Jedes Unternehmen ist auf präzise und effiziente Finanzprozesse angewiesen – nicht nur, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten, sondern auch, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Ein Schlüsselfaktor dabei ist die genaue Kategorisierung von Transaktionen, inklusive der Zuordnung von GL-Codes und Mehrwertsteuerbeträgen.
Leider verbringen viele Unternehmen immer noch unnötig viel Zeit damit, diese Aufgaben manuell zu erledigen. Finanzteams berichten, dass sie jeden Monat mehrere Tage mit der Abstimmung von Ausgaben und der Vorbereitung von Abschlüssen verbringen. Diese wertvolle Zeit könnte besser für andere Geschäftsaktivitäten genutzt werden.
Die gute Nachricht ist, dass dieser mühsame Kategorisierungsprozess vollständig automatisiert werden kann. Es gibt spezielle Tools, die Ihnen dabei helfen können, und wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie diese effizient nutzen können.
Warum ist die Kategorisierung von Transaktionen so wichtig?
Sauber geführte Bücher sind unverzichtbar, nicht nur um gesetzlichen Anforderungen zu genügen, sondern auch um ein genaues Bild darüber zu erhalten, wohin die Finanzmittel Ihres Unternehmens fließen.
Eine präzise Kategorisierung ermöglicht es Ihnen, genau zu verfolgen, wie Ressourcen verwendet werden und welche Ausgabenprioritäten gesetzt werden sollten.
Die meisten Unternehmen müssen ihre Zahlungen in verschiedene Kategorien einteilen, darunter:
GL-Codes: Diese nummerierten Codes ordnen Ausgabenarten zu, von allgemeinen Kosten bis hin zu spezifischen Posten wie Büromaterial oder Reisekosten.
Ausgabenkonten: Allgemeine Budgetlinien wie T&E, Werbung und Personal ermöglichen eine übersichtlichere Planung und Verwaltung von Ausgaben.
Mehrwertsteuer: Die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze je nach Art des gekauften Artikels erfordern eine genaue Bestimmung des erstattungsfähigen Betrags für jede Forderung.
Obwohl diese Kategorien entscheidend sind, nehmen sie oft zu viel Zeit des Finanzteams in Anspruch. Doch es gibt Lösungen, um diesen Prozess zu vereinfachen.
Wie automatisieren Sie die Kategorisierung von Ausgaben?
Die Automatisierung von Ausgabenkategorisierung ist eine hervorragende Möglichkeit, Zeit und Ressourcen zu sparen. Mit den richtigen Tools, wie den unten aufgeführten, können Sie monatlich Stunden, wenn nicht sogar Tage, einsparen.
Der Schlüssel liegt darin, eine Ausgabenmanagement-Software zu finden, die Muster in Ihrem Ausgabeverhalten erkennt. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen können Tools wie diese sogar Vorhersagen für neue Lieferanten oder einmalige Kosten treffen.
Grundsätzlich gibt es zwei Hauptformen der Automatisierung:
Regelbasierte Automatisierung: Hier legen Sie bestimmte Kriterien fest, nach denen das Tool automatisch die richtigen Kategorien zuweist.
ML-basierte Automatisierung: Das Tool lernt aus Ihren bisherigen Ausgabenmustern und kann so genaue Vorhersagen treffen.
Diese beiden Automatisierungsoptionen sparen nicht nur Zeit und Energie, sondern reduzieren auch die Fehlerquote erheblich.
AutoCat & AutoCatML: Automatische Kategorisierung in Spendesk
Spendesk bietet seit 2019 mit der Funktion "AutoCat" eine automatische Kategorisierung der Kosten. Doch das war noch lange nicht alles! Seit Neuestem bieten wir zwei Arten von AutoCat an:
AutoCatML: Diese Funktion nutzt maschinelles Lernen, um genaue Vorhersagen zur Kategorisierung zu treffen.
AutoCat: Basierend auf regelbasierter Automatisierung.
Sie sind bereits Spendesk-Kund:in? Hier erfahren Sie, wie Sie AutoCat in Ihrem Konto einrichten können.
AutoCat (regelbasierte Automatisierung)
Mit AutoCat können Sie zwei Regeltypen einrichten, um Werte für Aufwandskonten automatisch auszufüllen:
Lieferanten-Regel: Ordnen Sie einem bestimmten Lieferanten automatisch ein Aufwandskonto zu.
Ausgabenkategorie-Regel: Verknüpfen Sie eine bestimmte Ausgabenart automatisch mit einem Aufwandskonto.
Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Konsistenz Ihrer Buchhaltung zu erhöhen.
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AutoCatML (auf maschinellem Lernen basierende Vorhersagen)
Hier wird es besonders futuristisch: Spendesk, genauer gesagt unser Bot Marvin, kann Ihre bisherige Ausgabenhistorie analysieren und die Kostenabrechnung, MwSt. und Textfelder für alle zukünftigen Transaktionen vorhersagen.
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Was unser Bot Marvin kann:
Datenanalyse: Marvin prüft alle relevanten Datenpunkte, um präzise Muster zu erkennen.
Hohe Genauigkeit: Vorschläge werden nur gemacht, wenn die Wahrscheinlichkeit eines korrekten Wertes hoch ist.
Individuell angepasst: Marvin ist für jedes Konto individuell angepasst und lernt kontinuierlich dazu.
Einfache Implementierung: AutoCatML erfordert keine zusätzlichen Einstellungen und beginnt, Vorhersagen zu treffen, sobald genügend Verbindlichkeiten verarbeitet wurden.
Das Beste daran? Wenn AutoCatML bereits Teil Ihres Plans ist, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Sobald Sie genügend Transaktionen verarbeitet haben (ca. 100), erhalten Sie die Prognosen von Marvin automatisch!
Und je mehr Buchungen Sie über Spendesk abwickeln, desto mehr Prognosen erhalten Sie. Das bedeutet mehr Zeitersparnis und weniger Flüchtigkeitsfehler.
Keine Sorge, natürlich können Sie jeden Vorschlag von Marvin selbst ändern. Einfach den richtigen Wert wählen, Marvin merkt sich das und macht es nächstes Mal besser.
Vorteile der Automatisierung für Ihr Finanzteam
Finanzteams verbringen jeden Monat Stunden damit, Zahlungen den richtigen Feldern, Aufwandskonten oder MwSt.-Kategorien zuzuordnen. Mit AutoCat entfällt dieser Aufwand vollständig.
Auch das Reporting wird schneller! Die automatisierte Kategorisierung ermöglicht es, Budgets und Ausgaben in Echtzeit zu aktualisieren und bietet sofortigen Einblick – so wird Ihr Finanzteam zu souveränen Geschäftspartner:innen.
Alle Vorteile auf einen Blick:
Zeitersparnis: Schluss mit der mühsamen manuellen Zuordnung von Ausgaben.
Fehlerreduktion: Das maschinelle Lernen füllt Daten automatisch aus, und zwar mit 90% Sicherheit, so dass Sie sie nur noch prüfen müssen. Flüchtigkeitsfehler waren gestern!
Genauere Berichte: Sofortige und konsistente Zuordnungen ermöglichen aktuelle und präzise Buchhaltungsberichte.
Fokus auf strategische Aufgaben: Weniger manuelle Arbeit bedeutet mehr Zeit für wertvolle strategische Beratung und Unternehmensführung.
Worauf warten Sie noch?
Mit AutoCat erhalten Sie die saubere und genaue Buchhaltung, die Sie brauchen – und das mit minimalem Aufwand. Dank der automatischen Kategorisierung sind Ihre Berichte in Echtzeit und ohne manuellen Aufwand auf dem neuesten Stand. Sie wissen sofort, wofür Ihre Teams Geld ausgeben – und die Budgetverantwortlichen auch.
Das macht Ihr Unternehmen effizienter, Ihre Berichte genauer und Ihre Mitarbeitenden zufriedener. Ein Gewinn für alle!
Falls Sie bereits Spendesk-Kund:in sind, bitten Sie einfach Ihren Account Manager:in, AutoCat für Ihr Spendesk-Konto einzurichten. Und falls nicht, sollten Sie das schnell ändern! Fordern Sie noch heute eine Demo an und erfahren Sie mehr darüber, wie Ihr Unternehmen von Spendesk profitieren kann.
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