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Veröffentlich am 13. Januar 2023
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Wer kennt das nicht? Zu Beginn des Jahres strotzt man nur so vor Motivation und eine Vielzahl von guten Vorsätzen und Zielen für das kommende Jahr entstehen. Solche Ziele können motivieren und beflügeln, sie können aber auch schnell zu Stolpersteinen werden, wenn sie zu hoch gesteckt sind. Ein gut durchdachter Jahresplan mit realistischen Zielen kann hier Abhilfe schaffen. Wie man einen solchen Jahresplan erstellt, erklären wir in diesem Artikel.
Außerdem haben wir 4 Tipps parat, die vor allem moderne Finanzteams bei ihrer Jahresplanung berücksichtigen sollten. Wir verraten auch, wie und warum eine digitale Transformation von Prozessen Ihre nächsten 12 Monate – und die Zeit danach – noch reibungsloser gestalten wird.
Ein Jahresplan sollte realistische, umsetzbare Ziele setzen, aus denen sich entsprechende Aufgaben und Projekte ableiten lassen. Er sollte als Kompass dienen, der Ihr Team erfolgreich durch das kommende Jahr navigiert. Ein Jahresplan kann für das gesamte Unternehmen erstellt werden, ist aber auch für einzelne Teams durchaus sinnvoll. Sogar für Sie als Einzelperson kann ein Jahresplan mit persönlichen und/oder beruflichen Zielen eine wertvolle Stütze sein. Wir wollen uns hier jedoch auf betriebliche Jahrespläne konzentrieren.
Um zu verhindern, dass am Ende des Jahres eine Flut von unüberschaubaren Aufgaben übrig bleibt, die eigentlich noch im laufenden Jahr erledigt werden sollten, hilft es, schon zu Beginn des Jahres eine ausgefeilte Strategie festzulegen – am besten ist es sogar, wenn man schon 2 bis 4 Wochen vor Jahresende die Planung für das Folgejahr erstellt. Auf diese Weise kann das alte Jahr in Ruhe ausklingen und das neue Jahr strukturiert begonnen werden.
Mit Hilfe eines Jahresplans lassen sich langfristige Erfolge leichter erzielen und vermeidbare Fehler rechtzeitig erkennen. Sämtliche Abläufe können dank der Jahresplanung termingerecht organisiert werden. Auch ein eventueller Personalbedarf wird sichtbar, z.B. weil große Projekte anstehen, die man mit dem vorhandenen Bestand nicht bewältigen kann. Und ganz logisch: Je eher ein personeller Engpass sichtbar wird, desto eher können Sie mit der Rekrutierung oder zumindest mit der Vorbereitung darauf beginnen.
Weiterhin dient die Jahresplanung dazu, auch das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen und auszuwerten – woraus wiederum die Unternehmensziele für das Folgejahr abgeleitet werden können. Ein umfassender Jahresplan fungiert demnach als eine Art Erfolgskontrolle und gleichzeitig als systematische Planung neuer Chancen und Möglichkeiten für das neue Jahr.
Übrigens: Besonders in ungewissen Zeiten ist eine durchdachte Planung wichtig. Denn gerade dann werden Sie einen verlässlichen Wegweiser brauchen, um nicht von Ihren Vorhaben abzukommen.
Die Ausgangslage ist natürlich immer stark von Ihrem individuellen Geschäftsmodell abhängig. Doch ganz gleich, um welche Art von Unternehmen es sich handelt und ob die Planung für das gesamte Unternehmen oder nur für das Finanzteam erfolgen soll – eine effiziente Jahresplanung sollte stets aus Rückblick, Vorausschau und regelmäßigen Anpassungen bestehen. Neben der Definition von Jahreszielen ist außerdem die Untergliederung in relevante Teilziele grundlegend für jede Jahresplanung. Nur so können Sie eine gute Basis für unternehmerisches Wachstum und Weiterentwicklung schaffen.
Wie schon erwähnt, sollten Sie, bevor Sie mit der Planung für das nächste Jahr beginnen, sich zunächst ansehen, welche Erfolge und Misserfolge Sie im vergangenen Jahr verbuchen konnten. Führen Sie eine IST-Analyse durch und erörtern Sie die folgenden Fragen:
Was lief gut? Was haben wir im vergangenen Jahr erreicht? (Erfolge)
Was lief weniger gut? Was konnten wir nicht erreichen? (Misserfolge)
Waren die gesetzten Ziele realistisch oder haben wir uns zu viel vorgenommen?
Wo gibt es Optimierungspotenzial?
Innerhalb des Teams kann bspw. die "Start, Stop, Continue"-Methode genutzt werden, um vergangene Projekte oder laufende Prozesse zu bewerten und daraus Ziele abzuleiten. Jede:r Mitarbeitende blickt auf das vergangene Jahr zurück und formuliert, was im nächsten Jahr mehr – oder überhaupt – getan werden sollte ("Start"), welche Aufgaben oder Prozesse nicht zielführend waren und fortan gestrichen werden können ("Stop") und welche Tätigkeiten weitergeführt werden können ("Continue").
Anschließend können Sie Ihre Erkenntnisse aus dem Vorjahr nutzen, um realistische und nach Möglichkeit messbare Ziele für das nächste Jahr festzulegen. Überlegen Sie auch, welche Veranstaltungen, Ereignisse usw. im nächsten Jahr anstehen und leiten Sie auch daraus Ziele und entsprechende Maßnahmen ab. Erarbeiten Sie so einen strukturierten Plan mit erreichbaren und verbindlichen Zielen. Natürlich sollte dabei immer auch das verfügbare Budget im Auge behalten werden.
Unser Tipp: Eine optimale Zielsetzung gelingt besonders gut mit bewährten Methoden wie der OKR- oder SMART-Methode. Lesen Sie mehr dazu nach dem nächsten Abschnitt.
Heutzutage wird nur noch selten eine strenge und endgültige Jahresplanung vorgenommen. Denn in volatilen Zeiten wie diesen ist eine agile Jahresplanung umso wichtiger. Eine adaptive Jahresplanung bereitet Sie auf neue oder bevorstehende Herausforderungen und Aufgaben vor.
Entwerfen Sie also einen Plan, der sich an neue Umstände und Herausforderungen anpassen lässt. Erstellen Sie einen Plan, der einen gewissen Spielraum bietet. Überprüfen Sie Ihre Ziele regelmäßig – am besten quartalsweise – und korrigieren Sie die gesteckten Ziele, wenn Sie merken, dass diese aufgrund äußerer Umstände nicht erreicht werden können.
Es gibt viele verschiedene Techniken und Methoden, um Ziele zu definieren und schließlich in die Tat umzusetzen. Bei Spendesk haben sich die folgenden beiden Zielsetzungsmethoden als besonders effektiv erwiesen – unternehmensweit, teamintern und für einzelne Mitarbeitende.
OKR ist ein Akronym und steht für "Objectives and Key Results" (Ziele und Schlüsselergebnisse). Die OKR-Methode stellt demnach sowohl einen Rahmen für die Festlegung von Zielen als auch die Messung von Schlüsselergebnissen dar. OKRs sollten für die gesamte Organisation jederzeit zugänglich und so objektiv und messbar wie möglich sein.
Objectives: Was möchten Sie erreichen?
Key Results: Was ist das Zielergebnis und wie kann man es messen?
OKRs sollten folgendermaßen formuliert sein: OKR = 1x (Objective = „Was?“) + 3 x (Key Results = „Messkriterien“). Schauen Sie sich dazu das unten stehende Beispiel an:
Objective: Unsere Rechnungsverwaltung soll zuverlässiger und schneller werden.
Key Results:
1: Wir führen ein digitales Tool für die Rechnungsverwaltung ein, sodass die Buchhaltungsfunktion keine manuellen Einträge mehr tätigen muss und weniger Fehler entstehen.
2: Wir bearbeiten Rechnungen innerhalb von maximal 7 Tagen.
3: Wir führen eine wöchentliche Zahlungserinnerung ein, sodass Rechnungen pünktlich beglichen werden.
Innerhalb des OKR-Prozesses werden Ziele für drei Monate definiert. Die Erkenntnisse aus dem vergangenen Quartal werden für die konkrete Planung für das nächste Quartal einbezogen. Auf diese Weise entsteht ein kontinuierlicher, regelmäßiger Prozess.
Ziele und Schlüsselergebnisse sollten die individuellen Aufgaben von Teams und Mitarbeitenden mit der Unternehmensstrategie verknüpfen. Die OKRs des gesamten Unternehmens müssen also auf einzelne Teams übertragen werden, so auch auf das Finanzteam.
Auch die SMART-Methode ist eine bewährte Strategie zur Festlegung und Erreichung von Zielen. SMART ist ebenfalls ein Akronym – es setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der fünf Stufen zusammen, nämlich:
S spezifisch
M messbar
A attraktiv
R relevant
T terminiert
Spezifisch: Das Ziel wird in einem präzisen und prägnanten Satz zusammengefasst. Vage Formulierungen oder komplizierte Verschachtelungen sollten möglichst vermieden werden.
Messbar: Um im Nachhinein beurteilen zu können, ob Sie Ihr Ziel tatsächlich erreicht haben, muss es so definiert werden, dass es messbar ist – dies ist für manche Ziele relativ eindeutig, für andere wiederum müssen Ersatzgrößen gefunden werden. So oder so, messbare Größen helfen, ein Ziel zu erreichen, weil Erfolge greifbar werden.
Attraktiv: Ein Ziel muss attraktiv und erstrebenswert sein, damit es erreicht werden kann und die Mitarbeitenden es auch erreichen wollen. Unattraktive Ziele wirken eher demotivierend. Es ergibt ebenfalls keinen Sinn, Ziele zu setzen, die zu ehrgeizig sind und/oder die Fähigkeiten der Betroffenen übersteigen.
Realistisch: Greifen Sie bitte nicht nach den Sternen. Ziele sollten ambitioniert sein, aber nicht utopisch. Ziele sollten herausfordernd, aber machbar sein. Überlegen Sie sorgfältig, welche Ziele im nächsten Jahr wirklich realistisch umgesetzt werden können.
Terminiert: Jedes Ziel braucht einen Zeitrahmen, eine Frist, bis zu der etwas erledigt sein sollte. Definieren Sie also einen eindeutigen Projektzeitraum.
SMART-Goal: Innerhalb des Finanzteams soll in der ersten Jahreshälfte 2023 ein Automatisierungsprozess eingeführt werden, um die Rechnungsverwaltung zu erleichtern.
Warum ist dieses Ziel “smart”? Das Ziel ist spezifisch (kurz, prägnant, eindeutig), messbar (1 Automatisierungsprozess), attraktiv (Erleichterung der Rechnungsverwaltung), realistisch (je nachdem, wie viele Mitglieder das Team hat, aber wir gehen davon aus, dass es realistisch ist, einen Automatisierungsprozess zu implementieren) und terminiert (in der ersten Jahreshälfte 2023).
Die Finanzabteilung hat die Aufgabe, als interner Berater für das gesamte Unternehmen zu fungieren. Um diese so wichtige, abteilungsübergreifende Funktion bestmöglich erfüllen zu können, ist eine entsprechend gründliche Planung erforderlich. Organisieren Sie daher für die Jahresplanung am besten 1-2 volle, ungestörte Arbeitstage, in denen intensiv an der jährlichen Planung und den internen Teamzielen gearbeitet werden kann. Weiterhin sollten Sie die folgenden 4 Tipps im Hinterkopf behalten:
Wie bereits erwähnt, fungiert die Finanzabteilung als kooperativer, strategischer Partner für Stabilität und Wachstum für alle Teams sowie für das gesamte Unternehmen. Daher ist es umso wichtiger, dass alle im Team genau wissen, was sie zu tun haben. Natürlich ist in der Rollenbeschreibung selbst schon grob festgelegt, welche Aufgaben ein/eine Mitarbeitende:r erfüllen sollen, aber manchmal gibt es in einem Unternehmen auch Aufgaben, für die sich niemand so wirklich zuständig fühlt. Wenn es keine klare Rollen- und Aufgabenverteilung gibt, kann dies außerdem zu Verwirrung und Unsicherheit unter den Beschäftigten führen. Scheuen Sie sich daher nicht, dieses Thema im Rahmen der Jahresplanung erneut anzusprechen.
Legen Sie Ansprechpartner:innen für bestimmte Themenbereiche fest. Auf diese Weise weiß der Rest des Unternehmens, an wen er sich in erster Linie wenden muss, wenn es z.B. um Rechnungen, Budgets oder andere wichtige Fragen geht – vorausgesetzt, dies wird der übrigen Belegschaft auch mitgeteilt.
Gerade im Finanzwesen gibt es viele, zum Teil wiederkehrende Termine, wie Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse. Die Versäumung wichtiger Fristen beim Finanzamt kann fatale (und teure) Folgen haben. Solche Fristen sollten daher unbedingt innerhalb des Jahresplans des Finanzteams berücksichtigt werden. Steht beispielsweise die Umsatzsteuererklärung an, sollten die betroffenen Personen in dieser Zeit nicht mit allzu vielen anderen Zielen und Aufgaben beansprucht werden. Wie gesagt, Ziele sollten realistisch statt überfordernd sein.
Ganz klar, vor allem in den letzten Jahren ist die mittel- und langfristige Planung sehr viel schwieriger geworden. Das liegt daran, dass wir in einer VUCA-Welt leben, d. h. in einer Welt voller Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit. Die Pandemie, geopolitische Unruhen, Inflation, eine sich abzeichnende Rezession – all dies führte zu Marktinstabilität und dazu, dass viele Ziele überhaupt nicht erreicht werden konnten. Dennoch ist eine gute Planung wichtig – vor allem jetzt und vor allem für das Finanzteam.
Ziel ist es, einen genauen Überblick über die aktuelle Lage zu erhalten und im Falle einer Abweichung schnell reagieren zu können. Konkret bedeutet dies eine deutliche Verbesserung der Entscheidungsfindung, Reaktionsfähigkeit und Agilität des Unternehmens. Agiles Planen ist demnach das A und O.
Im Hinblick auf die Finanzplanung in unsicheren Zeiten wird voraussichtlich weiterhin großen Wert auf die Entwicklung von Prognosemodellen und die Stärkung der Fähigkeiten zur Szenarioanalyse gelegt werden, um die Auswirkungen des volatilen Geschäftsumfelds auf das Endergebnis zu bewerten. Eine flexiblere, datengestützte Szenarienplanung wird die Modellierung der potenziellen Auswirkungen von Marktrisiken ermöglichen.
Bei der Erstellung eines Jahresplans sollten Sie auch prüfen, ob Ihre aktuellen Prozesse noch zeitgemäß sind oder eventuell optimiert werden können. An einigen Stellen kann es sich lohnen, neue Prozesse festzulegen, zu digitalisieren und zu automatisieren. Denn die digitale Transformation macht auch vor der Finanzabteilung nicht halt. Die Automatisierung von langwierigen manuellen Prozessen, wie z.B. der Rechnungsverwaltung oder der Spesenabrechnung, ist nicht nur ein perfekter Neujahrsvorsatz, sondern hilft Ihnen und Ihrem Team, gesetzte Jahresziele schneller und effizienter zu erreichen.
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