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Wussten Sie, dass 40 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigen in Deutschland zur Arbeit pendeln? Heutzutage ist es ein Luxus, neben seinem Arbeitsplatz zu wohnen und innerhalb von wenigen Minuten das Büro zu erreichen. Als Pendler:in hat man jedoch keine andere Wahl und ist auf ein eigenes Fahrzeug, öffentliche Verkehrsmittel, eine Sammelbeförderung oder sonstige Transportmöglichkeiten angewiesen.
Dieser tägliche Weg zur Arbeitsstätte können eine große finanzielle Belastung für Arbeitnehmende sein. Besonders jetzt schießen die Benzinpreise unaufhörlich in die Höhe, und reißen ein großes Loch ins Portemonnaie vieler Beschäftigten.
Sie fragen sich vielleicht, wie Sie diese Kosten senken können. Tatsächlich gibt es eine Möglichkeit, die Kosten erheblich zu reduzieren, indem Sie die Fahrtkostenpauschale in der Steuererklärung geltend machen (Anlage N).
Wir zeigen Ihnen, was die Fahrtkostenpauschale ist und wie man sie richtig berechnet, damit Sie finanziell entlastet sind.
Was ist die Fahrtkostenpauschale?
Schauen wir uns erst einmal an, was die Fahrtkostenpauschale überhaupt ist. Es kursieren viele verschiedene Begriffe, die alle das Gleiche meinen. Egal, ob Fahrtkostenpauschale, Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale, die Definition bleibt dieselbe.
Bei diesem Pauschbetrag werden die Kosten für den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte (teilweise) zurückgeholt, in dem das zu versteuernde Einkommen in der Steuererklärung in den Werbungskosten geltend gemacht wird.
Bei Ihrer jährlichen Steuererklärung können Sie nämlich die entstandenen Fahrtkosten als Werbungskosten aus nicht-selbstständiger Arbeit (§ 9 Abs. 1-4 Einkommensteuergesetz) von der Steuer absetzen.
Hinweis: Verwechseln Sie dabei die Fahrtkostenpauschale auf keinen Fall mit der Kilometerpauschale, die nur bei Dienstreisen berücksichtigt wird. Mehr dazu weiter unten.
Regeln für die Fahrtkostenpauschale
Grundsätzlich haben alle Beschäftigten Anspruch auf die Fahrtkostenpauschale. Es müssen jedoch die folgenden Grundsätze beachten werden:
Arbeitstage
Arbeitsweg
Tätigkeitsstelle
Höchstbetrag
Transportmittel
Arbeitstage
Für die Berechnung der Fahrtkostenpauschale ist es wichtig, die Tage anzuerkennen, an denen Arbeitnehmer:innen tatsächlich ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen. Das heißt also, dass Krankheits- oder Urlaubstage nicht dazugezählt werden. Bei einer typischen Fünf-Tage-Woche werden ungefähr 220 Tage anerkannt.
Damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt: Home-Office Tage dürfen nicht dazugezählt werden. Sie können jedoch unter Umständen von der Home-Office-Pauschale Gebrauch machen.
Arbeitsweg
Beachten Sie außerdem, dass nur der einfache und kürzeste Weg zum Arbeitsort vom Finanzamt berücksichtigt wird. Also nicht die Hin- und Rückfahrt, und auch nicht mehrfache Fahrten pro Tag. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass nur volle Kilometer gezählt werden dürfen. Die Kilometerzahl muss abgerundet werden, das heißt also, dass statt z.B. 12,8 Kilometer folglich 12 Entfernungskilometer angesetzt werden dürfen.
Tätigkeitsstätte
Um die korrekte Kilometerzahl zur Arbeit zu berechnen, wird die Fahrt von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte berücksichtigt. Damit ist die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers gemeint, in der Arbeitnehmer:innen dauerhaft, also unbefristet zugeordnet ist.
Höchstbetrag
Die Fahrtkostenpauschale ist mit einem Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr angesetzt. Mehr wird in der Steuererklärung bei den Werbungskosten nicht abgesetzt.
Transportmittel
Bei der Fahrtkostenpauschale ist es irrelevant, wie Arbeitnehmer:innen zur Arbeit kommen, da die Pauschale unabhängig vom Verkehrsmittel gilt. So ist z.B. die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel erlaubt. Davon abgesehen können Arbeitnehmende mit Ihrem privaten Pkw oder mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren. Sie können den Weg zu Fuß oder sogar per Fahrgemeinschaft zurücklegen.
Fahrtkostenpauschale berechnen – so geht's
Generell wird die Fahrtkostenpauschale folgendermaßen berechnet:
Fahrtkostenpauschale = Einfache Wegstrecke in km * Arbeitstage * 0,30 €
Wichtig ist zu wissen, dass bis zu 20 Kilometer Entfernung 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt werden. Ist die Entfernung größer, erhöht sich dieser Betrag.
Fahrtkostenpauschale im Überblick
Bis zu 20 gefahrenen Kilometer: 0,30 €
Steuererklärung 2021: 0,35 € ab dem 21. Kilometer
Steuererklärung 2022 bis 2026: 0,38 € ab dem 21. Kilometer
Aufgrund höherer Spritpreise können in der Steuererklärung seit 2022 ab dem 21. Kilometer sogar 0,38 € statt 0,35 € pro Kilometer angesetzt werden. Fernpendler:innen profitieren von dieser finanziellen Entlassung jedoch nur bis einschließlich 2026. Danach sinkt die Fahrtkostenpauschale wieder.
Die aktuelle Fahrtkostenpauschale 2025 kann demnach nach den obigen Richtlinien berechnet werden. Dasselbe gilt für die Fahrtkostenpauschale 2024, die Fahrtkostenpauschale 2023 sowie die Fahrtkostenabrechnung 2022.
Beispielrechnung der Fahrtkostenpauschale 2025
Schauen wir uns nun das folgende Fahrtkosten-Beispiel an, um die Theorie zu veranschaulichen.
Sie arbeiten 202 Tage im Jahr und müssen eine Wegstrecke von 88,9 Kilometer für die Hinfahrt und 88,9 Kilometer für die Rückfahrt zurücklegen.
Mit diesen Informationen können wir das Kilometergeld berechnen:
(20 Kilometer * 0,30 Euro) + (68 Kilometer * 0,38 Euro) * 202 Arbeitstage = 6.431,68 €
Da der Pauschalbetrag vom Gesetzgeber gedeckelt wird, können Sie in diesem Fall nicht 6.431,68 €, sondern maximal nur 4.500 € Fahrtkosten steuerlich geltend gemacht werden.
Diesen Betrag können Sie bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, damit das Finanzamt Ihr zu versteuerndes Einkommen um diesen Betrag mindert.
Fahrtkostenpauschale bei Dienstreisen
Berufliche veranlasste Fahrten in eine andere Filiale oder Auswärtstätigkeiten wie Weiterbildungen in einer anderen Stadt gelten als Dienstreisen. In diesen Fällen werden die Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer vom Arbeitgeber erstattet.
Dies ist jedoch nur ein Referenzwert und gesetzlich nicht verpflichtend. Sie können in den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens nachsehen, in welcher Höhe die Reisekosten übernommen werden.
Ist die Pendlerpauschale auch bei der Nutzung eines Dienstwagens möglich?
Generell ist das möglich. Es gibt jedoch bestimmte Kriterien zu beachten. Ein wichtiger Aspekt ist die richtige Besteuerung des geldwerten Vorteils, der durch den Dienstwagen entsteht. Diesen Vorteil können Sie mit der Ein-Prozent-Methode, einem Fahrtenbuch oder der Pauschalbesteuerung von 15% ermitteln.
Fahrtkostenzuschuss
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, Arbeitnehmende bei ihren Transportkosten finanziell zu entlasten: Arbeitgeber können einen Fahrtkostenzuschuss zahlen.
Es besteht kein gesetzlicher Anspruch darauf, da es sich um eine Fahrtkostenerstattung als freiwillige Leistung des Unternehmens handelt.
Beim Fahrtkostenzuschuss werden für die einfache Strecke zur Arbeitsstelle, wie auch bei der Fahrkostenpauschale, 0,30 € pro Kilometer und Arbeitstag vom Arbeitgeber erstattet.
Dieser Zuschuss wird pauschal mit 15 % besteuert, zuzüglich zur Solidaritäts- und Kirchensteuer oder individuell besteuert. Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung bietet der Fahrtkostenzuschuss den Vorteil, dass hier keine Abgaben wie beispielsweise die Kranken- oder Arbeitslosenversicherung gezahlt werden müssen.
Für beide Seiten kann dieser Zuschuss eine attraktive Alternative im Gehaltspaket sein, bei der man mehr netto vom brutto hat.
Da es sich um freiwillige Zusatzleistung seitens des Arbeitgebers handelt, kann der Fahrtkostenzuschuss höher als die gedeckelte Fahrtkostenpauschale mit der Höchstgrenze 4.500 € ausfallen. Dann ändert sich jedoch die Besteuerung: Der Betrag oberhalb der Werbungskosten wird individuell besteuert und sozialversicherungspflichtig.
Zusammenfassung
Mithilfe der Fahrtkostenpauschale können Arbeitnehmende nicht nur einen Teil ihrer Fahrtkosten zurückbekommen, sondern auch ihre gesamte Steuerlast verringern. Viel schneller geht es über den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber, bei dem sogar höhere Beträge möglich sind.
Unternehmen profitieren ebenfalls: die Personalnebenkosten können reduziert werden und als zusätzlichen Bonus zum Gehalt, kann der Fahrtkostenzuschuss, Mitarbeitende stärker ans Unternehmen binden.
Geht es hingegen um Dienstreisen und die damit verbundene Kilometerpauschale, sind smarte Lösungen wie Spendesk ideal: Sie ermöglichen eine digitale Abrechnung, automatisierte Kilometerpauschalen und eine zentrale Verwaltung von Ausgaben, inklusive virtueller Firmenkarten und Reisekostenerstattungen.
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FAQ zur Fahrtkostenpauschale
Hier beantworten wir die häufigsten Fragen rund um das Thema.
Was ist die Fahrtkostenpauschale?
Die Fahrtkostenpauschale ist ein steuerlicher Pauschbetrag, mit dem Arbeitnehmer:innen die Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend machen können, und zwar für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Es spielt keine Rolle, ob man mit dem Auto, Fahrrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln fährt.
Wie hoch ist die Pauschale?
Für die ersten 20 Kilometer: 0,30 € Fahrtkostenpauschale pro KM
Ab dem 21. Kilometer: 0,38 € Fahrtkosten pro KM (gilt befristet von 2022 bis 2026)
Diese Sätze gelten pro Arbeitstag und für eine einfache Strecke.
Wie berechne ich die Pendlerpauschale?
Die Pendler-bzw. Fahrtkostenpauschale lässt sich berechnen, indem man die einfache Entfernung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte, die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage sowie die geltenden Pauschalen zugrunde legt. Es zählen nur volle Kilometer (abgerundet), nur die einfache Strecke (nicht Hin- und Rückweg), und Fehlzeiten wie Urlaub oder Homeoffice werden nicht mitgezählt.
Ein Rechenbeispiel gibt es weiter oben im Text.
Gibt es eine Obergrenze?
Ja, ohne Einzelnachweise gilt für die Fahrtkostenpauschale ein Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr. Wer höhere Kosten geltend machen möchte, muss diese durch geeignete Nachweise wie Tankquittungen oder ein Fahrtenbuch belegen.
Was ist der Unterschied zur Kilometerpauschale?
Die Begriffe werden oft verwechselt, meinen aber Unterschiedliches:
Pendlerpauschale / Entfernungspauschale: steuerliche Absetzung des Arbeitswegs (Wohnung ↔ Arbeitsstätte), im Rahmen der Einkommensteuererklärung
Kilometerpauschale: gilt für Dienstreisen im Auftrag des Arbeitgebers und beträgt in der Regel ebenfalls 0,30 €/km, wird aber häufig vom Arbeitgeber erstattet
Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Arbeitgeber und Fahrtkostenpauschale: Die Pauschale wird nicht vom Arbeitgeber ausgezahlt, sondern rein steuerlich über die Werbungskosten in der Einkommensteuer berücksichtigt.
Was Arbeitgeber tun können: Sie können freiwillig einen Fahrtkostenzuschuss leisten (z. B. für ÖPNV-Tickets oder Parkkosten). Solche Zuschüsse können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein.
Kann ich die Pauschale auch mit einem Firmenwagen nutzen?
Ja! Auch wer einen Dienstwagen nutzt und diesen versteuert (z. B. über die 1%-Regelung), kann die Entfernungspauschale in der Steuererklärung ansetzen.
Gilt bei einem Grad der Behinderung etwas Besonderes?
Ja, Menschen mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 70, oder ab GdB 50 mit „erheblicher Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit“, dürfen tatsächliche Fahrtkosten statt der Pauschale geltend machen.
Das gilt auch bei Nutzung eines Fahrdienstes oder Taxis. In vielen Fällen ist das steuerlich günstiger als die pauschale Berechnung.
Bitte beachten: Dieser Artikel dient nur als Leitfaden. Dies ist keine Rechts- oder Finanzberatung. Wenden Sie sich für weitere Informationen bitte an eine:n Anwält:in oder Finanzberater:in.
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