Transparenz, Kontrolle und Ordnung in den Kreditorenprozess bringt. Und doch setzen viele Teams noch auf manuelle Excel-Vorlagen, obwohl es längst einfacher geht.
In diesem Artikel erklären wir, was ein Rechnungseingangsbuch eigentlich ist, warum es gerade für wachsende Unternehmen essentiell ist und wo die Grenzen von Excel-Vorlagen liegen.
Was ist ein Rechnungseingangsbuch?
Ein Rechnungseingangsbuch ist eine strukturierte Übersicht, in der alle Rechnungen erfasst werden, die ein Unternehmen von externen Dienstleistern, Lieferanten oder Freelancer:innen erhält.
Es hilft Finanzteams dabei, den Überblick zu behalten, keine Rechnung zu übersehen, Fälligkeiten rechtzeitig zu erkennen und eine lückenlose Dokumentation für die Buchhaltung sicherzustellen. Das Rechnungseingangsbuch erfasst alle Rechnungen, die nicht sofort bar bezahlt wurden in der Reihenfolge ihres Eingangs.
Das HGB verpflichtet jeden Kaufmann und jede Kauffrau zur ordnungsgemäßen Buchführung, die sich auf drei Arten von Büchern stützt: das Hauptbuch, die Grundbücher und die Nebenbücher. Rechtlich gesehen ist das Rechnungseingangsbuch ein sogenanntes Grundbuch im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB). Ein Rechnungseingangsbuch ist zwar nicht verpflichtend, kann aber aus organisatorischen Gründen sehr hilfreich sein.
Typische Felder im Rechnungseingangsbuch sind:
Eingangsdatum
Lieferant oder Absender
Rechnungsnummer
Nettobetrag, Steuer und Bruttobetrag
Fälligkeitsdatum
Status der Rechnung (offen, gebucht, bezahlt)
gegebenenfalls Kostenstelle oder Projektbezug
Übrigens: Das Rechnungseingangsbuch ersetzt nicht die eigentliche Buchung in der Finanzbuchhaltung, sondern dient lediglich als Vorbereitungs- und Kontrollinstrument.
Das Rechnungsausgangsbuch
Als Gegenstück zum Rechnungseingangsbuch gibt es im Verkauf auch das sogenannte Rechnungsausgangsbuch. Beide Bücher erfassen wertmäßig alle ein- und ausgehenden Waren – wie Rohstoffe, Hilfsstoffe sowie Halb- und Fertigwaren – stets chronologisch nach Datum.
Wie das Rechnungseingangsbuch in die doppelte Buchführung passt
In Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, spielt das Rechnungseingangsbuch eine zentrale Rolle. Denn hier gilt: Jeder Geschäftsfall muss sowohl zeitlich als auch sachlich korrekt erfasst werden – und zwar immer mit einem passenden Beleg.
Das Rechnungseingangsbuch übernimmt die zeitliche Erfassung der Rechnungen – also: Was kam wann ins Haus? Diese Informationen werden dann in den sogenannten Grundbüchern dokumentiert. Die sachliche Zuordnung – etwa zu bestimmten Konten – erfolgt anschließend im Hauptbuch.
Das Prinzip der doppelten Buchführung bedeutet außerdem: Jede Buchung betrifft mindestens zwei Konten. So entsteht ein vollständiges Bild der finanziellen Lage – mit Einblick in Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und mehr.
Ergänzt wird das Ganze durch Nebenbücher, die zusätzliche Details liefern und sowohl Haupt- als auch Grundbücher unterstützen.
Kurz gesagt: Das Rechnungseingangsbuch ist mehr als eine reine Übersicht. Es ist ein wichtiges Glied in der Buchführungskette – sowohl zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten als auch für ein sauberes internes Rechnungswesen.
Warum jedes Unternehmen ein Rechnungseingangsbuch braucht
Gerade in der Wachstumsphase oder bei dezentralen Teams kommt schnell Komplexität ins Spiel: Wer hat die Rechnung erhalten? Wurde sie schon geprüft? Ist sie freigegeben? Ist die Rechnung bereits bezahlt?
Ein strukturiertes Rechnungseingangsbuch bietet folgendes:
Transparenz: Jeder sieht auf einen Blick, was offen ist.
Vermeidung von Mahngebühren: Keine vergessenen Fälligkeiten mehr.
Basis für Vorsteuerabzug: Saubere Erfassung hilft der Steuerabteilung.
Zusammenarbeit: Marketing, IT & Co. können ihre eigenen Budgets nachhalten.
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Excel-Vorlagen fürs Rechnungseingangsbuch – hilfreich, aber fehleranfällig
Viele Unternehmen setzen auf Rechnungseingangsbuch Excel-Vorlagen– und das ist auch verständlich. Excel ist flexibel, weit verbreitet und zunächst schnell aufgesetzt.
Aber mit steigendem Rechnungsvolumen zeigen sich schnell die Schwächen:
Manuelle Eingaben = Fehlerquelle
Keine automatische Erinnerung an Fälligkeiten
Kein zentraler Zugriff (außer mit Cloudlösung)
Keine direkte Verknüpfung mit Zahlungsprozessen
Keine Integration mit Buchhaltungstools wie DATEV
Wenn Sie trotzdem eine gute Rechnungseingangsbuch-Vorlage suchen, sollten Sie unbedingt auf die folgenden Punkte Acht geben:
Eine klare Spaltenstruktur
Filter- und Sortierfunktionen
Felder für Genehmigung & Zahlungsstatus
Exportmöglichkeit für die Buchhaltung
📥 Hier geht’s zum Download einer kostenlosen Excel-Vorlage.
DATEV Rechnungseingangsbuch: Schnittstelle zur Buchhaltung
In Deutschland arbeiten viele Finanzteams mit DATEV als zentralem Buchhaltungssystem. Ein gut geführtes Rechnungseingangsbuch hilft dabei, Buchungen vorzubereiten und korrekt zuzuordnen.
Mit einem DATEV Rechnungseingangsbuch – oder einer angebundenen Lösung – sparen Sie:
Zeit beim Export
Doppelte Erfassung
Rückfragen zwischen Buchhaltung & Finance
Aber Achtung: Auch hier ist der Medienbruch oft eine Schwachstelle. Die Excel-Tabelle muss manuell aufbereitet werden, Belege müssen einzeln ins System gezogen werden – das kostet Zeit.
So geht’s smarter: Der digitale Rechnungseingang
Wenn Sie jetzt denken: "Es muss doch einen besseren Weg geben? " – Ja, den gibt es!
Mit modernen Software-Lösungen wie Spendeskkönnen Sie den kompletten Rechnungseingangsprozess digital abbilden – und zwar so:
Rechnungen können per E-Mail weitergeleitet oder hochgeladen werden
Wichtige Felder werden automatisch erfasst – dank moderner OCR-Technologie
Genehmigungs-Workflows finden Sie direkt in der Plattform
Der Status kann einfach getrackt werden: offen, freigegeben, bezahlt
Export an DATEV? Kein Problem! Das geht auf Knopfdruck.
Das bedeutet konkret: Keine manuellen Excel-Tabellen, keine vergessenen Rechnungen, kein Chaos im Posteingang mehr.
Fazit: Weg vom Excel-Chaos
Gerade für Unternehmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl ist ein Rechnungseingangsbuch ein absolutes Muss – egal ob als Excel-Tabelle, DATEV-Anbindung oder integriert im digitalen Tool. Für Teams, die wachsen oder effizienter werden wollen, reicht eine Rechnungseingangsbuch Excel-Vorlage langfristig einfach nicht mehr aus.
Spendesk bietet dir eine schlanke, automatisierte Lösung für deinen Rechnungseingang – von der Erfassung bis zum Export. Die DATEV-Integration ist inklusive.
Klingt interessant? Buchen Sie eine unverbindliche Demo mit unseren Expert:innen.
FAQ – das Wichtigste auf einen Blick
Was ist ein Rechnungseingang?
Das ist eine eingehende Rechnung, die ein Unternehmen von Lieferanten oder Dienstleistern erhält.
Was ist ein Rechnungseingangsbuch?
Ein Dokument (z. B. Excel oder Software), in dem alle eingehenden Rechnungen erfasst, dokumentiert und nachverfolgt werden.
Gibt es kostenlose Vorlagen?
Ja – viele Anbieter stellen einfache Excel-Vorlagen zur Verfügung. Aber: Für wachsende Teams stoßen diese schnell an Grenzen.
Was ist das DATEV Rechnungseingangsbuch?
Ein von DATEV unterstütztes Dokumentenmanagement-Modul, das beim digitalen Rechnungseingang hilft. Tools wie Spendesk integrieren diesen Prozess nahtlos.
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